Maging totoo tayo. Ang katotohanan na pinapayagan ka ng Gmail na hatiin ang iyong inbox sa limang mga sub-folder ay maaaring nangangahulugan lamang ng isang bagay: Karamihan sa mga email na natanggap namin ay kabuuang crap. At kapag nagpapadala ka ng isang tala sa isang kasamahan, ang iyong boss, o isang manager ng pag-upa, malamang na mag-landing sa isang lugar sa pagitan ng isang bagay na kritikal at Viagra spam o BuzzFeed GIF.
Kaya, paano mo masisiguro na mapapansin ang iyong mensahe at mas mahalaga - basahin? Ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng iyong tatanggap, at tiyakin na ang anumang email na isinulat mo ay sumasagot sa limang tanong na ito.
1. Bakit Dapat Ko Buksan Ito?
Ang iyong linya ng paksa ay ang tumatawag na ID ng iyong email - matutukoy kung nasasagot ito o hindi pinansin. Gawin itong tiyak at direktang upang malaman ng iyong tatanggap kung ano mismo ang aasahan mula sa mensahe. Kung kakailanganin mo ang iyong katrabaho na magbigay sa iyo ng puna sa Martes, huwag ilibing ang isang tala sa huling linya. Pamagat ang iyong email "Sumagot sa pamamagitan ng Martes: mga tala mula sa pagpupulong ngayon" sa halip ng "Hoy" (na katumbas ng email ng pagdinig "kailangan nating pag-usapan").
Kung nag-a-apply ka para sa isang trabaho, gumamit ng mga pangunahing salita tulad ng pangalan ng posisyon o ang iyong karanasan upang matukoy. Ang pagsulat ng "Community Manager na may 4 na Taon ng Karanasan" ay isang maikli at matamis na paraan upang maihandog ang iyong mga kredensyal.
2. Sino Ka?
Kung nagsusulat ka sa isang tao sa unang pagkakataon - halimbawa, isang tagapag-upa ng empleyado o isang narinig mong nagsasalita sa isang kaganapan ngunit hindi nagkita-nais mong magtaguyod nang mabilis hangga't maaari. Halimbawa, bago ako sumulat ng isang malamig na email sa isang kumpanya tungkol sa mga bukas na posisyon ng freelance, nalaman ko na ang nagtatag at pareho kaming nag-aral sa parehong kolehiyo. Naglagay ako ng "Yale alum" sa parehong paksa at ang unang pangungusap ng aking email; Nakakuha ako ng tugon at naka-iskedyul ng isang pakikipanayam sa loob ng 48 oras.
Gumamit ng anumang karaniwang batayan na mahahanap mo - mga paaralan, kapwa kaibigan o interes, propesyonal na asosasyon - upang ipaalam sa mga tatanggap na ikaw ay nagkakahalaga ng pakikipag-ugnay. O kung nagtatrabaho ka sa isang malaking kumpanya at nakikipag-ugnay ka sa isang ehekutibo na nakilala mo dati, ang isang mabilis na paalala kung kailan at kung saan ka huling nakakonekta ay makakatulong sa pag-jog ng kanyang memorya.
3. Ano ang Kailangan Mo?
Ito ang dahilan kung bakit nakasulat ka sa unang lugar! Ngayon na ang oras para sa malaking paliwanag, di ba? Hindi pa. Layunin na maging malinaw at nakagambala sa isa o dalawang pangungusap. Sa trabaho, isipin ang iyong email bilang isang maikling paunang pakikipag-ugnay na maaaring mag-set up ng isang live na pag-uusap sa pamamagitan ng telepono o sa tao kung kinakailangan ang higit pang paliwanag.
Totoo ito lalo na sa mga malamig na email kapag hindi inaasahan ng tatanggap ang iyong mensahe. Kung sumulat ka upang humiling ng isang pulong sa kape, maging tiyak ngunit mag-iwan ng silid para sa intriga. Halimbawa, isulat ang "Gusto kong ibahagi ang natutunan ko sa marketing ng nilalaman pati na rin malaman kung paano ako makapag-ambag sa iyong mga kasalukuyang proyekto." Alalahanin: Ang mga abala sa tao ay hindi nais na "napili" ang kanilang utak. upang makakuha ng mas matalinong sa pamamagitan ng pagpapalitan ng mga ideya.
4. Ano ang mayroon sa Akin?
Isipin ang iyong email bilang isang transaksyon: Ang gusto mo mula sa iyong tatanggap ay dapat makinabang sa kanya hangga't nakikinabang ito sa iyo. Sa trabaho, lahat tayo ay naghahanap ng pag-apruba mula sa aming mga kasamahan, tagapamahala, at mga customer. Paano makakatulong sa iyong hinihiling na matupad ito? Maging malinaw na may mga pariralang tulad ng, "Maaari akong maging isang asset sa iyong koponan, " "maaaring makatulong ito na ipakita ang iyong mga ideya nang mas malinaw, " o kahit na "feedback ng customer ay nagpapakita na naghahanap sila ng mga solusyon tulad nito."
5. Pinahahalagahan Mo Ba Ito?
Sa napakaraming impersonal na mga email na dumarating sa aming mga inbox bawat araw, ipakilala ang iyong sarili sa pamamagitan ng pagpapakita ng isang maliit na sangkatauhan. Kung nakikipag-usap ka sa isang kasamahan o isang malamig na pakikipag-ugnay, hinihiling mo ang oras ng taong iyon na mag-follow up nang maingat sa iyong email. Ipakita na pinahahalagahan mo ang pagsisikap sa pamamagitan ng pag-sign off sa "salamat" o "matapat" (seryoso, "pinakamahusay" ay paraan masyadong nakalilito). Ang isang maliit na pag-uugali ay pupunta sa isang mahabang paraan upang makuha ang tugon na nais mo.
Itago ang mga katanungang ito sa isang Tala na ito at i-tsek ang iyong mga mensahe laban sa mga ito bago ka magpadala. Hindi lamang ikaw ang makakadalubhasa sa email ng bapor, ikaw ay magiging isang mapahamak na mahusay na tagapagbalita sa anumang setting ng propesyonal.
