Ang pagpapadala ng isang email ay ang pinakamadali at hindi bababa sa nakakaabala na pamamaraan para sa paggawa ng mga kahilingan sa loob ng mga koponan. Ngunit ito ay tiyak dahil ang email ay napakahirap na maaari itong maging isang kumpletong pag-aaksaya ng oras. Ang paglipad ng isang hindi malinaw na email na hindi malinaw na sabihin sa mga tatanggap kung ano ang dapat nilang gawin o kung bakit mahalaga ang iyong hiling ay lilikha lamang ng mas maraming trabaho para sa lahat.
Ang pinaka-epektibong email ay tinatrato ang linya ng paksa tulad ng isang ID ng tumatawag at gumamit ng mga salita na agad na makarating.
Narito ang ilang mga dos at hindi para sa pagpili ng salita na makakakuha ng malinaw sa iyong mensahe at maiiwasan ka sa nakakainis (o malito) ng iyong mga katrabaho:
1. Kapag May Mga Gawain na Makumpleto
Huwag Sumulat: Atbp.
Huwag Isulat: Ang, Ito, o Ito
Ang iyong mga guro sa paaralan ng grammar ay tama - maging tiyak! Kahit na ang iyong email ay sumusunod sa isang kamakailan-lamang na pag-uusap o pagpupulong, malamang na mai-file bilang isang bagay na gagawin sa ibang pagkakataon. Kapag handa nang basahin ito ng iyong tatanggap, hindi nakikita ang "Staff follow-up atbp." Sa halip, maging malinaw tungkol sa kailangan mo at isulat: "Mangyaring malutas ang mga katanungang ito mula sa pagpupulong ng mga kawani" o "Ang ulat na tinalakay sa pagpupulong ng mga kawani." Isipin ang iyong paksa tulad ng pag-sulat ng isang listahan ng dapat gawin upang madali para sa kahon na iyon upang masuri.
2. Kapag Nagbabahagi ka ng Isa pang Email
Huwag Sumulat: "FWD:"
Huwag Sumulat: Tulungan
Ang isang ito ay palaging iniisip ako ng mga '90s, kung karaniwan na makita ang mga email na napunta sa ganito: "Fwd: fwd: fwd: fw: Ipadala ito sa 10 mga tao at ito ang magiging masuwerteng araw mo!" Maliban kung talagang Nagpapadala ng mga sulat ng chain sa trabaho (seryoso, huwag), marahil ay nagbabahagi ka lang ng isang bagay na isinulat ng ibang tao na nais mong basahin o gawin ng iyong katrabaho. Sa kasong iyon, pahingi ka ba sa kanya at isulat ang "Maaari mo bang tulungan ako na maipaliwanag ito?" O "Mukhang nangangailangan ng tulong ang kliyente." Oo, baka binalak mong isulat ang mensahe sa katawan ng email, ngunit ang paksa ay isang mas mahusay na lugar kung nais mo ito upang mapansin nang mabilis.
3. Kapag Sinusubukan mong Maging Personal
Huwag Sumulat: Uy
Huwag Sumulat: Ikaw
Ang pagpapadala ng isang "Hoy" sa isang linya ng paksa ng email ay ang parehong bagay tulad ng pag-text sa "Kailangan nating makipag-usap" sa isang kaibigan o isang taong nakikipag-date. Huwag gawin ito! Gagawin mong kahina-hinala ang tatanggap ng kung ano ang darating, at maaari kang magtapos ng paghihintay ng isang tugon dahil hindi ito mabuksan. Dahil maaaring kailanganin mong makipag-chat tungkol sa isang bagay na personal o pribado, subukang "Kailan ka magkaroon ng oras para sa isang 15-minutong chat?" Ang pamamaraang ito ay tumatakbo at inilalagay ang kapangyarihan sa mga kamay ng tatanggap upang pumili ng isang oras na gumagana para sa kanya .
4. Kapag Kailangan mo Ito Ngayon
Huwag Sumulat: Madali
Huwag Sumulat: Ngayon
Kapag ang oras ay maikli at ang presyon ay mataas, "kagyat" ay isang salita na maaari lamang makagawa ng gulat. At ang panicking ay ang huling bagay na dapat gawin ng isang tao na responsable para sa isang gawain. Kung mayroon kang sapat na oras upang makilala ang pangangailangan at magpadala ng isang email, mayroon ka ring oras upang magbigay ng paunawa na "Kailangan ito ang iyong unang priyoridad ngayon." Kung ito ay tunay na kagyat, gumawa ng isang tawag sa telepono o pagbisita sa personal na tao. sa halip.
5. At Isang Isa pang Phrase ng Bonus
Ang huling ngunit hindi bababa sa ay isang parirala na sinasabi nating lahat upang tapusin ang aming mga email ngunit maaaring bihirang gamitin upang direktang matugunan ang aming mga katrabaho: "Salamat." Ang isang maikli, simpleng mensahe ng pagpapahalaga ay pupunta sa mahabang paraan sa pagpapalakas ng mga bono sa pagitan mo. at mga miyembro ng iyong koponan. Sinasabi nito na kinikilala mo ang kanilang mga pagsisikap at pinahahalagahan ang kanilang mga tungkulin. At sigurado na tumatama sa isang pagbagsak ng tiwala.
