Hindi ko alam ang tungkol sa iyo, ngunit kung minsan ay nagising ako at pakiramdam na ginugol ko ang aking araw na sinusubukan na hindi malunod sa aking inbox. Malinaw, hindi ito problema lamang na kinakaharap ko; halos bawat propesyonal na alam kong nakikibaka sa pamamagitan ng kanyang mga mensahe.
Mayroong ilang mabuting balita, bagaman: Mayroong tiyak na mga paraan upang mas mapamamahalaan ang iyong inbox - at upang makahanap ng ilang napunta ako sa mga dalubhasa. Nasa ibaba ang mga gawi ng lima sa pinaka-abalang tao sa mundo na ginagamit upang lupigin ang kanilang mga email. Tingnan kung alin ang maaari mong simulan ang paggamit upang mapagbuti ang iyong diskarte.
1. Mabilis silang Tumugon
Si Eric Schmidt, ang executive chairman ng Google, ay may ilang tila hindi pinahusay na payo: Tumugon kaagad sa mga email sa iyong inbox. Ipinaliwanag niya ang kanyang katuwiran para sa paggawa nito sa VentureBeat :
Mayroong mga taong maaasahan upang tumugon kaagad sa mga email, at sa mga hindi makakaya. Pagsikapang maging isa sa dating. Karamihan sa mga pinakamahusay - at pinaka-bihis-ang mga taong kilala nating kumilos nang mabilis sa kanilang mga email, hindi lamang sa amin o sa isang piling ilang nagpadala, kundi sa lahat.
Habang hindi mo kailangang tumugon sa bawat email sa loob ng tatlong minuto ng paglitaw nito sa iyong inbox, gumawa ng isang tala kung gaano katagal ito ay dadalhin ka. Kung sa palagay mo ang isang mensahe ay tatagal lamang ng isang 30 segundo o dalawang salita na sagot, sagutin lamang ito habang binabasa mo ito. Kung mangangailangan ito ng mas mahabang tugon, magpadala ng isang mabilis na email na ipaalam sa taong alam mo ito at kung kailan ka tutugon. Makakakuha ka agad ng ilang kredito sa kalye para sa iyong paggalang at pagkaasikaso.
2. Ginagawa nila ang kasiyahan sa Email
Ang dating Facebook exec at tagapagtatag ng kumpanya ng media na si Randi Zuckerberg ay may ilang mga payo sa email na gagawing nais mong sirain ang mga chips at guacamole: Magkaroon ng isang inbox na paglilinis ng partido sa ilan sa iyong mga kasamahan o kaibigan.
Dalhin ang alak, sabog ang isang mahusay na playlist, magpakita ng tungkol sa kung paano ka galit sa pagkalunod sa email - at pagkatapos ay tumuon sa susunod na ilang oras sa pag-alis ng maraming mga mensahe hangga't maaari mo, habang nagbabahagi ng nakakatawang mga mensahe na iyong nahanap, o mga pro-tips na natuklasan mo. sa daan.
Ang pagpasok sa iyong inbox ay hindi kailangang gawin sa katahimikan sa opisina ng iyong sarili; maaari itong talagang maging isang kakaibang kolektibong karanasan na potensyal na nagdudulot sa iyo at sa iyong mga kasamahan (dahil hindi mahilig magalit sa email?).
Oh, at malinaw naman na laktawan ang alkohol kung talagang nagpaplano kang tumugon sa mga mensahe at hindi mo lamang ihahagis ang mga ito sa basurahan. O kaya, kunin ang payo ni Jen Dziura at isulat ang ilan sa iyong mas mahirap na mga email habang tipsy - ngunit pagkatapos ay i-save ang mga ito bilang mga draft at basahin ang mga ito sa susunod na araw bago mo talagang pindutin ang "magpadala."
3. Nag-iskedyul sila ng Oras na "Walang Email"
Kumuha ng isang pahina mula sa playbook ng isa sa mga pinuno ng libreng mundo, Barack Obama: Sagrado ang iyong personal na oras, kaya huwag mo itong gugulin magpakailanman sa isang paghahanap upang makapunta sa inbox zero. Tulad ng iniulat ng 99U:
Ang pangulo ay may tatlong sandali sa kanyang iskedyul na walang alinlangan sa kanya: ang pag-eehersisyo sa umaga, ang kanyang hapunan kasama ang kanyang mga anak na babae, at ang gabi pagkatapos matulog ang kanyang pamilya.
Habang tila madali itong pisilin sa isang higit pang email sa mga off-hour, gawin itong ugali ng pagsasabi ng hindi. Laging mayroong mga email na sasagutin at ang mga taong nagsasabing ang kanilang mga mensahe ay kagyat o mahalaga. Ang pagguhit ng linya na iyon ay nangangahulugang mas magiging produktibo ka kapag talagang kailangan mong bumagsak sa negosyo.
4. Ginagamit nila ito upang Maging Organisado
Bagaman hindi ko inirerekumenda ang paggamit ng iyong inbox bilang iyong listahan ng dapat gawin, ang tagapagtatag ng LearnVest na si Alexa von Tobel ay may pagbubukod sa panuntunang ito na ibinahagi niya kay Lifehacker:
Nasa ugali ko rin ang pag-email sa aking mga tala, dahil nakatira ako sa aking inbox. Sa Linggo ng gabi nakaupo ako at gumawa ng mga listahan ng lahat ng kailangang mangyari sa susunod na linggo. Kinunan ko ang aking sarili ng isang email upang madali akong makatulog (ang mga dosis ay wala sa aking ulo), at masiguro kong sigurado na ang listahan ay maghihintay sa akin sa AM.
Sa pamamagitan ng paggawa ng iyong dapat gawin na listahan kapag nasa isip mo pa rin ang lahat (sa halip na sa umaga kapag natutulog ka o walang kibo), pinalalaya mo ang isa pang bahagi ng iyong araw na gugugol sa aktwal na mga proyekto sa halip na pagpaplano kung ano ka pagpunta sa gawin.
5. Kumuha sila ng Umpisahan ng Ulo sa Liwayway
Maraming mga abalang tao, tulad ng AOL CEO Tim Armstrong at CEO ng Virgin Money na si Jayne-Anne Gadhia, ay nagsisimula sa kanilang mga araw sa pamamagitan ng kanilang mga inbox. Si Gadhia ay may magandang dahilan sa paggawa nito:
Ang unang bagay na ginagawa ko ay tingnan ang aking mga email at sagutin ang anumang natitirang. Hindi ako maaaring tumayo ng walang nagawa!
Malinaw na kakailanganin mo pa ring gumastos ng oras sa iyong araw sa pamamagitan ng mga email, ngunit ang pagkakaroon ng pagsisimula ng ulo ay maaaring gawing mas madali ang mga bagay, pati na rin ipagbigay-alam mo kung anong mga bagay na kailangan mong gawin sa sandaling makapasok ka sa opisina.
Mayroong kadahilanan na marami sa mga sobrang abalang tao na ito ay matagumpay, at ang pag-snag ng isang maliit na tip sa pagiging produktibo ng email dito at hindi kailanman nasasaktan!
