Sa nagdaang mga buwan, sinusubukan kong magkasama ang iskedyul ng aking samahan para sa 2015. Ang pinakamahalagang bagay na kailangan kong gawin ay tiyaking alam ko kung kailan nangyari ang lahat ng aming mga kaganapan. Ngunit bago ko mailakip ang mga ito sa aking kalendaryo, kailangan kong maunawaan kung ano ang mga kaganapan na talagang kailangan kong planuhin.
Para sa mga hindi pangkalakal, ang mga kaganapan na iyong in-host ay ang pangunahing paraan na makikipag-ugnay ang iyong komunidad sa iyong samahan. At sa gayon, mahalaga na kumatawan ka ng maayos. Ang isang mabilis na pinagsamang kaganapan ay titingnan ito - at parang ang iyong samahan ay walang kakayahan. Upang matiyak na mag-host ka ng pinakamahusay na mga kaganapan na posible, mahalaga na unahin mo ang iyong mga kaganapan at planuhin ang mga ito na maging epektibo hangga't maaari.
Sa nakalipas na 10-plus taon na ginugol ko sa pagtatrabaho para sa mga nonprofits, nakabuo ako ng apat na mahahalagang katanungan upang tanungin ang aking sarili bago ako magpasya na magplano ng isang kaganapan.
1. Ano ang Kailangan ng aming Samahan mula sa Kaganapan na ito?
Karaniwan, bakit mo isinasaalang-alang ang pag-host ng kaganapang ito sa unang lugar? Sinusubukan mong itaas ang pera? Kung gayon, magkano? Sinusubukan mong matugunan ang mga bagong tagasuporta o gumawa ng mga bagong koneksyon? Kung hindi ito isang fundraiser, marahil sinusubukan mong maakit ang mga bagong kliyente o turuan ang mga tao na bahagi na ng iyong samahan tungkol sa isang bagong inisyatibo.
Kung ang kaganapang ito ay walang ginagawa para sa iyo, bakit mo ito ginagawa? Kailangan mong itatag kung anong stake ang iyong samahan sa mga kinalabasan ng kaganapan bago ka gumawa ng oras at mga mapagkukunan dito. Makakatulong din ito sa iyo na unahin ang kaganapan sa loob ng konteksto ng lahat ng iyong iba pang mga aktibidad.
2. Ano ang Kailangan ng Iyong Panauhin Mula sa Kaganapan na ito?
Bagaman dapat mong isaalang-alang muna ang iyong mga pangangailangan, ang kaganapan ay talagang tungkol sa iyong mga panauhin. Upang maabot mo ang iyong mga layunin (na iyong naipalabas gamit ang tanong sa itaas), kailangan mong pukawin ang mga dadalo upang makipag-ugnay sa iyo sa tamang paraan.
Makipag-usap sa nakaraan at potensyal na mga panauhin tungkol sa gusto nila tungkol sa iyong mga kaganapan at kung ano ang gusto nila sa hinaharap. Gusto ba nila ang pakiramdam tulad ng isang "tagaloob" o kinikilala sa publiko para sa kanilang kabutihang-loob? Ang ilan ay maaaring sabihin na gusto nila ang malakas, buhay na buhay na mga kaganapan; ang iba ay mas gusto ng isang mas malambing na gabi. Ang isang pakinabang ng bonus ng diskarte na ito ay ang mga taong nakikipanayam ay tiyak na nais mong makita kung paano mo kinuha ang kanilang payo sa iyong susunod na kaganapan.
3. Paano Natin Ito Gawin?
Ngayon na mayroon kang isang kahulugan ng kung ano ang kakailanganin ng iyong mga panauhin, kailangan mong mag-isip tungkol sa kung paano ibigay sa kanila ang nais nila. Halimbawa, kung ang iyong mga bisita ay kailangang magkaroon ng isang mas mahusay na pag-unawa sa iyong programa, marahil ay magpasya kang magsalita ang isang kliyente sa kaganapan tungkol sa kanyang karanasan sa partikular na programa, o magpakita ka ng isang video at ipamahagi ang mga materyales sa pagbasa tungkol sa iyong modelo. O, kung mayroon kang isang pangunahing layunin sa pangangalap ng pondo at isang masayang pagmamahal sa madla, marahil ang isang live na auction ay ang paraan upang pumunta.
Dahil ito ay isang balangkas lamang, hindi mo na kailangang sumisid sa malalim na mga detalye o ganap na gumawa ng anuman. Gayunpaman, kung napagtanto mo na wala kang kakayahang gumawa ng isang kaganapan na tutugunan ang mga pangangailangan ng iyong samahan at panauhin, ngayon na ang oras upang malaman mo iyon. Hindi mo kinakailangang i-scrap ang ideya, ngunit ang tanong na ito ay tutulong sa iyo na malaman kung kailangan mong mabawasan o kumuha ng karagdagang tulong.
4. Paano naiiba ang Kaganapan na Ito Mula sa Ibang Mga Kaganapan?
Walang mas masahol kaysa sa pagpunta sa parehong kaganapan ng dalawang beses sa isang taon - at walang maaaring maging mas magastos para sa host. Kung nakita mo ang iyong sarili na nagpaplano ng isang tanghalian, hapunan, at golf outing para sa parehong pangkat ng mga donor sa parehong taon, maaari mong asahan ang pagkapagod ng donor at pagbawas ng pagbabalik sa pamumuhunan. Sa halip, isaalang-alang ang pagpaplano ng isang pangunahing kaganapan ng blowout para sa mga donor, at pagkatapos ay isang mas maliit na kaganapan para sa iyong mga prospect o pinakamahusay na mga boluntaryo.
Sa Aksyon
Upang matulungan kang magsimula, narito ang isang sample na diskarte para sa isang kaganapan na pinagsama ko kamakailan gamit ang apat na tanong na ito:
Ano ang kailangan natin?
- Itaas ang $ 50, 000
- I-upgrade ang limang donor
- Umakit ng 10 bagong donor, tatlo sa $ 5K o mas mataas
- Ipakilala ang bagong kampanya sa kapital
Ano ang Kailangan ng mga Panauhin?
- Upang makatiyak na ang kanilang pera ay matalinong namuhunan
- Isang pagkakataon na makita ang unang kamay
- Ang katwiran upang magbigay ng higit pa - lampas sa presyo ng tiket
Paano Natin Ito Gawin?
- Pakikipag-ugnay sa lupon ng mga direktor upang mag-imbita ng mga bagong donor
- I-set up ang mga pre-event na tanghalian na may kasalukuyang mga donor upang mag-upgrade
- Anyayahan ang isang kalahok ng programa na magsalita
- Mag-upa ng bagong disenyo para sa imbitasyon at programa
- Pakanin mo sila ng mabuti - isaalang-alang ang pagtanong sa mga lokal na chef
- Mag-set up ng kakayahang magbigay ng teksto
- Magrenta ng isang banda
- Dagdagan ang saklaw ng pindutin
Paano naiiba ang Kaganapan na ito?
- Lamang kaming umupo sa hapunan
- Ang kaganapan lamang na naka-target sa aming mga pangunahing donor (60s-70s, karamihan ay nagretiro, halos nakaraan o kasalukuyang mga boluntaryo)
- Kaganapan lamang na karaniwang dumadalo ang lahat ng mga miyembro ng board
- Karaniwan na naka-iskedyul para sa tagsibol, sa parehong oras ng pagtatapos ng kliyente
Ang pagpaplano ng kaganapan ay maaaring maging isang nakakapagod na pag-ubos na gawain - kahit na kung ang iyong mga kaganapan ay talagang natutugunan ang iyong mga layunin. Tanungin ang iyong sarili sa apat na mga katanungan, gayunpaman, at magagawa mong mas mahusay na ma-istratehiya para sa iyong mga kaganapan at matukoy kung alin ang talagang kinakailangan at kapaki-pakinabang para sa iyong samahan.
