25 Mga pangunahing tuntunin sa pag-uugali sa email na dapat mong malaman - ang muse

Email. Ito ay parehong isang pangunahing kaginhawahan at isang walang tigil na pagkagambala. Ngunit, anuman ang iyong naramdaman tungkol dito sa kasalukuyan, sigurado ang isang bagay - ito ay hindi maiiwasang pangangailangan. Pagkakataon ay hindi mo maaaring gawin ito sa pamamagitan ng isang araw ng trabaho nang hindi bumubuo ng isa (tama, malamang na higit pa sa isang) email.

At, kung nais mong maging propesyonal at iparating ang iyong punto sa isang paraan na malinaw, mahusay iyon, at hindi iyon nais ng iyong mga katrabaho na ipahiya ang kanilang mga ulo sa kanilang mga mesa sa labas ng purong pagkabigo? Buweno, mayroong ilang iba't ibang mga panuntunan sa pag-uugali na nais mong tiyakin na panatilihin ang pag-iisip.

"Oo, oo, oo. Narinig ko ang lahat ng ito ng isang milyong beses bago, ”malamang na iniisip mo. Ngunit, kahit na kung gaano karaming beses ang mga puntong ito ay pinukpok ng bahay, handa akong pumusta na nakagawa ka pa rin ng isang karaniwang email na faux pas kahit isang beses sa nakaraang linggo - marahil kahit araw.

Hindi na kailangang sabihin, sa palagay ko lahat tayo ay maaaring gumamit ng isang pampapreso bawat ngayon at pagkatapos. Kaya, narito ang isang madaling gamiting listahan upang matulungan kang magsipilyo sa lahat ng mga patakaran sa pag-uugali ng email na isusumpa mo na alam mo pa - hindi pa rin aktwal na ipatupad.

Ang Mga Pangunahing Kaalaman

Kapag nagtatayo ka ng isang bahay, nagsisimula ka sa basement. Kaya, bago tayo sumisid sa mga tukoy na seksyon ng iyong email, tingnan natin ang mga pundasyon.

Kahit na hindi mo pinapansin o nakalimutan mo ang bawat isa pang bahagi ng artikulong ito, kahit papaano ay tiyaking nasuri mo ang mga kahon na ito.

1. Kung nagpapadala ka mula sa isang personal na address - para sa isang application ng trabaho o panayam ng impormasyon, halimbawa - siguraduhin na ang iyong address ay propesyonal pa rin. Nais mong gumawa ng tamang impression, at ang "[email protected]" ay hindi pagputol.

2. Kung nakatanggap ka ng isang galit na mensahe o nakaramdam ng galit sa iyong sarili, lumayo sa computer sa loob ng ilang minuto. Ang paglipad ng isang bagay sa init ng sandali ay magreresulta lamang sa mga problema.

3. Isama ang isang maligayang pagbati at pagsasara. Ginagawa nitong pakiramdam ang iyong buong mensahe na mas kumpleto, pinakintab, at propesyonal.

4. Proofread. Sapat na sabi.

Timing

Ang epektibong tiyempo ay isa sa mga bagay na madaling makalimutan kung ginagawa mo ang iyong makakaya upang mapanghawakan ang iyong paraan sa pamamagitan ng iyong inbox.

Ngunit, kung nakatanggap ka ng isang agarang isang-salita na tugon sa isang maalalahanin, mahahabang mensahe, o naghintay ka ng mga linggo upang makakuha ng tugon na sabik kang naghihintay, sa palagay ko ay sasang-ayon ka na ang tiyempo ay karapat-dapat ng kaunti higit pang pagsasaalang-alang.

1. Bilang isang pangkalahatang tuntunin, tumugon sa mga email sa lalong madaling panahon na maaari mong makatotohanang. Hindi mo nais na iwan ang mga taong nakabitin.

2. Kung ang mensahe ay nararapat ng kaunting oras at pag-iisip, huwag sunugin ang isang kalahating assed, agarang tugon para lamang makuha ito sa iyong plato. Sa halip, tumugon at kumpirmahin na natanggap mo ito - at ipaalam sa nagpadala na kakailanganin mo ng kaunting oras upang mag-isip ng mga bagay.

3. Ang isang mahusay na tip upang matulungan kang mapanatili ang iyong mga tugon sa tseke? Inirerekomenda ng co-founder ng Muse na si Alex Cavoulacos na mas mabilis ang iyong sagot, mas maikli ang dapat mong sagot.

Mga tatanggap

Tila walang katapusang mga kadena ng email. Mga katrabaho na nagpapatuloy sa CC sa iyo sa mga mensahe na walang pasubali sa iyo. Ang mga kasamahan sa koponan na tila walang pahiwatig kung ano ang madaling magamit na larangan ng BCC.

Lahat sila ng mga bagay na marahil ay nasusuklian mo - kahit papaano ginagawa ito ng ibang tao. Ngunit, i-on ang spotlight sa iyo ng isang minuto. Natapos ka ba laban sa alinman sa mga tuntunin sa pamantayan na may kaugnayan sa listahan ng iyong tatanggap?

1. Magpatuloy nang may pag-iingat kapag gumagamit ng "Sumagot Lahat, " at gagamitin lamang ito kapag ang bawat tao sa thread na iyon ay kailangang ma-update. Binalaan ka na.

2. Huwag matakot na gumamit ng BCC, lalo na sa mga pagkakataong hindi mo nais ang lahat ng mga address o tatanggap na makikita ng lahat.

3. Narito ang isang madaling gamitin na panuntunan na dapat tandaan: Ang paglista ng isang tao sa patlang na "To" ay nangangahulugang umaasa ka ng isang tugon. Sa kaibahan, kung CC mo ang taong iyon, pinapanatili mo lamang siya sa iyong mensahe sa iba.

4. Sa lahat ng sinabi, ang mas kaunting mga tao na maaari mong isama sa isang email, mas mabuti. Masyadong maraming mga lutuin sa kusina ang malamang na hahantong sa pagkalito at tumawid na mga wire.

Linya ng Paksa

Ano ang unang bahagi ng iyong mensahe na makikita ng mga tao? Madali iyon: ang iyong paksa.

Tulad ng nalalaman mo, ang isang mahusay na linya ng paksa ay maaaring gumana ng mga kababalaghan para sa iyong email sa kabuuan. Isang masamang paksa? Kaya, sabihin lang natin na maaari itong magbigay ng inspirasyon sa isang malaking pagkalugi sa iyong mga tatanggap.

1. Gawing tukoy ang iyong linya ng paksa, sa halip na umasa sa mga hindi malinaw na mga parirala tulad ng "Checking In." Pinapayagan nito ang iyong mga tatanggap na agad na maikot ang iyong mensahe. Dagdag pa, gagawin nitong mas madali upang mahanap ito kapag kailangan mo ito sa ibang pagkakataon.

2. Panatilihin itong maikli. Bagaman nais mo itong maging tiyak, hindi nangangahulugang kailangan itong maging sariling talata ng nakapag-iisa. Subukang dumikit nang may mas kaunti sa 10 mga salita - anupaman mas mahaba kaysa doon ay maaaring maging sariling pangungusap.

3. Hindi mahalaga kung gaano kalaking pagmamadali ang iyong pinasok, huwag laktawan ang kabuuan ng larangan ng paksa. Walang sinuman ang nagnanais na makita ang hindi kilalang "Walang Paksa" sa kanyang inbox.

Katawan ng Email

Narito ito - ang karne at patatas ng iyong mensahe. Ang iba pang mga patlang ay mahalaga, ngunit ito ay kung saan mo talaga malilinaw kung bakit nakikipag-ugnay ka sa tao sa unang lugar.

Oo, ang mga komunikasyon sa lugar ng trabaho ay naging kaswal. Ngunit, hindi ibig sabihin nito na nais mong baguhin ang iyong mga email sa kabuuang hindi maayos na mga gulo. Tiyaking sinusubaybayan mo ang mga tuntunin sa pag-uugali na ito, at sigurado na ang iyong mga mensahe ay makintab at propesyonal.

1. Ito ay isa pang lugar kung saan nais mong maging malinaw at maigsi hangga't maaari - malamang na isaalang-alang mo lamang ang gintong panuntunan ng pag-email. Pagkatapos ng lahat, kung may isang bagay na tumatagal ng mga pahina ng teksto upang ipaliwanag, malamang na mas mahusay mong gawin ito nang personal o sa telepono.

2. Dumikit sa lahat ng tradisyonal na mga panuntunan sa pagsulat na natutunan mo sa paaralan. Nangangahulugan ito ng wastong istruktura ng pangungusap, capitalization, bantas, at paglaban sa tukso na basura ang iyong mensahe sa emojis.

3. Siguraduhing naglalaman ang iyong mensahe ng isang malinaw na tanong o mga item sa pagkilos. Kung hinihiling mo ang opinyon ng isang katrabaho sa isang bagay o naghahanap ng mga detalye sa piraso ng isang proyekto, kailangan mong magkaroon ng isang matatag na dahilan para sa pag-email-at kailangan mo ring malinaw na dahilan.

4. Kung walang kinakailangang aksyon ng tatanggap at simpleng nag-email ka upang magbigay ng isang pag-update, malinaw na rin. Ang mga tao ay kailangang lumakad palayo sa iyong tala na alam kung ano ang inaasahan sa kanila.

5. Gumamit ng mga puntos ng bala o bilang ng mga listahan kung naaangkop. Lahat kami ay abala, at ang ilang pag-format ay ginagawang mas madaling mag-skim sa pamamagitan ng iyong mensahe at makuha ang mga highlight.

6. Bold mahalagang impormasyon upang ito ay nakatayo, ngunit iwasan ang paggamit ng lahat ng mga takip, na kung saan ay mukhang ikaw ay yelling.

7. Gumamit ng isang mababasa na font, at maiwasan ang napakaraming iba't ibang mga kulay ng font. Nais mo na ang iyong mensahe ay maging kasing simple upang mabasa hangga't maaari.

Mga Attachment

Kailangan bang maglagay ng isang bagay sa iyong email? Ito ay madalas na pinag-isipan, at pinipilitan mo lamang ang kinakailangang tama bago paghagupit ng "ipadala."

Ngunit, ang mga kalakip ay hindi ang Wild West ng mundo ng email. Hindi, mayroon pa ring ilang mga panuntunan sa pag-uugali na nais mong tiyaking sumusunod ka.

1. Bago maglakip ng anumang bagay, siguraduhin na talagang kinakailangan. Walang punto sa paglakip ng isang isang pahina na dokumento ng Word na naglalaman ng dalawang pangungusap.

2. Kapag nag-aalinlangan, ilakip ang iyong file bilang isang PDF upang hindi ka tumakbo sa anumang mga isyu sa pagiging tugma.

3. Kung kailangan mong magpadala ng isang malaking kalakip, siguraduhin na "zip" o i-compress mo muna ito.

4. Kumuha ng ugali ng pag-attach sa iyong file bago pagbalangkas ang katawan ng iyong email. Sa ganoong paraan, maiiwasan mo ang natatakot na, "Paumanhin, nakalimutan ko ang kalakip!" Follow-up na mensahe.

Kung ikinulong mo ang iyong mga mata at sinasabing narinig mo na ang lahat ng ito, hindi kita masisisi. Ngunit, ang mga pagkakataon, hindi ka pa rin sumunod sa mga madalas na paulit-ulit na mga panuntunan sa pag-uugali bawat isang beses.

Kaya, isaalang-alang ito ang iyong magiliw na paalala upang mag-snap out ng autopilot at bigyang pansin ang iyong mga mensahe. Ang iyong mga katrabaho ay magpapasalamat sa iyo.

Mayroon ka bang ibang mga panuntunan o mga alagang hayop ng alaga upang idagdag sa listahan? Ipaalam sa akin sa Twitter!