Kung minsan, kailangan nating subaybayan ang impormasyon at isang magandang lugar para sa ito ay nasa isang Excel database file. Kung ito ay isang personal na listahan ng mga numero ng telepono, isang listahan ng kontak para sa mga miyembro ng isang organisasyon o koponan, o isang koleksyon ng mga barya, card, o mga libro, isang Excel database file ay ginagawang madali upang makapasok, mag-imbak, at makahanap ng partikular na impormasyon.
Ang Microsoft Excel ay may built-in na mga tool upang matulungan kang subaybayan ang data at upang makahanap ng partikular na impormasyon kung nais mo ito. Gayundin, kasama ang daan-daang haligi nito at libu-libong hanay, isang spreadsheet ng Excel ay maaaring magkaroon ng napakalawak na dami ng data.
Pagpasok sa Data
Ang pangunahing format para sa pagtatago ng data sa isang database ng Excel ay isang talahanayan.
Sa sandaling nalikha ang isang talahanayan, maaaring magamit ang mga tool sa data ng Excel upang maghanap, mag-uri-uriin, at mag-filter ng mga tala sa database upang maghanap ng partikular na impormasyon.
Upang sundin kasama ang tutorial na ito, ipasok ang data tulad ng ipinapakita sa larawan sa itaas.
Ilagay agad ang mga ID ng Mag-aaral:
- I-type ang unang dalawang ID - ST348-245 at ST348-246 sa mga selula A5 at A6, ayon sa pagkakabanggit.
- I-highlight ang dalawang ID upang piliin ang mga ito.
- Mag-click sa punan ang hawakan at i-drag ito pababa sa cell A13.
- Ang natitirang bahagi ng ID ng Mag-aaral ay dapat maipasok sa tama ng mga cell A6 hanggang A13.
Tama ang Pagpasok ng Data
Kapag nagpapasok ng data, mahalaga upang matiyak na tama itong ipinasok. Bukod sa row 2 sa pagitan ng pamagat ng spreadsheet at mga heading ng hanay, huwag mag-iwan ng iba pang mga blangko na hanay habang nagpapasok ng iyong data. Gayundin, siguraduhin na hindi ka umalis ng anumang walang laman na mga cell.
Ang mga error ng data, na sanhi ng maling data entry, ay ang pinagmulan ng maraming mga problema na may kaugnayan sa pamamahala ng data. Kung ang data ay naipasok ng tama sa simula, ang programa ay mas malamang na ibalik sa iyo ang mga resulta na gusto mo.
Ang mga hilera ay mga Talaan
Ang bawat indibidwal na hanay ng data, sa isang database ay kilala bilang isang talaan. Sa pagpasok ng mga rekord, panatilihin ang mga alituntuning ito sa isip:
- Mag-iwan ng mga walang laman na hanay sa mesa na nilikha. Kabilang dito HINDI na nag-iiwan ng blangkong hanay sa pagitan ng mga heading ng hanay at ang unang hilera ng data.
- Maaaring maglaman ang isang talaan ng data tungkol sa isang partikular na item lamang.
- Ang isang rekord ay dapat maglaman ng LAHAT ng data sa database tungkol sa item na iyon. Hindi maaaring maging impormasyon tungkol sa isang item sa higit sa isang hilera.
Ang mga Haligi ay Mga Patlang
Habang ang mga hilera sa isang database ng Excel ay tinutukoy bilang mga talaan, ang mga haligi ay kilala bilang mga patlang. Ang bawat haligi ay nangangailangan ng heading upang matukoy ang data na nilalaman nito. Ang mga heading na ito ay tinatawag na mga pangalan ng patlang.
- Ang mga pangalan ng patlang ay ginagamit upang matiyak na ang data para sa bawat rekord ay ipinasok sa parehong pagkakasunud-sunod.
- Tiyaking naipasok ang lahat ng data sa isang hanay gamit ang parehong format. Kung nagsisimula ka ng pagpasok ng mga numero bilang mga digit (tulad ng 10 o 20) panatilihin ito. Huwag baguhin ang bahagi ng paraan at simulan ang pagpasok ng mga numero bilang mga salita (tulad ng sampu o dalawampu't). Maging pare-pareho.
- Huwag iwanang blangko ang mga haligi sa talahanayan.
Paglikha ng Table
Sa sandaling maipasok ang data, maaari itong i-convert sa isang talahanayan. Upang gawin ito:
- I-highlight ang mga cell A3 hanggang E13 sa worksheet.
- Mag-click sa Bahay tab.
- Mag-click sa Format bilang Table opsyon sa laso upang buksan ang drop-down na menu.
- Piliin ang asul Table Style Medium 9 pagpipilian upang buksan ang Format bilang Table dialog box.
- Habang bukas ang dialog box, ang mga cell A3 hanggang E13 sa worksheet ay dapat na napapalibutan ng mga nagmamartsa ants.
- Kung ang mga nagmamarteng ants ay pumapalibot sa tamang saklaw ng mga cell, mag-click Ok nasa Format bilang Table dialog box.
- Kung ang mga nagmamarteng ants ay hindi nakapalibot sa tamang hanay ng mga cell, i-highlight ang tamang saklaw sa worksheet at pagkatapos ay mag-click Ok nasa Format bilang Table dialog box.
- Ang talahanayan ay dapat na idagdag ang drop down na mga arrow sa tabi ng bawat pangalan ng patlang at ang mga talahanayan ng talahanayan ay dapat na ma-format sa alternating light at dark blue.
Gamit ang Mga Tool sa Database
Sa sandaling nalikha mo ang database, maaari mong gamitin ang mga tool na matatagpuan sa ilalim ng drop down na mga arrow sa tabi ng bawat pangalan ng field upang pagbukud-bukurin o i-filter ang iyong data.
Pag-uuri ng Data
- Mag-click sa drop-down na arrow sa tabi ng Huling Pangalan ng patlang pangalan.
- I-click ang Pagsunud-sunurin ang pagpipilian sa A hanggang Z upang maayos ang database ayon sa alpabeto.
- Kapag pinagsunod-sunod, Graham J. dapat ang unang tala sa talahanayan at Wilson R ay dapat na ang huling.
Pag-filter ng Data
- Mag-click sa drop-down na arrow sa tabi ng Field ng programa pangalan.
- I-click ang checkbox sa tabi ng Piliin lahat pagpipilian upang i-clear ang lahat ng mga checkbox.
- Mag-click sa checkbox sa tabi ng Negosyo pagpipilian upang magdagdag ng checkmark sa kahon.
- Mag-click OK.
- Dalawang estudyante lamang - G. Thompson at F. Smith ay dapat na nakikita dahil ang mga ito lamang ang dalawang nakatala sa programa ng negosyo.
- Upang ipakita ang lahat ng mga tala, mag-click sa drop down na arrow sa tabi ng Programa pangalan ng patlang.
- Mag-click sa I-clear ang Filter mula sa "Program" pagpipilian.
Pagpapalawak ng Database
Upang magdagdag ng karagdagang mga tala sa iyong database:
- Ilagay ang iyong mouse pointer sa ibabaw ng maliit na tuldok sa ibabang kanang sulok ng talahanayan.
- Ang pointer ng mouse ay magbabago sa isang dalawang-ulo na arrow.
- Kapag nangyari ito, i-click at i-hold ang kanang pindutan ng mouse at i-drag ang pointer pababa upang magdagdag ng blangko na hilera sa ibaba ng database.
- Idagdag ang sumusunod na data sa bagong hanay na ito:Cell - DataA14 - ST348-255B14 - ChristopherC14 - A.D14 - 22E14 - Science
Pagkumpleto sa Pag-format ng Database
- I-highlight mga cell A1 hanggang E1 sa worksheet.
- Mag-click sa Bahay tab.
- Mag-click sa Pagsamahin at Sentro opsyon ng laso upang i-sentro ang pamagat.
- Mag-click sa Punuin ng kulay (kamukha ng isang pintura maaari) sa laso upang buksan ang punan kulay drop down na listahan.
- Pumili Blue, Accent 1 mula sa listahan upang baguhin ang kulay ng background sa mga cell A1 - E1 sa maitim na asul.
- Mag-click sa Kulay ng Font icon sa Pag-format toolbar (ito ay isang malaking letra na "A") upang buksan ang drop-down na listahan ng kulay ng font.
- Pumili White mula sa listahan upang baguhin ang kulay ng teksto sa mga cell A1 - E1 na puti.
- I-highlight mga cell A2 - E2 sa worksheet.
- Mag-click sa Punuin ng kulay sa laso upang mabuksan ang listahan ng drop na drop down na listahan.
- Pumili Blue, Accent 1, Lighter 80 mula sa listahan upang baguhin ang kulay ng background sa mga cell A2 - E2 sa mapusyaw na asul.
- I-highlight mga cell A4 - E14 sa worksheet.
- Mag-click sa drop-down na laso sa center ihanay ang teksto sa mga cell A14 hanggang E14.
- Sa puntong ito, kung sinunod mo ang lahat ng mga hakbang ng tutorial na ito nang tama, ang iyong spreadsheet ay dapat na maging katulad ng spreadsheet na nakalarawan sa Hakbang 1 ng tutorial na ito.
Mga Function ng Database
Syntax: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Saan D function ay isa sa mga sumusunod:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Uri: Database
Ang mga pag-andar ng database ay partikular na madaling gamitin kapag ginagamit ang Google Sheet upang mapanatili ang nakabalangkas na data, tulad ng isang database. Ang bawat pag-andar ng database, Dfunction , computes ang kaukulang function sa isang subset ng isang hanay ng cell na itinuturing bilang isang talahanayan ng database. Ang mga pag-andar ng database ay tumatagal ng tatlong argumento:
- Database_arr ay isang saklaw, naka-embed na array o array na nabuo sa pamamagitan ng isang array na expression na nakabalangkas upang ang bawat hilera pagkatapos ng Row 1 ay isang talaan ng database, at ang bawat haligi ay isang patlang ng database. Ang hanay 1 ay naglalaman ng mga label para sa bawat larangan.
- Field_str | num ay nagpapahiwatig kung aling haligi (patlang) ay naglalaman ng mga halaga upang ma-average. Ito ay maaaring maipahayag bilang alinman sa pangalan ng field (text string) o ang numero ng hanay, kung saan ang kaliwang-pinaka haligi ay kinakatawan bilang 1.
- Criteria_arr ay isang hanay, naka-embed na array o array na nabuo sa pamamagitan ng isang array na expression na nakabalangkas na tulad na ang unang hilera ay naglalaman ng (mga) pangalan ng patlang kung saan ang kriterya (pamantayan) ay ilalapat, at kasunod na mga hilera ay naglalaman ng (mga) kondisyon na pagsubok.
Ang unang hilera sa Pamantayan ay tumutukoy sa mga pangalan ng patlang. Ang bawat iba pang mga hilera sa Pamantayan ay kumakatawan sa isang filter, na isang hanay ng mga paghihigpit sa mga katumbas na larangan. Ang mga paghihigpit ay inilarawan gamit ang pagtatanda ng Query-by-Example at maaaring magsama ng isang halaga upang tumugma o isang paghahambing operator na sinusundan ng isang halaga ng paghahambing. Ang mga halimbawa ng mga paghihigpit ay: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Ang walang laman na cell ay nangangahulugang walang paghihigpit sa nararapat na larangan.
Ang isang filter ay tumutugma sa isang row ng database kung ang lahat ng mga paghihigpit sa filter (ang mga paghihigpit sa hanay ng filter) ay natutugunan. Ang database row (rekord) ay nakakatugon sa Mga Pamantayan kung at kung ang isang filter ay tumutugma lamang nito. Ang isang pangalan ng patlang ay maaaring lumitaw nang higit pa sa isang beses sa saklaw ng Pamantayan upang payagan ang maraming mga paghihigpit na nalalapat nang sabay (halimbawa, temperatura> = 65 at temperatura <= 82).
Ang DGET ay ang tanging pag-andar ng database na hindi pinagsama-sama ang mga halaga. Binabalik ng DGET ang halaga ng patlang na tinukoy sa ikalawang argumento (katulad ng isang VLOOKUP) lamang kapag eksaktong isang tugma ay tumutugma sa Pamantayan; kung hindi man, nagbabalik ito ng isang error na nagpapahiwatig walang mga tugma o maraming mga tugma
