Ang mga bagay na pinakamasakit sa sakit: nagsisimula sa isang pag-uusap kapag ikaw ay nasa daan upang kunin ang huling dalawang dalawang cubes ng keso sa isang kaganapan sa networking, pakikinig sa isang pakikipag-usap ng kaibigan tungkol sa kanyang pagpaparehistro sa kasal na "pakikibaka, " at pagtingin sa iyong iskedyul at nakikita ang pabalik-balik na mga pagpupulong.
Hindi, talaga! Narinig mo na ba ang naganap na pag-uusap na ito?
Ikaw: "Kumusta ang araw mo?"
Ang iyong normal, run-of-mill friend: "Galing, nagkaroon ako ng isang pulong pagkatapos ng isa pa! Ang mga PowerPoints, ay nangahas na sabihin ko ito, sa puntong! "
Hindi. Wala ka.
Gayunpaman, lahat tayo ay nagkasala ng pagpunta ng mga pagpupulong sa mga kalendaryo ng bawat isa - kasama ako. At, tulad ng alam ng sinumang namuno sa isang pagpupulong, medyo nakapanghinawa kapag tumingin ka sa paligid ng silid at lahat ng mga nakakalusot na balat ng balat sa kanilang mga telepono.
At iyon ang dahilan kung bakit pinagsama ko ang mabilis na listahan na ito ng lahat ng mga kadahilanan na hindi pinapakinggan ng mga tao (OK, ayos, ako) sa mga pagpupulong - pati na rin ng ilang mabilis na pag-aayos. Dahil kung sisimulan nating lahat ang pagpaplano ng mas mahusay na mga pagpupulong, sisimulan nating lahat na mas mapanghihina ng kaunti sa kanila.
1. Wala kang isang Agenda
Nakuha ko! Cool ka, nakakarelaks ka, nagbebenta ka ng chill pills mula sa iyong skateboard.
Ngunit narito ang bagay: Kapag sinimulan mo ang iyong pulong, "dinala ko ang lahat dito upang talakayin ang aming diskarte sa pagbebenta - anumang mga ideya?" Agad akong nag-tune dahil 90% ng mga tugon ang magiging on-the-spot, ganap na hindi mabait na uri ("Dapat nating ibenta nang higit pa, sa pangkalahatan!" at "Nasasaalang-alang ba nating gawing tagapagsalita ang isang aso?").
At ang 100% ng pakikipag-ugnay sa mata ay ang hindi nakakagulat na uri kung saan ang mga tao ay humihingi ng tawad sa bawat isa na walang kahirap-hirap na maging isa upang magsalita.
Sa halip
Bago mo ipadala ang paanyaya sa susunod na pagpupulong, magkasama at mag-email ng isang pagkasira kung paano mo pinaplano na gamitin ang oras na iyon. Hindi lamang ito makakatulong sa mga tao na maghanda para dito at magdala ng magagandang ideya, ngunit masisiguro din nitong haharangin mo ang tamang dami ng oras.
Madali kasing:
Mga Minuto 1-5: Pagpunta sa mga layunin ng pagpupulong: Hire Airbud upang maging bagong tagapagsalita ng kumpanya.
Mga Minuto 5-15: Pagtalakay sa mga layunin: Pag-usapan ang tungkol sa katotohanan ng Airbud hindi lamang magagamit, kundi maging tunay.
Mga Minuto 15-25: Mga ideya ng Brainstorming: Pumunta sa paligid ng silid na nagmumungkahi ng iba pang mga spokesanimals na doble bilang mga pinuno ng pag-iisip sa kalawakan.
Mga Minuto 25-30: Pagre-record ng lahat: Pumili ng pinakamahusay na mga ideya at magtalaga ng mga susunod na hakbang.
2. Hindi mo Naipaliwanag na Ito Ay Maging Isang Ipakita sa Isang Tao
Maliban kung ikaw ay Morgan Freeman, hindi ako maaaring makinig sa iyo na nagsasalita ng 30 minuto nang hindi huminto. Mayroong isang kadahilanan na hindi mo mahahanap ang napakaraming tanyag na TED Talks na umuurbo sa higit sa 20 minuto.
Sa halip
Kung ikaw - at ikaw lamang - ang mag-uusap para sa buong pagpupulong, kung ano ang sinasabi mong mas mahusay na maging kawili-wili, madaling matunaw, at naaangkop sa akin.
Kaya, kapag ginagawa mo ang agenda na iyon ay nag-chat lang kami tungkol sa itaas, i-highlight ang anumang hindi hahantong sa isang hakbang sa pagkilos (tulad ng "pananaliksik na ito …" o "brainstorm na …" o "follow-up sa mga pusa na naglalaro ng basketball ").
Pagkatapos - at maghanda para sa pangkukulam at wizardry na ito - tanggalin ito. Ang pangalawang itigil mo ang paggawa ng pagpupulong tungkol sa "susunod na mga hakbang" ay pangalawa na nagsisimula kang mawalan ng mga tao.
Ngayon, kung namamatay ka upang mapanatili ang mga bagay na iyon, ihagis ang isang slide ng bonus sa iyong pagtatanghal kasama ang mga linya ng "upang talakayin sa hinaharap …" o magsama ng isang sheet sa nakawiwiling impormasyon sa background sa agenda na ipinapadala mo nang maaga oras.
3. Hindi mo na Kinakailangan ang anumang bagay Mula sa Akin
Ang sinasabi mo ay tangentially na may kaugnayan sa aking trabaho at sa palagay mo ay makikinabang ako na makinig sa. At sa teorya, sigurado!
Ngunit sa katotohanan? Sa sandaling napagtanto ko na hindi ko na kailangang timbangin o kumuha ng anumang aksyon na malayo sa pulong, tinutuon ko ang aking pagtuon sa listahan ng dapat gawin para sa akin sa aking desk.
Sa halip
Galit kong patuloy na itapon ang A-salita sa iyo, ngunit ang lahat ay bumalik sa paksang iyon. Sa pamamagitan ng pagpapadala nito nang mas maaga at pagmamarka ng mga "tagapakinig" bilang opsyonal na mga panauhin, bibigyan mo ang paanyaya ng pagpipilian na sumali o hindi sumali (at sa gayon matiyak na ang lahat na darating ay nasasabik na makinig). Bakit may isang tao sa iyong pagpupulong na magpapababa ng kalooban sa kanilang mga blangko, sombi na nakatitig?
Alam ko kung ano ang iniisip mo: Jenni, ang "plano ng agenda" na ito ay parang maraming trabaho para sa isang pulong. At pumayag ako! Ngunit kung hinihiling mo ang isang tao na kumuha ng 30 o 60 minuto sa kanilang araw, kailangan mong maglagay ng kaunting pagsisikap.
O - at hindi, nakalulungkot, hindi ko sasabihin, "pakpak lang, Chad" - maaari mong gawing isang email ang pulong na iyon. Tumatagal ng kaunting oras kaysa sa paglikha ng isang agenda, ngunit ini-imbak ka sa aktwal na oras ng pulong. At sa kabutihang-palad para sa iyo, mayroon kaming mga tagubilin sa kung paano madali itong gawin dito.
