Hindi mahalaga kung gaano karaming oras ang ginugol nating subukan upang ma-optimize ang aming inbox - mula sa pag-check ng mga batch ng mga mensahe sa pagdaragdag ng mga kampanilya at mga whistles - ang email ay nag-uulat sa ating buhay. Ang pagtingin sa aking mga istatistika mula noong nakaraang buwan, nakatanggap ako at naproseso ang higit sa 10, 000 mga email (eek!), Kaya't ang paghahanap ng tamang paraan upang mapamahalaan ang lahat ng online na pagsusulat na ito ay naging kritikal para sa aking pang-araw-araw na kapakanan.
Gayunpaman, ang "tamang paraan" upang pamahalaan ang email ay nakasalalay sa iyong sariling personal na istilo. Naikot ko ang ilan sa mga pinakatanyag at matagumpay na mga diskarte upang maaari kang magpasya kung alin ang pinakamahusay para sa iyo:
1. LIFO: Huling Sa Unang Out
Ang diskarteng ito ay predicated sa pagpapaalam sa mga lumang bagay na makitungo sa sarili nito. Ito ang pinaka-karaniwang paraan ng pakikitungo ng mga tao sa kanilang inbox, pagbabasa sa pamamagitan ng email na top-down (aka, nagsisimula sa pinakabagong email na natanggap).
Ito ay lubos na maginhawa at madaling maunawaan, ngunit mayroong dalawang pangunahing mga panganib sa diskarte na ito. Ang unang panganib ay malamang na magwawakas ka sa hindi pantay na pagtugon. Sa mga araw na marami kang oras sa paggastos sa email, sasagot ka sa mga contact na mabilis ng kidlat. Sa mga araw na abala ka at sa mga pagpupulong, magkakaroon ka ng mga mensahe na magtipun-tipon at mailibing sa ilalim ng mas bagong mga email.
Ang pangalawang panganib ay maaari mong makaligtaan ang mga magagandang pagkakataon dahil hindi ka sumunod sa oras. Kung pipiliin mong gamitin ang diskarte na ito, ngunit nais na pagaanin ang mga panganib na ito, inirerekumenda kong harangan ang isang oras o dalawa isang beses sa isang linggo kung saan lumipat ka sa reverse kronological na pamamaraan (maginhawang nakabalangkas sa ibaba). Sa ganitong paraan, mailalabas mo ang anumang bagay na maaaring mahalaga.
2. Reverse Chronological
Ang kabaligtaran ng LIFO, ang pagkuha ng isang reverse kronological na pamamaraan ay nangangahulugang pakikitungo muna sa pinakalumang mga email. Kung gumagamit ka ng Gmail, maaari mong ilipat ang pag-uuri ng iyong inbox, sa pamamagitan lamang ng pag-click sa email counter sa tuktok na kanang sulok.
Gamit ang diskarte na ito, madalas kang makikipag-usap sa mga mas mahirap na mga email na iyong pinalagpas, na kung saan ay mahusay para sa anumang talamak na mga procrastinator. Gayunpaman, mayroong isang downside sa diskarte na ito. Kung nagtatrabaho ka sa isang lugar kung saan patuloy kang tumatanggap ng kagyat na mga email na talagang kailangang sagutin kaagad, maaaring mapanganib na kumuha ng isang reverse kronological na pamamaraan. Sa sinabi nito, maaari mong tiyak na pagsamahin ang diskarte na ito sa LIFO sa panahon ng aktwal na araw ng trabaho kung iyon ang kaso.
3. Yesterbox
Sikat na ginamit ng Zappos CEO Tony Hsieh, ang diskarteng Yesterbox ay nakatuon sa pakikitungo ngayon sa lahat ng email na iyong natanggap kahapon. Ipinaliwanag ni Hsieh:
"Ang iyong 'dapat gawin' na listahan sa bawat araw ay simpleng inbox ng email kahapon (samakatuwid, 'Yesterbox'). Ang magagandang bagay tungkol dito ay kapag gumising ka sa umaga, alam mo nang eksakto kung gaano karaming mga email ang dapat mong makarating, mayroong isang pakiramdam ng pag-unlad habang pinoproseso mo ang bawat email mula kahapon at alisin ito mula sa iyong inbox, at mayroong isang punto kapag mayroon kang zero emails na naiwan upang iproseso mula kahapon. Mayroong isang pakiramdam ng pagkumpleto kapag tapos ka na, na kamangha-manghang. "
Ito ay isang mahusay na diskarte para sa sinuman na pakiramdam na sila ay patuloy na nalulunod sa email. Habang inirerekumenda kong basahin ang kanyang buong kung paano, ang pinakamahusay na bahagi ay tiyak na ang halaga ng kontrol na mabawi mo ang iyong inbox. Hindi tulad ng iba pang mga pamamaraan, ang iyong target ay nananatiling pareho habang ang araw ay nagpapatuloy, at makikita mo sa paglipas ng panahon na makakakuha ka ng isang mas mahusay na hawakan ng kung gaano katagal magdadala sa iyo ang email. Nakatanggap ka ba ng 25 mga email kahapon? OK, na maaaring magdadala sa iyo ng kaunti sa loob ng isang oras. Mayroon bang isang malaking araw na may 70 mga email na papasok? Maaari kang magplano nang maaga at harangan ang karagdagang oras upang pamahalaan ang dami.
4. Inbox Zero
Isang term na pinahusay ni Merlin Mann, ang Inbox Zero ay isang diskarte sa email kung saan ang layunin ay palaging panatilihing walang laman ang iyong inbox na 100%. Mayroong ilang mga malaking benepisyo sa ito: Lahat ay palaging hawakan, at hindi mo sinasayang ang oras na muling basahin ang isang email sa pangatlong beses bago aktwal na pagkilos. Ang diskarte na ito ay mabuti para sa Type-A list-gumagawa (tulad ko!) Na nais magkaroon ng kumpletong kontrol sa kanilang mga inbox. Ngunit mula sa aking karanasan, madaling hayaan ang iyong inbox na magdikta sa iyong buhay kung gagawin mo ito masyadong malayo. Pro tip: Ilang Inbox Zero kasama ang Boomerang para sa Gmail, isang app na nagbibigay-daan sa iyo na mag-file ng mga mensahe sa labas ng iyong inbox hanggang sa petsa at oras na iyong napili, upang maaari kang magpasya sa pagitan ng aktwal na pagsagot at pag-antala para sa ibang pagkakataon, kung kinakailangan.
Kung sinubukan mo ito sa kauna-unahang pagkakataon, inirerekumenda kong suriin ang lingguhang paghihintay sa Lily Herman na manatili sa Inbox Zero bago ka magsimula.
Matapos subukan ang bawat pamamaraan, masasabi kong may katiyakan na ang pagpili ng isang diskarte ay tungkol sa pagtutugma sa iyong personal na kagustuhan sa anumang mga gawi na nais mong hikayatin (o panghinaan ng loob). Maaari mong makita na ang paghahalo at pagtutugma ay pinakamahusay na gumagana para sa iyo. Nagtagal ako ng matagal sa Inbox Zero at napagpasyahan ko na ang stress ng pagkuha sa mga huling ilang ginawa ay hindi katumbas ng halaga. Ngunit panatilihin ko ang aking inbox sa ilalim ng 20 mga email sa oras na natutulog ako sa bawat gabi - sapat na lamang na maaari kong makita ang lahat ng mga ito sa aking screen para sa isang mabilis na pagsuri na walang nahulog sa mga bitak. Hangga't hindi ka isang alipin sa iyong inbox at sinumang kailangang marinig mula sa iyo ay nakakakuha ng sagot sa isang napapanahong paraan, sino ang hahatulan?
