Sa pagitan ng pag-browse sa pamamagitan ng spam, paggawa ng tamang mga sagot, at pagpapanatiling mga tab sa mga mensahe na nangangailangan ng pag-follow-up, manatili sa tuktok ng iyong inbox ay maaaring makaramdam ng isang trabaho sa sarili nito. Iyon ang dahilan kung bakit pinili namin ang talino ng mga propesyonal na nalaman ang lihim upang mahusay, maayos na inbox - kahit na nakakakuha ng daan-daang mga email sa isang araw. Dahil ang pagkakaroon ng isang sistema sa lugar ay makakatulong sa iyo na malupig kahit na ang pinaka hindi tapat na inbox.
1. Panatilihin lamang ang Mga Email na Nangangailangan ng Agarang Pagkilos sa Iyong Inbox
Ang inbox zero ay maaaring maging napakataas ng isang layunin, ngunit sa pamamagitan ng pagiging walang awa tungkol sa kung aling mga mensahe ang makakakuha ng real estate sa iyong inbox, makakakuha ka ng medyo malapit na lumbay.
"Karamihan sa mga araw, ang aking email inbox ay may mas kaunti sa 25 mga mensahe sa loob nito. Ito ay sinasadya. Nais kong buksan ang aking inbox at agad na makita kung ano ang pinaka-kagyat at nangangailangan ng tugon, ”sabi ni Leigh Ann Newman, isang senior program manager sa isang international consulting firm ng gobyerno. "Ang ugali na ito ay nagtulak sa akin na gumawa ng aksyon sa mga item sa isang napapanahong paraan."
Hindi bihira ang natanggap ni Newman, sa loob ng ilang oras, na higit sa 100 mga email, marami sa mga ito ay kagyat at nagsasangkot ng mga tagapamahala ng mataas na antas. Noong 2008, nagkaroon siya ng pagkakataon na magsimula mula sa simula nang nagbago ang kanyang kumpanya sa isang bagong sistema ng email sa panahon ng isang acquisition. "Ito ay tulad ng paglilinis ng tagsibol para sa aking inbox. At, mula noon, hindi ko lamang maaaring gumana sa isang inbox na napuno ng mga email na hindi sinagot, "sabi niya.
2. Lumikha ng isang "Naghihintay na Folder" para sa Aksyon-Pending Email
Kaya saan pupunta ang mga email kung hindi ang iyong inbox? Lumikha ng isang "naghihintay na folder" para sa mga email na nangangailangan ng pagkilos mula sa ibang tao bago ka tumugon. "Ito ay isang napakalaking oras sa pag-save, " sabi ni Darcy Miller, isang dalubhasa sa lugar ng trabaho at tagapagtatag ng Pin at Pivot, na sa loob ng maraming taon ay naaresto sa higit sa 150 mga email sa isang araw. "Sa ganoong mga pag-email ay hindi binabalak ang iyong inbox, at ito ay isang magandang lugar upang tumingin sa bawat araw o linggo upang ipaalala sa iyo kung ano ang mga proyekto ay nakabinbin pa."
Nalaman niya ang ganitong lansihin sa mahirap na paraan kung kailan, sa unang taon ng kanyang unang trabaho, hindi niya mahanap ang isang kalakip ng email na kailangan niya. "Ginugol ko ang kalahati ng isang araw na naghahanap para sa email na iyon, kasama sa libu-libong mga email na nasa aking inbox nang oras, " sabi niya. "Ipinangako ko mula sa sandaling iyon, kukontrolin ko ang aking inbox!"
3. Gumawa ng mga Subfolder o Mga label na Iyong Bagong BFF
Sa buong lupon, inirerekumenda ng inbox mavens ang paglikha ng isang madaling-decode na subfolder o sistema ng label. Si Nate Masterson, CEO ng Maple Holistic, ay tinantya na nakakakuha siya ng pataas ng 250 emails nang ilang araw, kaya't ang organisasyon ay pinakamahalaga. "Ang mga email label ay iyong kaibigan, " payo niya. "Gamitin ang mga ito upang magkasama ang mahahalagang kadena ng email, kaya kapag kailangan mong tumingin sa isang bagay para sa sanggunian, madali mong magawa."
Sinabi ni Newman na ang kanyang mga label ay may kasamang mga paksa na maaaring may mga katanungan sa iba, suporta para sa mga desisyon na ginawa niya, at mga sanggunian na materyales para sa mga pangangailangan sa negosyo sa hinaharap. "Mayroon akong dose-dosenang mga subfolder at daan-daang mga email na nai-archive sa loob ng mga ito para sa sanggunian, " sabi niya. "Nagagawa kong mahanap kung ano ang kailangan ko sa loob ng ilang segundo ng isang kahilingan dahil alam ko kung saan ito nakaimbak at kung paano mahanap ito nang mabilis."
4. Itakda ang Mga Panuntunan sa Inbox o Mga Filter
Maraming mga nagbibigay ng email ang nagpapahintulot sa iyo na mag-set up ng mga patakaran sa inbox o mga filter na gagawa ng aksyon para sa iyo at makakatulong sa mabilis mong pag-uri-uriin ang mga email nang walang pagpapalabas ng anumang utak ng utak.
Upang manatili sa tuktok ng sapa ng 150 mga email na nakakakita sa kanya sa bawat araw, si Rachel Neill, CEO, Carex Consulting Group, ay nagsasamantala sa mga pag-andar ng mga patakaran ng Outlook. "Mayroon akong mga panuntunan na naka-set up na naglalagay ng mga email sa iba't ibang mga folder, kulay code, at unahin batay sa nagpadala, " sabi niya. Pagkatapos, sa pagtatapos ng araw, mabilis siyang mag-scan para sa anumang maaaring na-miss niya. "Tumutulong ang mga patakaran na tiyaking sinusunod ko ang palagi at pagharang sa ingay. Tumutulong ito sa akin na mapanatili ang pinakamaliit na kalat. "
5. Gamitin ang Iyong Kalendaryo upang Subaybayan ang Mga Email na Kinakailangan ng Pag-follow-up
Dahil ang ilang mga email ay maaaring mangailangan ng higit pa sa isang simpleng tugon, inirerekumenda ni Newman na idagdag ang mga ito sa kalendaryo. "Kung nakatanggap ako ng isang email na nangangailangan hindi lamang ng agarang tugon kundi pati na rin ang ilang uri ng pag-follow-up na aksyon, inilipat ko ang email sa isang itinalagang subfolder at maglagay ng paalala sa aking kalendaryo na kasama ang lokasyon ng folder at ang petsa kapag ang pag-follow up ay kinakailangan, ”sabi niya.
Gumagamit siya ng Microsoft Outlook, na nagbibigay-daan sa pag-access sa Kalendaryo ng Outlook, ngunit magagawa mo rin ito sa Gmail. Mag-click lamang sa pindutang "Higit pa" sa toolbar at piliin ang "Lumikha ng kaganapan."
6. Huwag Hayaan ang Junk Mail Languish sa Iyong Inbox
Pakiramdam mo ay naglalaro ka ng whack-a-mol na may mga promosyonal na email? Maging matulin gamit ang unsubscribe button. Si Davis Siksnans, CEO at Founder of Printful, ay gumagamit ng isang three-strike rule para sa promosyonal na mga email at newsletter. Sa pangatlong beses na tinatanggal niya ang isang newsletter o promo email mula sa isang tiyak na nagpadala, hindi siya nag-unsubscribe mula sa listahan.
7. Lumikha ng Mga template para sa Iyong Mga Tugon sa Go-To
Ang pag-aayos ng iba't ibang tugon para sa bawat email ay maaaring maging isang malaking pagsuso sa oras. Kung nalaman mong paulit-ulit na ipinapadala ang parehong uri ng email, maaari kang makinabang mula sa pagpapanatili ng ilang mga sagot sa stock sa iyong mga draft na madali mong magamit muli.
Si Betsy Fein, pangulo ng propesyonal na pag-aayos ng kumpanya Clutterbusters, ay madalas na nagtanong mga katanungan na maaaring matugunan ng mga naka-lock at na-load na mga tugon. "Mayroon akong mga naunang nakasulat na email na maaari kong i-tweak na ipinadala ko sa mga email na nagtanong sa parehong bagay, tulad ng 'sabihin sa akin ang tungkol sa iyong mga serbisyo, ' o 'paano ako magtataguyod ng isang appointment?'
Kung hindi mo nais gawin ito sa pamamagitan ng kamay, subukan ang plugin ng MixMax Gmail, o pumunta sa iyong mga setting at paganahin ang mga de-latang mga tugon. (Mag-click sa gear sa kanang kanang bahagi ng iyong inbox, piliin ang "Mga Setting" mula sa pagbagsak, piliin ang tab na "Advanced", at pindutin ang "Paganahin" sa tabi ng "Mga de-latang Mga Tugon.") Ito ay magpapahintulot sa iyo na makatipid naiinis na tugon.
8. Itakda ang Mga Bilang na Mga Bloke ng Oras para sa Pagsuri sa Email-at Dumikit sa mga Ito
Marahil ay hindi mo iiwan ang iyong iskedyul na bukas para sa mga pagpupulong ng hindi natukoy na mga oras at haba sa buong orasan, kaya't bigyan ang libreng email na magpagsamantala sa iyong araw?
"Hindi ko iniwan ang aking email bukas sa buong araw; Nagtakda ako ng mga tukoy na oras sa araw upang dumaan sa bawat email at maingat na tumugon, naka-archive, o makatipid para sa ibang pagkakataon. Sa paraang ito ay hindi ako nag-multitask at mas mabilis akong makakapunta sa lahat ng aking mga email dahil talagang nakatuon ako sa gawain na malapit, "sabi ni David Mitroff, isang consultant sa negosyo. "Inirerekumenda ko na magsimula ang mga tao gamit ang tatlong magkakaibang kalahating oras na bloke sa isang araw upang mabasa at tumugon sa kanilang mga email at panatilihin ang kanilang inbox sarado ang natitirang araw at ayusin kung kinakailangan mula doon."
Bilang karagdagan sa paggamit ng pag-block ng oras upang manatili sa tuktok ng araw-araw na mga email, si Justin Lavelle, Chief Communications Officer ng BeenVerified, inirerekumenda ang pagtabi ng oras isang beses sa isang linggo para sa pagpapanatili ng inbox. "Pumili ng oras bawat linggo upang mapanatili ang iyong inbox. Protektahan ang oras tulad ng gusto mo ng iba pang mahahalagang pagpupulong at maging maayos, ”pagmumungkahi niya. "Matanggal ang hindi nauugnay, i-archive ang kumpleto, at unahin ang listahan ng dapat gawin."
9. Patayin ang Mga Abiso sa Email
Kahit na nagbitiw ka sa iyong sarili sa pag-tseke lamang ng mga email sa paunang natukoy na mga bloke, ang sirena na kanta ng iyong inbox ng notification ay maaaring maging napakalaking tukso upang pigilan. Kung iyon ang kaso, ang solusyon ay simple: I-off ang iyong mga abiso. "Kung nagtatrabaho ka sa mga bloke ng oras, hindi ka na hihigit sa isang oras nang hindi nakikita ang iyong mga email, " sabi ni Miller. "Patayin ang mga abiso, dahil makagambala ka sa iyong ginagawa sa kasalukuyan mong ginagawa sa iyong desk."
Maaari mong hawakan ang iyong sarili sa pamamagitan ng paggamit ng Boomerang's Inbox Pause function. Pinahihintulutan lamang ng mga Siksnans na mag-email ang dalawang beses sa isang araw sa mga tiyak na oras kung magawa niyang italaga ang kanyang pansin sa kanila.
10. Maghiwa-hiwalay sa Mga Walang Gawing Email na Gawain Sa panahon ng Downtime
Tiyakin na ang mga email account ay epektibong naka-sync sa iyong telepono, at gumamit ng mga walang ginagawa sandali upang gawin ang mabilis na paglilinis ng inbox. "Maraming mga mensahe na natanggap ko ay hindi nangangailangan ng direktang aksyon, " sabi ni Ben Taylor, tagapagtatag ng HomeworkingClub.com. "Maaaring matanggal ang Spam, maaaring mai-file ang iba pang mga bagay, at maaari kang makitungo sa maraming mga ito habang nasa dalawang minuto lamang na pila ang supermarket."
