Narito ang isang malungkot na katotohanan: Ang mga tagapamahala ay gumugol kahit saan mula sa 35% hanggang 50% ng kanilang oras sa mga pagpupulong, at ang mga executive ay isinasaalang-alang ang higit sa kalahati ng mga pagpupulong na ito ay mga kabiguan.
Hindi ito nakakagulat. Ang lahat ng madalas na nakikita namin ang ating mga sarili sa isang session ng brainstorming na medyo masyadong mahaba, o hindi sapat na mahaba, o nakalilito o nabigo o hindi lubos na nagbunga.
Mayroong maraming mga solusyon, siyempre. Maaari naming kanselahin Maaari kaming mag-reschedule. Maaari naming i-on ang pagpupulong sa isang email chain o isang talakayan na Slack.
Iyon ang lahat ng angkop na mga hakbang sa ilang mga kaso. Ngunit kung minsan kailangan nating gumawa ng isang pagsisikap upang maunawaan kung saan ang aming mga pagpupulong ay nahuhulog at aktibong nagtatrabaho upang ayusin ito. Sapagkat pagkatapos ng lahat, hindi natin maiwasang makipagtagpo sa mga taong kailanman - walang magagawa.
Kung naghahanap ka ng salarin na itanong sa iyong sarili ang mga katanungang ito, at ilapat ang mga tip na ito upang magpatakbo ng mas mabisang mga pagpupulong sa trabaho:
Mga Tanong 1-3 Bago ang Pagpupulong
Oo, ang iyong pagpupulong ay maaaring mabigo kahit na bago ito magsimula. Narito ang dapat mong pag-isipan sa lalong madaling ipadala mo ang paanyaya.
1. Nararamdaman Mo bang Inihanda?
Nakatakda ba ang lahat ng iyong mga materyales? Mayroon bang plano sa lugar para sa kung paano pupunta ang pagpupulong? Mayroon bang silid ng kumperensya at nai-book?
Ang iyong pinakamalaking kaibigan ay magiging isang agenda - hindi ka maaaring magkaroon ng isang mahusay na pagpupulong nang wala.
Ang iba pang mahalagang bagay upang maghanda nang maaga ay ang iyong layunin para sa pulong. Tanungin ang iyong sarili (at baka isulat ito): "Ano ang isang bagay na nais kong maisakatuparan?" Maaari itong maliit na bagay, tulad ng pag-update ng iyong koponan, o malaki, tulad ng isang diskarte upang madagdagan ang pakikipag-ugnayan ng gumagamit. Siguraduhin na ang lahat ay nakahanay sa layuning ito kaya hindi mo sinisikap na masakop ang mga salungat na ideya sa isang maikling sesyon.
"Dapat kang magkaroon ng isang seksyon tungkol sa nais na kinalabasan, na naiiba kaysa sa agenda, " sabi ni Devanté Lewis-Jackson, Tagapamahala ng Mid-Market Sales sa The Muse. "Tinalakay ng isang agenda kung ano ang magaganap sa pagpupulong, ngunit ang nais na kinalabasan ay nagtatatag ng pinagkasunduan tungkol sa dapat gawin bago matapos ang pulong. Makakatulong ito lalo na kapag ang pag-uusap ay naiinis sa paligid ng mga paksang agenda. "
2. Nararamdaman ba ng Iba pang mga Tao na Maghanda?
Hindi lahat ng pagpupulong na iyong pinapatakbo o dumadalo ay mangangailangan ng mga tao upang suriin, punan, o makakuha ng mga materyales bago. Kung gagawin nila, gayunpaman, lubos kong inirerekumenda na tiyakin na ang bawat isa ay may tamang oras at mapagkukunan na gawin ito (muli, gamitin ang paksang iyon!).
Ngunit madalas na lumikha kami ng mga pulong bago isaalang-alang ang konteksto at transparency. Bilang isang resulta, ang mga tao ay nakikipag-usap sa maling headspace. Halimbawa, kumuha ng bago at walang background sa kasaysayan ng iyong kumpanya. O isang taong dumalo sa isang pulong ng sprint at hindi pa nagtrabaho sa isang koponan sa inhinyero. Marahil hindi sila makakakuha ng higit sa pagpupulong o mag-ambag ng anumang mahalagang pananaw, o maaari nilang gawin ang talakayan sa talakayan sa kanilang mga interaksyon.
Kaya, bago maglakad papasok, tanungin ang iyong sarili sa sumusunod:
- Alam ba ng lahat kung bakit nagkakaroon kami ng pulong na ito?
- Alam ba ng lahat kung bakit sila ay partikular na inanyayahan sa pulong na ito?
- Ang lahat ba ay napapanahon sa kung ano ang tatalakayin natin sa pulong na ito?
- May kilala ba ang lahat sa pulong na ito? Kung hindi, ano ang kailangan nilang malaman?
- Mayroon bang anumang pag-igting sa pagitan ng mga tao na maaaring hadlangan ang pag-unlad sa pulong na ito?
Kung hindi ang sagot, maaari mong hilahin ang tao (o mga tao), o kunan ng larawan ang mga ito ng isang mabilis na email upang mabigyan sila ng background.
3. Natutuwa ba ang mga Tao?
Malinaw na, walang sinumang tumatalon sa pag-iisip ng iyong pagpupulong, maliban kung may hawak ka sa mga tuta ng alagang hayop (kung saan kailangan kong tanungin kung saan nawala ang aking paanyaya).
Ngunit dapat maramdaman ng iyong koponan ang ilang uri ng paraan tungkol dito, at sana ay higit pa sa positibong pagtatapos ng emosyon. Maaaring hindi sila masayang makipag-chat sa quarterly na kita, ngunit maaari silang mapahinga upang sa wakas makakuha ng ilang pagkakalantad sa mahahalagang impormasyon o magkaroon ng isang puwang upang tanungin ang kanilang mga nasusunog na katanungan.
Kung sila ay umangal-at ang kanilang mga pag-ungol ay walang kinalaman sa napopoot na mga pagpupulong at lahat ng dapat gawin sa partikular na uri ng pulong na ito - humukay nang kaunti. Posibleng ito ay ulitin ng isang nakaraang pag-uusap at sa gayon ay isang pag-aaksaya ng oras, o ang ilang mga miyembro ay pakiramdam na hindi handa, o ang isang tao ay hindi kasama at nagagalit ang lahat tungkol dito. Posible kahit na ang swamp ng iyong koponan at walang bandwidth at lakas upang umupo sa isang oras na pagtatanghal. Hindi alintana kung saan nagmumula ang negatibong enerhiya, kailangan mong harapin ito bago pumasok sa silid.
Mga Tanong 4-7 Sa Tagpuan
Dahil lamang na naghanda ka nang maayos ay hindi nangangahulugang nasa malinaw ka. Mayroong maraming mga bagay na kailangan mong magkaroon ng kamalayan sa sandali upang matiyak na maayos ang lahat.
4. Nasasaktan Ka Ba Ang Lahat ng Pinaka Mahalagang Mga Punto?
Nagpasok ka sa isang trabaho na dapat gawin - sagutin ang isang katanungan, mag-brainstorm ng isang ideya, magbalangkas ng isang bagong proseso, anuman. Ang tanda ng isang mahusay na pagpupulong ay isa na nakamit ito sa mga limitasyon ng iyong limitasyon sa oras.
Upang gawin ito ay medyo prangka. Sundin ang iyong agenda sa isang T (o hindi bababa sa mas malapit). Tuwing 10-15 minuto, gumawa ng isang tseke sa iyong sarili upang makita kung ikaw ay nasa paksa pa rin. Kung hindi, patnubapan muli ang pag-uusap at sumang-ayon na maglagay ng isang pin sa kahit anong tangent na pinuntahan mo mamaya. Sumang-ayon na muling bisitahin ang anumang napalagpas mo sa offline o sa ibang pagpupulong (at italaga ang gawaing iyon sa isang tao sa silid). Huwag magpatakbo maliban kung ang lahat ay maaaring sumang-ayon upang matugunan nang mas mahaba. Sa pamamagitan ng pag-inom ng mas maraming oras ng mga tao ay pinapagod mo para sa kanila na matugunan ang iba pang mahahalagang deadlines na maaaring itinakda mo para sa kanila.
"Ang buong punto ng isang pulong ay ang pagpapasya tungkol sa isang bagay, at kung ano / sino / kung paano isinasagawa ang pagkilos, " sabi ni Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager sa The Muse. "Maglagay ka lang, kung hindi ka makakamit ng mga aksyon na item, o mga pagpapasyang gawin, huwag magawa ng pulong."
5. Ang Lahat ba ay (o sa Pinakaaariang Karamihan sa Lahat) Nagbabayad ng Pansin?
Ang pagkuha ng 100% ng madla upang matingnan ang lahat, mga telepono pababa, sa gilid ng kanilang mga upuan ay marahil isang kahabaan (madali kaming ginulo ang mga tao pagkatapos ng lahat), ngunit halos lahat ay dapat makinig sa iyo halos lahat ng oras.
Upang pakinggan ang mga tao ay nangangailangan ng kaunting pagsisikap sa iyong bahagi. Panatilihing maikli at matamis ang mga bagay. Balangkasin ang malinaw na susunod na mga hakbang. Gumamit ng madaling basahin at madaling maunawaan na mga visual. Mga ban sa laptop (kung kaya mo).
Napakahusay itong basahin kung bakit walang nakikinig sa iyong mga pagpupulong - at kung paano ito ayusin.
6. Ang mga Tao ba ay Nagtatanong, at Nasasagot na Ba ang mga Ito?
Gusto kong sabihin na bihirang magkaroon ng pulong kung saan walang nagtanong ng isang solong tanong. Kung ganoon ang kaso, malamang na hindi pinapansin ng mga tao at malamang na tatanungin ka ng isang tonelada ng mga katanungan matapos ang pagpupulong ng pulong (at kakailanganin mong basahin ang # 5).
Ngunit bilang kahalagahan ng pagkakaroon ng isang nakikibahagi na madla ay mahalaga din na talagang harapin ang kanilang mga alalahanin. Kadalasan madalas nating sinasabi na "Paparating na ako sa puntong iyon" o "Ipinangako kong sasagutin ko iyon sa wakas" at hindi na babalik ito. Kaya siguraduhing sinasaklaw mo ang lahat ng iyong mga batayan, kahit na nangangahulugang isulat ang kanilang tanong o hiniling na ulitin ito sa pagtatapos ng presentasyon.
Tandaan na maaaring may iba pang mga kadahilanan kung bakit hindi nagtatanong ang mga tao. Marahil ay lumikha ka ng isang kapaligiran, marahil hindi sinasadya, kung saan hindi sila komportable na gawin ito. O kaya, marahil ay itinapon ng mga tao sa talakayan na hindi nila sigurado kung saan magsisimula pa rin sa pagtatanong, kung saan marahil ay nadulas ka sa pagbibigay sa kanila ng konteksto (tingnan ang # 2 para sa payo ukol dito).
7. Mayroon bang Makabuluhang pattern ng Ilang Mga Tao na Nagsasalita Up (o Hindi Nagsasalita sa Lahat)?
Malamang na inanyayahan mo ang lahat sa silid dahil nais mo ang kanilang opinyon o input sa isang proyekto - at sa huli ang mga ideya at aksyon na lumabas sa iyong pulong ay magiging mas malakas at mas nakahanay kung ang lahat ay pumapasok. Kaya gusto mong tiyakin na ang lahat ay nag-aambag. kahit isang beses sa paglipas ng iyong oras na magkasama.
Ito ay mahusay na tunog sa teorya, ngunit hindi palaging ang katotohanan. Ang ilang mga tao ay mas malakas at mas tiwala kaysa sa iba, ang ilang mga tao ay nasa mas mataas na posisyon ng kapangyarihan kaysa sa iba, at ang ilang mga tao ay hindi nakakaramdam na kasama o iginagalang tulad ng iba sa silid. Kaso sa punto: Ipinapakita ng pananaliksik na ang mga kababaihan ay mas malamang na magambala sa mga pag-uusap kaysa sa mga kalalakihan.
Subukang maging tamang uri ng pinuno ng talakayan. I-shut down ang nakakagulo na mga katrabaho. Huwag makagambala. Stick up para sa mga taong nagambala. Tumawag sa mga taong hindi pa masyadong sinabi o kung sino ang maaaring mahiyain. Napunta ito lalo na para sa mga malalayong tao na hindi pisikal sa silid.
Gayundin, tandaan na nahuhulog ka sa kategoryang ito, kahit na bilang tagapangasiwa ng pagpupulong! Sa ilang mga kaso ay makatuwiran na ang taong nakikipag-usap nang higit, ngunit kahit na dapat mong tiyakin na ang lahat ng mga tinig sa silid ay naririnig at pinalakas. (Narito ang ilang payo upang pigilan ang iyong sarili mula sa pagkagulo at makilala kapag nagsasalita ka nang labis.)
Mga Tanong 8-10 Pagkatapos ng Pagpupulong
Malapit na! Kung nais mo na ang iyong mga pagpupulong ay maging isang homerun sa bawat oras, isaalang-alang ang nasa ibaba.
8. Ang Lahat ba ay Gumagawa ng Tamang Susunod na Mga Hakbang?
Maaari mong sabihin kung ang isang pagpupulong ay hindi maganda kapag umalis ang lahat sa silid at umalis upang gawin ang mga bagay nang eksakto kung hindi mo nais na gawin ito.
Iwasan ito sa pamamagitan ng pagiging direkta at malinaw tungkol sa mga susunod na hakbang. Bago maghiwalay, talakayin ang sumusunod:
- Ano ang kailangang gawin?
- Paano ito kailangang gawin?
- Kailan kailangan gawin?
- Sino ang magiging responsable sa paggawa nito?
- Sino ang pupuntahan / subaybayan ang tagumpay nito?
9. Nakamit ba ang Malaking Layunin ng Pagpupulong?
Ang mga tao ba ay tila mas nahikayat na makagawa pagkatapos ng mga bagay-bagay? Mukhang mas epektibo silang nagtatrabaho? Mayroon bang mas kaunting pagkalito o mas kaunting mga katanungan na tinatanong? Nakamit mo ba ang iyong orihinal na layunin? Pagkakataon kung ang sagot ay oo ginawa mo ng tama (at kung ang sagot ay hindi, basahin ang mga seksyon sa itaas upang malaman kung saan ka nagkakamali).
10. Ang Iba Bang mga Tao Ba Naramdaman Na Tulad ng Pagpupulong ay produktibo?
Inihiwalay ko ang tanong na ito mula sa itaas sapagkat ito ay nangangailangan sa iyo na talagang tanungin ang mga tao kung ano ang nadama nila tungkol sa pagpupulong, sa halip na ipagpalagay.
Ang pagkuha ng direktang puna (lalo na bilang isang manager) ay mahalaga. Posibleng naramdaman mo na umalis ang pagpupulong nang walang sagabal ngunit hindi sumasang-ayon ang lahat - ang pakikinig na makakatulong sa iyo na matugunan kung bakit hindi ito matagumpay at kung paano ka makakagawa ng mas mahusay sa susunod. Sigurado, hindi mo maaaring tanungin ang lahat sa tuwing natutugunan mo kung paano ito napunta, ngunit ginagawa ito tuwing minsan ay masiguro mong nasa tamang landas ka.
Walang sinuman ang nagnanais ng mga pagpupulong, kaya bakit mo silang mabaho? Tulungan ang mga tanong na ito, at mas malamang na magawa mong mabigo ang iyong mga pagpupulong.
