Bilang isang taong nagpapatakbo ng isang malaking samahan na may dose-dosenang mga virtual na empleyado, nakita ko ang aking patas na bahagi ng mga email. At, tulad ng lahat ng iba pang mga bagay sa buhay, ang ilang mga mensahe ay mas mahusay kaysa sa iba.
Sa mundo ng email sulat, "ugh" ay marahil ang huling bagay na nais mong sabihin ng iyong boss kapag binabasa ang iyong mensahe. Kaya, anong mga uri ng mga mensahe ang dapat mong iwasan ang pagpapadala, at paano mo mapapaganda ang mga ito? Nasa ibaba ang tatlong pangunahing halimbawa.
1. Hindi Kinakailangan na Mga Pag-follow-up ng Mga Email
Ang mga follow-up na email ay dumating sa lahat ng mga hugis at form, kaya ano ang hindi kinakailangan? Kung ang lahat ng iyong mensahe ay hilingin sa iyong boss na mag-email sa iyo, ito ay nagiging higit na kaguluhan kaysa sa isang mahalagang sulat.
Maraming tao ang nagpapadala ng mga email na ito sa labas ng paranoia na nagawa nila ang isang mali o nakaligtaan ng isang bagay, ngunit masasabi ko sa iyo mula sa pananaw ng isang boss na nakakapagpalala na makatanggap ng maraming mga follow-up na email kapag ang isang tao ay hindi binigyan ako ng isang pagkakataon upang huminga.
Isang halimbawa: Isang mahabang panahon ang nakalipas, mayroon akong isang empleyado na mag-alala kung hindi ako tumugon sa kanyang mga email sa loob ng isang oras, iniisip na nangangahulugan ito na gumawa siya ng isang maling (kapag, sa katotohanan, hindi ko pa gaanong nakuha sa kanyang email). Maaari kong isipin ang isang partikular na pagkakataon nang umuwi ako mula sa isang mahabang araw upang makahanap ng anim (oo, anim !) Na mga email mula sa kanya na nagtanong kung natanggap ko ang kanyang mensahe.
Yikes.
Ano ang Ipadala sa halip
Habang ang karamihan sa mga tao ay hindi magiging paranoid na magpadala ng anim na follow-up na mga email sa isang araw, kahit na ang isang hindi naka-time na pag-follow-up na email ay maaaring iwanan ang inis ng iyong boss.
Maliban kung ang mga nilalaman ng iyong email ay kailangang pakikitungo sa ngayon (kung saan, dapat mong malamang na makipag-usap sa iyo ang boss nang personal sa halip na mag-email), iminumungkahi ko na maghintay ng hindi bababa sa 24 na oras, pagkatapos ay ipadala ang gusto kong tumawag sa isang "sundan na faux -up ”mensahe.
Ito ay nangangailangan ng pagpapadala ng iyong pag-follow-up ("Suriin lamang upang matiyak na natanggap mo ang mga ulat ng quarter na ipinadala ko sa iyo dalawang araw na ang nakakaraan"), ngunit isasama mo rin ang ilang iba pang mga tidbit ng impormasyon, kung iyan ay isang katanungan tungkol sa paparating na pagtatanghal o isang update sa isang kasalukuyang proyekto ("Oh, at nakuha namin ang pinakabagong mga numero sa X account, at ang mga benta ay hanggang sa 30%!"). Pinapayagan ka nitong sneakily na tanungin ang iyong boss para sa isang pag-update habang binibigyan mo rin siya ng ilang impormasyon na magdagdag ng ilang halaga, na gaanong pakiramdam na parang pinapahamak mo lang siya.
2. Mga email Sa Bagong Mga ideya
Gustung-gusto ko talaga ang masigasig na mga miyembro ng koponan, ngunit ang isang bagay na nakakakuha ng kaunting labis na labis ay kapag pinadalhan ako ng mga empleyado ng lahat ng kanilang mga bagong ideya - sa magkakahiwalay na mga email. Nakatanggap ako minsan ng 10 magkakaibang mga email sa loob ng 24 na oras dahil ang isang tao sa koponan ng marketing ay tumama sa isang inspirasyon at patuloy na nagpapadala sa akin ng mga bagong ideya.
Habang ang pagkakaroon ng napakaraming mga bagong bagay upang subukan ay kahanga-hangang, ito ay lubos na nakalilito na sinusubukang i-catalog ang lahat at subaybayan ang bawat solong email at ideya na papasok. Kahit na isang email lamang ang pumasok sa mga bagong ideya o konsepto, napakadali. upang mawala ito sa itim na butas na aking inbox.
Ano ang Ipadala sa halip
Una, inirerekumenda kong maghintay para sa isang mas angkop na oras upang makapagpahiwatig ng mga ideya. Sa kaso ng empleyado ng tim sa marketing, maghintay ako hanggang sa pulong ng Google Hangout na naiskedyul namin para sa susunod na linggo upang maisakatuparan ang lahat.
Kung hindi ka sigurado kung kailan ang tamang oras - o email lamang ang pagpipilian para sa ilang kadahilanan - Inirerekumenda ko ang pag-email sa iyong boss upang sabihin na mayroon kang ilang mga bagong ideya at nais mong malaman kung ano ang pinakamahusay na paraan upang ibahagi magiging sila. Kung tinanong ako ng aking empleyado, sasabihin ko sa kanya na magpadala sa akin ng isang email na may isang Word doc na puno ng lahat ng nais niya. Ito ay magiging mas streamline at madaling i-save para sa ibang pagkakataon. Ang iyong boss ay maaaring magmungkahi ng isang mabilis na tawag upang pag-usapan ang mga ito o hilingin sa iyo na stockpile ang mga ideya at pagkatapos ay i-email ang mga ito en-masse sa isang tiyak na araw ng linggo.
3. Mga Email Kung Saan Ang iyong Boss ay CCed para sa Walang Dahilan
Ang sinumang propesyonal ay maiinis sa pagiging CCed sa mga thread ng email na hindi talaga sila isang bahagi ng: Idinaragdag lamang ito sa lumalagong tumpok ng mga email, at tinatapos mo ang pag-aaksaya ng oras sa pagbabasa ng isang bagay na marahil ay hindi mo kailangang maging.
Mula sa pananaw ng empleyado, nakuha ko ito: Nais mong siguraduhin na alam ng iyong boss na ginagawa mo ang iyong trabaho at sinusubukan mong panatilihing bukas ang linya ng komunikasyon. Ngunit sa karamihan ng oras, ang lahat ng ito ay talagang clog ang iyong inbox ng boss.
Ano ang Ipadala sa halip
Maliban kung ang iyong boss ay talagang kinakailangang maging nasa loop, dalhin siya sa linya ng CC at, sa sandaling natapos ang pakikipag-ugnay, magpadala ng isang maikling maikling buod ng may-katuturang impormasyon na dumating sa pag-uusap ("FYI, Company Y ay magiging itinampok sa kwentong iyon sa Z date ”). Pinapanatili nito ang kaalaman ng iyong tagapamahala tungkol sa kung ano ang nangyayari, nang hindi pinapanatili siyang palaging nasa loop habang tinutukoy mo ang mga detalye. Isang email ang tiyak na mga trumpeta 42!
Sa pangkalahatan, ang pangalan ng laro sa pag-email sa iyong boss ay upang mai-streamline ang iyong mga mensahe at maging mas mapili tungkol sa iyong ipinadala. Ito ay maaaring tunog ng hindi mapag-aalinlangan, ngunit kung nakatanggap ako ng mas kaunting mga email mula sa isang empleyado, ngunit lahat ng mga ito ay makabuluhan, malamang na iniisip ko na ang tao ay gumagawa ng isang mas mahusay na trabaho kaysa sa isang tao na naririnig ko sa lahat ng oras.
