Kapag dinala ng isang katrabaho ang aking pansin sa isang mas nakatatandang artikulo sa produktibo ng email ni George Kao na gumagawa ng mga pag-ikot muli, napagtanto ko na ang pakikibaka ng inbox ay totoo. Nakauwi lang ako mula sa isang tatlong linggong hanimun sa Japan, kaya alam kong first-hand kung gaano ito totoo. Mayroong isang tunay na buhol sa pamamahala ng iyong inbox, at kung hindi isang art na eksakto, pagkatapos ay isang edukasyon. Sa buong paglalakbay namin, ang aking asawa, na karaniwang nagsisikap para sa inbox zero sa lahat ng oras, ay sulyap sa aking telepono, tingnan ang icon ng mail at ang bilang na lumalakad sa isang lugar sa paligid ng 400, at maging malabo.
"Iyon ay pinapagod ako, " sabi niya, at nakikita ko nang halos mapawis ang kanyang pawis. Ngunit, nagbabakasyon ako! At mayroon akong tumugon sa labas ng opisina - para sa aking account sa trabaho at aking personal na address! Walang sinuman ang umaasa sa akin, at komportable akong nahaharap sa patuloy na dumaraming bilang sa aking pagbabalik.
Siyempre, ang detalye ng inbox, kahit na nakakapagod sa mga oras, ay din ang pag-angat. Hindi mahalaga kung susuriin mo ang iyong mga mensahe sa Lunes ng umaga pagkatapos ng pag-unplug sa lahat ng katapusan ng linggo o sa gitna ng hapon sa isang random na Huwebes. Kung hindi mo alam sa loob ng ilang segundo kung ang mensahe ay kinakailangan - alanganin, ang mga merito - isang tugon, malamang na nasasayang mo ang mahalagang mga minuto sa trabaho na sinusubukan mong malaman.
Ang subtitle ng piraso ni Kao, "Paano Regular na Kumuha sa Inbox Zero" ay nagpapaalala sa akin ng kahalagahan ng pag-alam lamang kung ano ang tutugon sa at kailan. Ang kamalayan na ito ay maaaring mangahulugan ng pagkakaiba sa pagitan ng isang umaapaw na inbox at isang maayos at malinis. Narito ang mga mabilis na tip upang matulungan kang magpasya.
1. Maghanap para sa mga pahiwatig
Minsan, halata sila. Ang isa sa aking mga kasamahan ay nagpapasa ng kaunting mga email na nauukol sa mga kaganapan, pag-aaral, at ulat, ngunit lagi niyang tinatala, "Huwag mag-atubiling mag-archive." Sa una, naramdaman kong tila bastos ako sa hindi pagtugon nang kahit papaano kahangalan ng mga tugon ("Salamat!"), ngunit mabilis kong napagtanto na ang kanyang walang kamali-mali na tala tungkol sa pag-archive ay nangangahulugang hindi niya gusto o kailangan ng tugon.
Kung wala kang isang direktang bakas, basahin ito muli at talagang isipin ang tungkol sa kung paano maaapektuhan ng iyong tugon ang tala. Kung hindi ito - sabihin, ang isang tao sa iyong departamento ay simpleng nagbabahagi ng isang proyekto na kanyang pinagtatrabahuhan at wala kang kasalukuyang halaga na maidaragdag, huwag pindutin ang sagot para lamang sa pagkilala sa pagtanggap.
2. Mag-sniff Out ng isang Tanong
Tulad ng sa itaas, ito ay madalas na tuwid. Kung mayroong isang malinaw na tanong na inilaan mong sagutin, pagkatapos ay malinaw na kinakailangan ang isang tugon, at marahil isang mabilis sa isa - o isa sa loob ng 24 na oras. Dahil hindi lahat na nakakaabot sa iyo ay ginagarantiyahan na isulat ang pinaka-mahusay o hanggang-sa-point na mga email, maaaring kailanganin mong magsalin sa mga parapo upang makita kung mayroong isang bagay para sa iyo upang sagutin.
Kung napagpasyahan mo na walang tanong ngunit mayroon kang sariling mga query, kung gayon, sa lahat ng paraan, tumugon para sa paglilinaw. Sulit itong mag-follow up at magdagdag sa inbox ng isang tao kung may potensyal itong i-save ang mga hindi pagkakaunawaan.
3. Magsalita ng Tayo - Kung Nais mong Makinig
Ang taong ito ang pinaka-trickiest sa grupo, ngunit sa sandaling makuha mo ang hang nito, magiging katulad ng pangalawang kalikasan. Maraming beses, makakatanggap ka ng mga email na malinaw na hindi humihingi ng anuman sa iyo. Maaari kang makatanggap ng tugon sa isang bagay na iyong isinumite, puna sa isang proyekto na nakumpleto mo, payo para sa paghawak ng isang sitwasyon, sumali sa isang layunin na partikular sa departamento. Kung wala kang bago upang idagdag sa pag-uusap o kung malinis mong kunin ang komentaryo at magpatuloy sa iyong trabaho, pagkatapos ay makaramdam ka ng madali sa hindi pagtugon.
Ngunit kung, sa kabilang banda, nararamdaman mong napilitang ipahayag ang iyong sarili - alang-alang sa paglilinaw ng iyong sarili o pag-elaborate sa isang desisyon na iyong ginawa o pagbibigay ng sariwang pananaw - kung gayon siyempre dapat mong pindutin ang pindutan ng tugon. Ito ay maaaring maging totoo lalo na kung ang iyong kapaligiran sa trabaho ay isa na naghihikayat ng malayang pag-iisip at nag-aambag sa mga paksang tinalakay.
Dapat itong pumunta nang walang pagsasabi na ang mga newsletter, mass emails, o anumang bagay na parang opsyonal na pagbabasa ay hindi nangangailangan ng isang tugon. Kung natagpuan mo itong kapaki-pakinabang, maaari kang lumikha ng mga folder ayon sa mga mungkahi ni Kao, at pag-aayos ng iyong inbox at pagpapanatili nito ay magiging awtomatikong pakiramdam.
Ang isa pang bagay na dapat isaalang-alang ay: Ilagay ang iyong sarili sa lugar ng nagpadala. Kung nais mong magpadala ng mensahe na iyon, hihingi ka ba ng tugon? Habang may mga tiyak na oras upang magpasalamat, kung regular kang nakikipag-ugnay sa isang tao o maraming pabalik-balik - ang ilan sa mga ito ay nangangailangan ng mas naisip na sagot - maaari mong ligtas na iwanan ang nag-iisa sa email at mag-ingat na huwag magpadala ng isang hindi kinakailangang dalawang-salitang tugon sa isang tao na, tulad mo, ay malamang na sinusubukan upang makamit ang inbox zero.
