Ang isang nakabahaging mailbox ay nagbibigay-daan sa iyong mga customer, mga supplier at iba pa na magpadala ng email sa isang gitnang address kung saan ang lahat sa isang koponan ay maaaring makakita at tumugon sa mga mensaheng iyon.
Ano ang isang Naibahaging Mailbox ng Opisina?
Ang isa sa mga pinaka mahusay na paraan upang magbahagi ng mga mensaheng e-mail sa isang grupo ng mga tao ay ang mag-set up ng isang mailbox na ibinahagi ng Office 365. Sa isang nakabahaging mailbox, ang bawat tao na nakatalaga sa mailbox ay may kumpletong pag-access sa mga mensahe. Mababasa nila ang mga papasok na email, tumugon sa mga mensahe, ipapasa ang mga mensahe at makita kung paano tumugon ang iba sa papasok na mail.
Kapag tumugon ang isang miyembro ng kopya sa isang mensaheng email mula sa nakabahaging mailbox, ang email ay ipinadala mula sa nakabahaging mailbox address, hindi mula sa email address ng indibidwal. Nakikita ng tatanggap ng email ang address ng nakabahaging mailbox. Ito ay nagpapanatiling kumpidensyal ng email ng iyong mga empleyado ng iyong mga empleyado at nagbibigay ito sa iyong negosyo ng isang propesyonal na anyo.
Ang iyong organisasyon ay maaaring lumikha ng maraming mga nakabahaging mga mailbox kung kailangan mo. Ang mga shared mailbox ay walang mga username o password. Ang nakabahaging mailbox ay hindi nangangailangan ng lisensya sa Office 365, ngunit ang bawat user na nakatalaga sa mailbox ay dapat magkaroon ng isang subscription sa Office 365.
Bakit Gumamit ng isang Naibahaging Mailbox ng Opisina?
Ang serbisyo sa customer, mga mapagkukunan ng tao o mga kagawaran ng pagmemerkado na nais ang mga papasok na mensahe ng email na masagot ng susunod na magagamit na miyembro ng koponan ay mahusay na mga halimbawa ng isang epektibong paggamit ng isang ibinahaging mailbox. Ang bawat tao na nakatalaga sa nakabahaging mailbox ay maaaring makakita at tumugon sa bawat mensahe sa mailbox na iyon.
Ang pakikipagtulungan sa isang nakabahaging mailbox ng Office 365 ay hindi lamang tungkol sa email. Ito ay tungkol sa pagtulong sa mga tao sa iyong organisasyon na magtulungan nang mas mahusay. Kasama ng nakabahaging mailbox, magkakaroon ng access ang iyong mga koponan sa isang nakabahaging listahan ng contact at isang nakabahaging kalendaryo. Sa isang nakabahaging listahan ng contact, lahat ng nasa pangkat ay may access sa mahahalagang mga email address. Gamit ang nakabahaging kalendaryo, maaaring ipasok ng mga miyembro ng grupo ang kanilang mga appointment sa isang sentral na lokasyon na maaaring makita ng lahat sa grupo.
I-set up ang isang Nakabahaging Mailbox
Ang mga nakabahaging mailbox ng Office 365 ay maaari lamang i-set up ng administrator ng iyong subscription sa Opisina.
Sundin ang mga direksyon na ito upang i-set up ang isang nakabahaging mailbox:
- Mag-sign in sa center Admin ng Office 365 gamit ang iyong administrator account.
- Piliin ang Mga grupo> Mga ibinahaging mga mailbox.
- Piliin ang Magdagdag ng isang mailbox.
- Sa Magdagdag ng isang pahina ng mailbox, mag-type ng isang pangalan para sa nakabahaging mailbox sa patlang ng Pangalan. Ang isang alias ng mailbox ay awtomatikong nalikha sa field ng Email ngunit maaari mong baguhin ito sa ibang bagay. Matapos mong ipangalan ang nakabahaging mailbox, piliin ang Magdagdag upang lumikha ng mailbox.
- Sa ilalim ng Mga Susunod na hakbang, piliin ang Magdagdag ng mga miyembro sa mailbox na ito.
- Sa pahina ng Mga miyembro ng Nakabahaging Mailbox, piliin ang Magdagdag ng mga miyembro.
- Maglagay ng check mark sa tabi ng mga taong may access sa nakabahaging mailbox. Kung hindi mo makita ang pangalan ng isang tao sa listahan, i-type ang kanilang pangalan sa kahon sa Paghahanap. Kapag tapos ka na, piliin ang I-save.
I-save ang Ipinadalang Email sa Nakabahaging Mailbox
Kapag ang isang tao ay nagpapadala ng isang mensaheng e-mail mula sa nakabahaging mailbox, ang isang kopya ng mensaheng iyon ay naka-save sa folder ng Naipadalang Item, hindi sa nakabahaging mailbox. Kung nais mong mai-save ang mga email na ito sa nakabahaging mailbox, i-edit ang mga setting ng ibinahaging mailbox.
Narito kung paano i-save ang mga ipinadalang mensahe sa email sa nakabahaging mailbox:
- Piliin ang Mga grupo> Mga ibinahaging mga mailbox.
- Piliin ang nakabahaging mailbox.
- Piliin ang I-edit sa tabi ng ipinadala na item ng item.
- Sa naipadala na pahina ng item, ilipat ang slider sa posisyon ng On para sa mga Kopya ng mga item na ipinadala bilang mailbox na ito at Kopyahin ang mga item na ipinadala sa ngalan ng mailbox na ito. Kapag tapos ka na, piliin I-save.
Gamitin ang Ibinaging Mailbox sa Outlook 2016, Outlook 2013 at Outlook 2010
Sa sandaling naka-set up ng admin ng iyong samahan ang nakabahaging mailbox, ang iyong mga user ay hindi kailangang gumawa ng anumang bagay upang ipakita ang nakabahaging mailbox sa desktop na bersyon ng Outlook. Ang nakabahaging mailbox ay awtomatikong lalabas sa pane ng Folder.
Upang magpadala ng email mula sa nakabahaging mailbox:
- Buksan ang Outlook.
- Piliin ang Bagong Email upang lumikha ng isang bagong mensahe.
- Piliin ang Mula sa at piliin ang nakabahaging mailbox.
- I-type ang iyong mensahe at piliin Ipadala.
I-access ang Ibinahagi na Mailbox sa Outlook sa Web
Kung gusto mong magtrabaho kasama ang nakabahaging mailbox sa isang web browser, kakailanganin mong idagdag ito nang manu-mano.
Upang idagdag ang nakabahaging mailbox sa online na bersyon ng Outlook:
- Mag-sign in sa iyong Office 365 account at piliin ang Outlook app.
- Sa pane ng nabigasyon, i-right click sa iyong mailbox name at piliin Magdagdag ng nakabahaging folder.
- Nasa Magdagdag ng nakabahaging folder dialog box, i-type ang email address ng nakabahaging mailbox at pagkatapos ay piliin Magdagdag.
Mga Ibinahagi na Mailbox at Outlook Mobile App
Ang mga nakabahaging mailbox ay hindi lilitaw sa Outlook mobile app. Nangangahulugan ito na kung nais mong i-access ang isang nakabahaging mailbox mula sa iyong smartphone, kakailanganin mong buksan ang isang browser at gamitin ang Outlook sa Web.
Mapapansin mo ang isang bahagyang pagkakaiba sa kung paano ka nagtatrabaho sa iyong indibidwal na email account sa Outlook at sa nakabahaging mailbox. Sa nakabahaging mailbox, ikaw at ang iyong mga miyembro ng koponan ay nagtatrabaho ng mas mahusay na magkasama upang sagutin ang mga email mula sa iyong mga customer, supplier, vendor at iba pa.
