Maingat ka pagdating sa email. Sa katunayan, palagi kang sumubok na tumugon sa loob ng 24 na oras. I-scroll iyon - sa loob ng ilang sandali ng isang papasok na mensahe.
At mas madalas na hindi iyon, mahusay. Ngunit kung minsan, ang pagpapadala ng unang email na nasa isip ay maaaring mag-backfire - malaking oras. Narito ang ilang mga palatandaan na dapat kang lumayo mula sa computer at bumalik sa mensahe sa ibang pagkakataon.
1. Ang Iyong Tugon Ay Talagang Mahaba
Sa kasamaang palad, hindi posible na diplomatically sabihin sa isang tao na sa palagay mo ay isang tulala. Kaya, kung sumulat ka ng isang email na marunong sumayaw sa paligid ng katotohanang hinahamak mo ang mga iniisip ng iyong katrabaho, maipapangako ko sa iyo na ang email ay halos isinasalin sa: "Narito ang ilang mga malambot na pangungusap. Sa palagay ko ang iyong ideya ay sumusuko. "
Kung maaari mong isulat kung ano ang iniisip mo sa isang pangungusap (halimbawa, "Hindi ko kailanman gagawin ang pamamaraang ito") at ang iyong email ay tatlong parapo pa rin, nahihirapan ka. Maaari mong isipin na maipapayo na maglaan ng isang seksyon sa kung paano mo naiintindihan kung bakit maaaring malito ang ibang tao, at isa pa sa kung paano mo nalalaman kung ano ang iyong pinag-uusapan, at isang pangatlo sa kung paano mas mahusay ang iyong plano. Gayunpaman, ito ay talagang higit pang mga linya na maaaring mailagay ng ibang tao (o, makita nang diretso).
Sa halip, subukang maging masigla hangga't maaari. Kung hindi ka sumasang-ayon sa isang tao, ang isang maikling "Hindi ako sigurado na pareho kami sa pahina, " o "Mayroon akong ibang nabasa dito" ay talagang mas maganda - at mas mahusay.
2. Ang Iyong Tugon ay Umaapaw sa Pag-iingat
Maliban kung sinasabi mo sa isang tao na ang isang bagay ay ang pinakamagandang balita na naririnig mo - at ito talaga - dapat kang maging maingat sa isang email na puno ng diin. Kung ang bawat iba pang mga salita ay naka-bold o italicized o sa lahat ng mga takip, at ang bantas ay walang tatag; ipapalagay ng ibang tao ang iyong kahulugan ay labis. (Sa isang nauna nang trabaho, nagkaroon ako ng isang kliyente na sumulat ng lahat ng kanyang mga email, kahit na ang mga makamundong, sa lahat ng mga takip. Ang kawani ay maibigyang tinukoy ang kanyang sulat bilang mga tala ng pantubos.)
Ngunit hindi ito lahat masaya at laro. Kung hindi positibo ang iyong mga damdamin, madaling isipin ng ibang tao na sinusubukan mong ihatid ang galit - taliwas sa sabihin, simpleng pagkalito. Halimbawa, "Hindi ako sigurado kung ano ang ibig sabihin nito ??? !!!!" tila walang galit. Sa kabutihang palad, ang pag-aayos dito ay medyo madali. Nililimitahan ang iyong sarili sa isang bantas na marka at walang mga italics ("Hindi ako sigurado kung ano ang ibig sabihin nito.") Ipinapahiwatig pa rin na hindi ka maliwanag sa isang bagay, ngunit sa mas masusukat na paraan.
3. Ang Iyong Tugon ay Di-Tamad (Kahit sa Iyo)
Nagbibilang ka ng ilang minuto hanggang sa matapos ang araw ng trabaho. O ikaw ay pinuno ng trabaho at sinusubukan mong panatilihin ang iyong ulo sa itaas ng tubig. Anuman ang dahilan, hindi ka nakatuon, at nabasa mo ang email na iyong pinagsama-sama ng anim na beses.
At sigurado, maaari mong suriin ito sa loob ng isang ikapitong oras at pagkatapos ay pindutin ang ipadala. Ngunit kung tatanungin mo pa ang iyong sarili kung ang kahulugan ng linya na iyon, ito ay isang tanda na hindi, marahil ay hindi.
Kung maaari kang bumalik sa email, sabihin, pagkatapos mong kumain ng tanghalian o pagkatapos ng paparating na pulong na nakapipinsala sa lahat ng iyong enerhiya, maghintay. Kung kailangan mong tumugon sa ASAP, magpadala ng isang maikling tugon na nangangako na magpadala ng higit pang mga detalye sa ibang pagkakataon. Kadalasan, ang isang mabilis na tala na nagpapatunay sa pagtanggap at ipaalam sa isang tao na makikipag-ugnay ka sa higit pang impormasyon ay nagpapanatiling bukas ang mga linya ng komunikasyon - at binibigyan ka ng silid ng paghinga upang isulat ang iyong tugon kapag mayroon kang higit na bandwidth.
4. Ang Iyong Tugon ay Nakikibahagi sa Pupunta ka sa itaas at Higit pa sa Iyong mga Tungkulin
Alam mo kung anong uri ng mga mensahe ang karaniwang nasa iyong inbox. Ngunit paminsan-minsan, may darating na paraan at sa tingin mo ay mula sa, "Hmm, kakaiba …" hanggang sa "Maghintay, ito ba ang aking trabaho?"
Maaaring nais mong i-shoot pabalik ang isang mabilis na tugon para sa maraming mga kadahilanan. Siguro hindi sa palagay mo ang halaga ay nagkakahalaga ng oras ng iyong superbisor. Siguro isang napakatalino na tugon ay sumagi sa isipan at pupuntahan mo lang ito, na maisip na makikita mo ang pagkuha ng hakbangin.
Halimbawa, sabihin ng isang email sa iyo ng isang kliyente tungkol sa isang proyekto na nasa labas ng iyong workload. Kaya, sa tingin mo makikita mo kung mahahanap mo ang sagot, at kung hindi, i-email siya pabalik gamit ang pangalan ng taong humahawak nito. Nakakatulong iyan, di ba? Well, hindi kung mayroong isang backstory na hindi mo namamalayan. Bagaman mayroon kang mabuting hangarin, maaari mong ilagay ang iyong katrabaho o boss sa isang matigas na lugar.
Ang isang mahusay na pagpipilian ay upang maipasa ang email sa naaangkop na taong nasa bahay na may isang alok upang matulungan. Mukhang ganito ang "tinanong ni Arthur ng ABC Corporation kung maipasa ko ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay. OK ba ito? "O, " Tinanong ni Mark tungkol sa mga detalye sa proyekto ng XYZ. Makatutulong ba para sa akin na kumonekta siya sa iyo o magbahagi ng aming timeline? ”Maaaring maantala ang iyong tugon, ngunit alam mong magpapadala ka ng tama.
Hindi sigurado kung ang isang email ay pumapasok sa tamang tala? Magpahinga at bumalik dito.
