Paano Mag-secure ng mga File ng Microsoft Office

Depende sa bersyon ng Microsoft Office na iyong ginagamit, maaari itong maglaman ng iba't ibang mga application. Ang pangkalahatang alok ay naglalaman ng Salita, Excel, PowerPoint at Outlook. Ang PowerPoint ay tila hindi nag-aalok ng anumang likas na seguridad, ngunit ang Salita, Excel, at Outlook ay nagbibigay ng ilang antas ng encryption.

Pag-secure ng Mga Dokumento ng Salita

Para sa mga dokumento ng Microsoft Word (Word 2000 at mas bago), maaari kang pumili ng mas mataas na antas ng seguridad kapag nagse-save ng isang file. Kaysa sa simpleng pag-click sa "I-save", i-click File, pagkatapos I-save bilang at sundin ang mga hakbang na ito:

1. Mag-click sa Mga Tool sa kanang itaas na sulok ng file na i-save ang dialog box
2. Mag-click sa Mga opsyon sa seguridad
3. Ang kahon ng Mga Pagpipilian sa Seguridad ay nagbibigay ng iba't ibang mga opsyon:
   • Maaari kang magpasok ng isang password sa kahon sa tabi ng Password upang buksan kung nais mong ang file ay ganap na hindi maa-access nang walang password
   • Sa Salita 2002 at 2003, maaari kang mag-click sa Advanced na pindutan sa tabi ng kahon ng password upang pumili ng isang mas mataas na antas ng pag-encrypt na mas mahirap masira
   • Maaari kang magpasok ng isang password sa kahon sa tabi ng Baguhin ang password kung OK para sa iba na buksan ang file, ngunit nais mong paghigpitan kung sino ang maaaring gumawa ng mga pagbabago sa file
4. Ang ibaba ng kahon ng Opsyon sa Seguridad ay nagbibigay din ng ilang mga pagpipilian upang protektahan ang privacy ng dokumento:
   • Alisin ang personal na impormasyon mula sa mga katangian ng file sa save
   • Mag-babala bago mag-print, mag-save o magpadala ng isang file na naglalaman ng sinusubaybayang mga pagbabago o komento
   • Mag-imbak ng random na numero upang mapabuti ang katumpakan ng pagsasama
   • Gawing nakikita ang nakatagong markup kapag nagbubukas o nagse-save
5. Mag-clickOK upang isara ang kahon ng Mga Pagpipilian sa Seguridad
6. Pumili ng pangalan para sa iyong file at mag-click I-save

Pag-secure ng mga Excel File

Nag-aalok ang Excel ng isang katulad na estilo ng proteksyon sa Microsoft Word. I-click lamang ang File, I-save bilang at sundin ang mga hakbang na ito:

1. Mag-click sa Mga Tool sa kanang itaas na sulok ng file na i-save ang dialog box
2. Mag-click sa Mga Pangkalahatang Opsyon
3. Maaari kang magpasok ng isang password sa kahon sa tabi ng Password upang buksan kung nais mong ang file ay ganap na hindi maa-access nang walang password
   • Maaari kang mag-click sa Advanced na pindutan sa tabi ng kahon ng password upang pumili ng isang mas mataas na antas ng pag-encrypt na mas mahirap masira
4. Maaari kang magpasok ng isang password sa kahon sa tabi ng Baguhin ang password kung OK para sa iba na buksan ang file, ngunit nais mong paghigpitan kung sino ang maaaring gumawa ng mga pagbabago sa file
5. Mag-clickOK upang isara ang Pangkalahatang Opsyon na kahon
6. Pumili ng pangalan para sa iyong file at mag-click I-save

Pag-secure ng mga PST File ng Outlook

Ang aktwal na pag-sign at pag-encrypt ng mga papasok o papalabas na mga mensaheng e-mail at ang kanilang mga attachment ng file ay isang buong hiwalay na isyu na ipapaliwanag sa isa pang oras. Gayunpaman, kung mangyari mong i-export ang data mula sa iyong mga folder ng Microsoft Outlook sa isang PST file, maaari kang magdagdag ng proteksyon upang matiyak na hindi naa-access ng iba ang data. Sundan lang ang mga hakbang na ito:

1. Mag-click sa File
2. Piliin ang Mag-import at Mag-export
3. Pumili I-export sa isang file at mag-click Susunod
4. Piliin ang Personal na file ng folder (.pst) at mag-click Susunod
5. Piliin ang folder o folder na gusto mong i-export (at piliin ang kahon sa Isama ang mga subfolder kung gusto mo) at pagkatapos ay mag-click Susunod
6. Pumili ng path ng output at pangalan ng file at pumili ng isa sa mga opsyon para sa iyong file sa pag-export, pagkatapos ay mag-click Tapusin
   • Palitan ang mga duplicate na may mga item na na-export
   • Payagan ang mga dobleng item na malikha
   • Huwag i-export ang mga duplicate na item
7. Sa ilalim Pagtatakda ng Pag-encrypt, pumili ng isa sa mga sumusunod na opsyon
   • Walang pag-encrypt
   • Napipinsalang encryption
   • Mataas na pag-encrypt
8. Sa ibaba ng screen, magpasok ng isang password upang magamit upang buksan ang naka-encrypt na PST file (dapat mong ipasok ang parehong password sa parehong mga kahon upang i-verify na nabaybay mo ang password sa paraang nilayon mo, kung hindi, baka hindi mo mabuksan ang iyong sarili file)
   • Piliin kung o hindi din I-save ang password na ito sa iyong listahan ng password
9. Mag-click OK upang makumpleto ang pag-export ng file

(Ini-edit ni Andy O'Donnell)