Ang mga kaganapan sa pagkolekta ng pondo ay mahusay na mga paraan upang makalikom ng pera at kamalayan para sa iyong samahan. Ngunit kung nagtatrabaho ka sa isang maliit na hindi pangkalakal, maaaring mahirap mahanap ang mga kawani (at oras!) Na talagang magplano ng mga naturang kaganapan.
Iyon ay kung saan dumating ang isang host komite.
Sa madaling sabi, ang isang host committee ay isang pangkat ng mga boluntaryo na responsable sa pagpaplano ng isang kaganapan. Ang aktwal na saklaw ng mga responsibilidad ay maaaring magbago mula sa samahan patungo sa samahan (o kahit na ang kaganapan sa kaganapan), ngunit sa pangkalahatan, maaari mong asahan silang mag-anyaya sa mga panauhin, itaguyod ang kaganapan, at bumili ng tiket na dumalo.
Tulad ng lahat ng mga boluntaryo, gayunpaman, ang isang komite ng host ay karaniwang nangangailangan ng ilang direksyon upang pinakamahusay na maglingkod sa iyong mga layunin sa organisasyon. Narito ang ilang mga tip para sa pamamahala ng isang host committee upang gawing isang smash ang iyong susunod na bash.
1. Pumili nang Maingat
Ang mga mabubuting miyembro ng komite ng host ay dapat magkaroon ng dalawang pangunahing katangian: Dapat silang magkaroon ng isang malaki, maimpluwensyang bilog ng mga contact, at hindi sila dapat matakot na maabot ang mga ito.
Gayunman, upang gawin iyon nang mas epektibo, gayunpaman, ang mga miyembro ng komite ay dapat magkaroon ng ilang karanasan sa iyong samahan at maging pamilyar sa gawaing ginagawa mo. Papayagan silang makipag-usap sa mga potensyal na donor na may mas maraming awtoridad at magsalita mula sa kanilang sariling karanasan, na palaging mas epektibo. Sa pag-iisip, suriin ang iyong mga listahan ng donor at boluntaryo na rosters upang makita kung sino ang maaaring maging mahusay.
Kung kailangan mo ng tulong sa kabila nito - halimbawa, sa pagpaplano ng logistik ng kaganapan - pumili ng mga miyembro ng komite na may isang track record ng pagpapakita at paggawa ng epektibo sa ibang mga kaganapan na na-host ng iyong samahan.
Dahil ako ang tanging dedikadong fundraiser sa mga kawani sa aking kasalukuyang samahan, hinila ko lamang ang mga miyembro ng komite ng host mula sa aking pangunahing donor at listahan ng mga prospect. Sa paggawa nito, nagplano ako ng kaganapan at linangin ang mga donor nang sabay.
Nang ako ay nasa isang mas malaking samahan na mas maraming press outreach sa aming mga kaganapan, subalit, sinubukan naming makakuha ng mga pangalan ng tanyag na tao sa aming komite sa host. Karaniwan silang hindi nakakatulong (at kung minsan ay hindi dinaluhan!), Ngunit nakuha nito ang pansin ng lipunan at mga manunulat ng libangan, na pagkatapos ay masakop ang kaganapan.
2. Maging Malinaw Tungkol sa Mga Tungkulin
Ang hamon sa maraming mga boluntaryo na trabaho ay may kaunting mga konkretong inaasahan o paraan upang mapangako ang mga tao.
Bagaman tiyak na kailangan mong alalahanin na ang mga boluntaryo ay nagsasagawa ng kanilang mga tungkulin sa labas ng kabutihan ng kanilang sariling mga puso, karamihan sa mga boluntaryo ay alam kong mas gusto ang mga malinaw na tagubilin at mga patnubay tungkol sa kung ano ang magiging pinaka kapaki-pakinabang sa pagpapatupad ng kaganapan. Gusto kong mag-draft ng isang "paglalarawan sa trabaho" para sa bawat kaganapan na ginagawa ko, na binabalangkas ang mga responsibilidad ng mga miyembro ng komite ng host - kaya alam nila kung ano ang aasahan, maaari kong masubaybayan sila, at lahat tayo ay manatili sa parehong pahina.
Tulad ng mga responsibilidad na iyon, magagawa ng mga komite ng host ang lahat mula sa pagpili ng pagkain at mga gamit sa pagdidisenyo ng mga paanyaya sa paggawa ng malalaking donasyon. Alamin lamang kung ano ang kailangan mo at hilingin ito sa iyong paglalarawan ng boluntaryo.
Ang pinakamagandang paglalarawan na nakita ko hanggang sa kasalukuyan ay mula sa Equality Hawaii, na hindi lamang naglalagay ng mga tungkulin ng host committee, ngunit kasama rin ang isang form ng donasyon, na ginagawang madali para sa mga boluntaryo na magbigay ng regalong kinakailangan para sa pagiging miyembro ng komite ng host. Ang ganitong uri ng kasunduan ay hindi angkop para sa bawat samahan, ngunit mahusay na inspirasyon para sa isang lumalagong hindi pangkalakal.
3. Sabihin Salamat
Ang mga unang taong tinawag mo, email, o sumulat sa araw pagkatapos ng iyong kaganapan ay dapat maging host committee mo. Sa katunayan, sa sandaling kumpirmahin ko ang aking komite sa host, binibigkas ko ang mga salamat sa mga kard, kaya mayroon akong mas kaunting bagay na dapat gawin sa umaga pagkatapos ng soiree.
Gusto mo ring makuha ang kanilang pananaw sa kung paano napunta ang kaganapan - kung mayroong anumang magagawa mong mas mahusay sa susunod, kung ang alinman sa kanilang mga panauhin ay interesado na makisali sa samahan, at kung nasiyahan sila sa kanilang sarili sa pangkalahatan. Ang mahalagang impormasyon na ito ay maaaring matiyak na ang iyong mga kaganapan ay mas epektibo sa hinaharap, at ang iyong samahan ay maaaring samantalahin ng mga bagong pagkakataon.
Pinakamahalaga, nais mong tiyakin ang iyong mga boluntaryo na kapag gumawa sila ng isang malaking oras at pangako sa pananalapi sa iyo, taimtim mong pinahahalagahan ito.
Ang mga maligayang boluntaryo - lalo na na nakakaugnay at potensyal na mayayamang mga boluntaryo - marahil ang pinakamahusay na mapagkukunan na maaari kang magkaroon ng isang maliit na organisasyon na hindi pangkalakal. Kung tinatrato mo ang mga ito nang matalino at maayos, hindi ka lamang magkakaroon ng tulong na kailangan mo upang magplano at magpatupad ng isang mahusay na kaganapan, ngunit maaari mo ring mapalakas ang iyong pangangalap ng pondo sa susunod na antas.
