Ang mga tawag sa pagpupulong sa audio ay may maraming mga benepisyo para sa mga pulong sa negosyo at panlipunan, ngunit dumating ang kanilang sariling hanay ng mga karaniwang problema. Ang hindi pagtugon sa mga ito ay maaaring mangahulugan ng pagkakaiba sa pagitan ng isang propesyonal, mabisa, epektibong pagpupulong at isang bahagyang naintindihan na tawag sa mahinang tao na hindi nagawa ang mga layunin nito. Narito ang pitong karaniwang problema at kung paano ayusin ito.
1. Background Noise
Ito ay anumang ingay na nanggagaling sa isang kalahok bukod sa kanilang tinig, tulad ng mga upuan na may gulong, background chatter, mga noises ng makinarya, rustling ng papel, atbp Nakukuha mo ang mga noises na ito karamihan sa mga kalahok na gumagamit ng VOIP (voice over internet protocol) dahil ang tradisyunal na telepono Ang handset ay nakatuon at maikli ang saklaw ng mga mikropono, samantalang ang VOIP ay gumagana sa isang mikropono na nakukuha sa aparato na higit na makatwiran. Ang isang halimbawa ay ang sistema ng hanay ng mikropono sa mga laptop computer. Ang ilang mga tao ay lumahok sa kumperensya gamit ang kanilang mga aparato hands-free.
Ang tanging paraan upang malunasan ang sitwasyong ito ay upang malaman ng mga kalahok ang mga kaguluhan na ginagawa nila, na pinakamahusay na ginagawa sa pamamagitan ng komunikasyon bago ang conference call. Halimbawa, bilang tagapag-ayos, maaaring gusto mong magpalipat-lipat ng isang email sa etiketa sa conference call bago ang sesyon.
2. Echo
Ang Echo ay maaaring maging bahagi ng ingay sa background, ngunit ito ay mas teknikal kaysa iyon. Ang isang tao na nakikilahok sa conference call ay maaaring magkaroon ng mga problema sa kanilang telepono-marahil ito ay kulang sa pagkansela ng echo, halimbawa. (Magbasa nang higit pa kung paano ihinto ang paggawa ng echo.)
Ang isang taong may echo ay karaniwang hinihiling na mag-hang up. Kaya muli, ang napapanahong kamalayan ng anumang mga teknikal na isyu sa mga telepono at iba pang kagamitan na ginagamit sa isang conference call ay mahalaga.
3. Kakulangan ng Pamamahala ng Presensya
Sa isang audio conference call, ginagamit mo lang ang isa sa iyong mga pandama: ang iyong pandinig. Hindi mo makikita ang mga taong nakikipag-usap ka o nakikinig. Maliban kung masubaybayan mo ang bawat entry at exit sa iyong conference call, maaaring hindi mo alam ang presensya sa iyong madla nang malalim sa conference.
Ang problemang ito ay nananatiling walang tiyak na solusyon sa ngayon. Ang unang tool na nag-aalok ng anumang uri ng pamamahala ng presensya ay UberConference, na nagbibigay-daan sa iyo upang makita kung sino ang nagsasalita, sino ang naririto, sino ang hindi, at iba pa. Ang ilan sa mga naturang mga tool ay na-crop up kamakailan lamang, ang ilan ay may mga kagiliw-giliw na visual na mga interface na kumakatawan sa mga kalahok na may mga icon. Ang pinakamainam na paraan upang pamahalaan ang pagdalo ng mga kalahok ay maaaring maging simpleng tuntunin ng magandang asal: Hilingin sa bawat tao na ipahayag ang kanilang mga pag-uusap at pag-uusisa bilang isang bagay ng kagandahang-loob.
4. Music Hold
Ang mga tao ay normal na mag-alaga ng interface ng kanilang telepono para sa kanilang indibidwal na paggamit, ngunit hindi para sa mga tawag sa pagpupulong. Bagaman maaari itong maging maganda para sa isang taong na-hold na upang marinig ang musika, ito ay isang istorbo sa isang conference call. Ang ilang mga kalahok ay maaaring maglagay ng kumperensya na hawakan habang dumadalo sa iba pang tawag o gawain, halimbawa, sa gayon ay di-sinasadyang pagdaragdag ng maindayog na ambiance sa kumperensya. Dito muli, kapaki-pakinabang ang isang paunang kampanya sa kamalayan ng etika ng pagpupulong.
5. Kakulangan ng Pamumuno
Sa ilang mga pagkakataon, kung ang isang grupo ay walang tagapanguna, ang kaguluhan ay humahantong sa halip. Ito ay malamang sa isang setting ng kumperensya. Dapat isaalang-alang ng isang tao ang talakayan na tiyakin na ang bawat isa ay bibigyan ng sapat na panahon upang magsalita at kinakailangang pansin, at makapagbalik ng mga bagay sa landas ay dapat na magkamali o sumasalungat.
6. Mismanagement ng Mga Materyal at Dokumento
Maraming kumperensya ang tumutukoy sa mga dokumento, materyales, at mga kasangkapan. Ang maling pagpapalaganap ng naturang impormasyon ay nagiging sanhi ng ilang mga kalahok na maging madilim sa ilang mga punto, sa gayon nagiging sanhi ng kawalan ng interes. Kung gayon, pangalagaan ang mga kaugnay na impormasyon at mga dokumento sa lahat ng mga kalahok bago magsimula ang kumperensya.
Ang isa pa, mas mabuti, ang paraan ay ang paggamit ng mga tool sa online na pakikipagtulungan, na nagpapahintulot sa pakikipag-ugnayan sa mga naturang materyal.
7. Mahina ang Marka ng Tawag
Madalas itong nangyayari sa serbisyo ng VOIP, na nakasalalay sa isang bilang ng mga kadahilanan na kasama ang bandwidth, codec, phone, at iba pang mga device. Hindi gaanong magagawa mo ito kung ikaw ang lider o organizer ng kumperensya. Ang kalahok na naghihirap mula sa mahinang kalidad ng boses ay kailangang matugunan ang mga teknikal na problema sa kanilang panig.
