Email. Hindi mabubuhay dito. Hindi maisasakatuparan ang iyong trabaho nang wala ito. Tama ba ako?
Noong nakaraang taon ay nagpadala kami ng higit sa 2.5 bilyong mga email. At narito ang masamang balita. Sa kabila ng isang mahusay na halaga ng pagkabagot, ang bilang na ito ay inaasahan lamang na palaguin. Ang dami ay isang isyu, tulad ng oras na ginugol mo dito. Sa katunayan, sinabi ng mga ulat na suriin mo ito tungkol sa 36 beses bawat oras. 36 beses. Sa isang solong oras.
Kapag sinimulan mo ang pag-dabbling sa kung ano ang nasa iyong inbox, aabutin ng mga 16 minuto upang ma-focus muli ang iyong pansin sa iyong iba pang trabaho. Oh, at kung kailangan mo ng isang doc na inilibing sa iyong email sa isang lugar, aabutin ka ng dalawang minuto upang hanapin ito. Gawin ang matematika: Ito ay mabilis na nagdaragdag ng isang salot sa iyong pagiging produktibo.
Kailangan mo ito upang gawin ang iyong trabaho. Hindi mo lamang masusuklian ito tulad ng isang masamang ugali. Sa katunayan, walang pag-aalinlangan na isang bagay na lubos kang umaasa upang makakuha ng impormasyon, pag-apruba, o mga sagot mula sa mga kasamahan upang makakuha ka ng trabaho na natapos.
Ngunit kung hindi ka malinaw tungkol sa gusto mo mula sa iba kapag nagpapadala ka ng email, o kung hindi ka magtanong ng mga magagandang katanungan, alalahanin mo ba ang 36 beses bawat oras? Yeah well, panoorin ang pagtantya na tumaas nang malaki. Duda ako na ang mga tunog na nakakaakit. Narito ang apat na mga tip na maaari mong gamitin upang mabawasan at mapabilis ang iyong mga pagpapalitan at makipag-usap nang mas mahusay kaysa sa dati.
1. Linawin ang Iyong Tanong
Nakarating na ba kayo ng isang ideya sa isang kasamahan at natapos sa, "Mga Kaisipan?" Kung ang iyong layunin ay upang makakuha ng input mula sa isang tao sa isang pagpindot sa deadline, direksyon ng proyekto, o isang rekomendasyon sa mga pagpipilian, kailangan mong bigyan siya ng higit pa tiyak na magtrabaho kasama. Pagkatapos ng lahat, hindi niya nais na gumastos ng mas maraming oras na sinusubukan na mabasa ang iyong mensahe kaysa sa nais mong gumastos sa pagbabasa ng kanyang tugon.
Kung nagpadala ka lamang ng isang plano na nangangailangan ng pagkilos, halimbawa, sa halip na magtapos sa bukas at walang mali, "Mga saloobin?" Magtanong ng isang tiyak na katanungan, tulad ng, "Ano ang gagawin upang makatotohanang ipatupad ang planong ito sa susunod na linggo ? Ipaalam sa akin kung mayroong anumang magagawa ko upang mapunta ito sa ASAP. "Ang iyong kasamahan ay makakatugon nang mabilis at direkta, at makakakuha ka ng mas mataas na kalidad ng tugon.
2. Gupitin sa Chase
Si Sarah, ang Uri ng proyekto na miyembro ng proyekto na madalas mong pinagtatrabahuhan, nais lahat ng mga linggong mas maaga. Nasa muli siya. Makakakuha ka ng isang email para sa isang maihahatid na may isang nakakagulat na maikling deadline. Nabigo ka at tinukso na tumugon sa, "Maaari mo bang bigyan ako ng mas maraming oras sa proyekto na iyon?" Na may pag-asang muling pag-aayos ng oras ng pagtatapos. Kung gagawin mo, aabutin ng kalahating dosenang mga tugon upang malutas ang timeline lamang.
Sa halip, sabihin sa iyong kasamahan kung ano ang mayroon kang kakayahan na gawin, at iwanan mo iyon. "Hoy Sarah, mayroon na akong tatlong iba pang mga na-prioritize na proyekto sa aking pila. Gagawin ko ito sa pagtatapos ng araw sa susunod na Huwebes. Kung maaga kong maisagawa ito sa lalong madaling panahon, ipapaalam ko sa iyo. Salamat sa iyong pasensya. ”Boom. Tapos na.
3. Ihinto ang Mga Tanong sa Soliciting
Ang ilang mga mensahe ay bumubuo ng hindi kinakailangang mail dahil hindi mo sinasadya na mag-imbita ng mga tugon. Upang maiwasan ito, itigil ang pagsasara sa, "May kahulugan ba ito sa iyo?" Sa halip, sabihin mo "Ipaalam sa akin kung mayroon kang mga katanungan." Kung ang tagatanggap ay may isang katanungan, ipapaalam niya sa iyo; kung hindi, malalaman niya na walang kinakailangang tugon.
Maaari mo ring isara sa isang bagay tulad ng, "Ipaalam sa akin kung hindi kami nakahanay sa ito, " o "Ipaalam sa akin kung nais mong pag-usapan pa ito." Ang maigsi na wika na ito ay nagpapaliwanag na ang pag-uusap ay sarado kung hindi mayroong isang isyu sa pagtatapos ng tatanggap.
4. Huwag Kalimutan ang Pamagat
Ang linya ng paksa ng iyong mensahe ay ginto ng kahusayan. Gamitin ang real estate upang bigyan ang ulo ng iyong mambabasa tungkol sa kung magkano ang pansin na kailangan nilang gastusin at kailan. Pangungunahan ang mga sobrang emails sa pass.
Gamitin ang iyong pamagat upang ipahiwatig ang pagka-madali, maihatid, at timeline. Halimbawa, ang isang pamagat ay maaaring basahin ang isang bagay tulad ng, "Aksyon na kailangan sa tanghali ng Biyernes | Ang proyekto ng Acme dahil sa susunod na linggo.
Ngayon alam ng iyong mambabasa na ito ay mangangailangan ng ilang pansin. Nalaman niya na may isang oras ng pagtatapos para sa pagtugon at trabaho na kailangan niyang ituon para makumpleto sa susunod na linggo. Ang nag-iisang, kongkretong pahayag ay pumipigil sa isang toneladang pabalik-balik.
Ibinigay kung gaano karaming oras at email ng pag-aatas na kinakailangan, kapwa bilang isang nagpadala at isang tumatanggap, maaari mong makita kung paano ang ilang mga simpleng pamamaraan ay makakatulong sa iyo na magpadala ng mga mensahe na bumubuo ng mas kaunting mga tugon sa pagbabalik at pagbutihin ang pangkalahatang komunikasyon sa pagitan mo at ng iyong mga katrabaho o kliyente . Hindi ba cool? Kapag nagawa mong mahusay ang iyong komunikasyon, hindi mo lamang madarama ang higit na makontrol ang iyong inbox, pahalagahan ng iyong mga kasamahan kung gaano kahusay ang pagtulong mo sa kanila.
Ngunit, tandaan na kung minsan ang iyong pinakamahusay na pusta ay simpleng gawin ang offline na pag-uusap. Bilang isang patakaran ng hinlalaki, kung hindi mo malulutas ang isyu sa tatlong mga palitan ng email, o ang maling impormasyon ay nagaganap dahil sa isang mabaliw na thread, magmungkahi ng isang live na pag-uusap upang mabilis mong malutas ang bagay.
