Upang mapanatili ang iyong default Mga Personal na Folder file na slim at, maliit at perpektong hugis para sa mabilis na pang-araw-araw na pag-access, ang Outlook ay may isang madaling gamiting AutoArchive tampok na awtomatikong naglilipat ng mga lumang item sa isang file ng archive.
Ngunit ano kung kailangan mo lamang mag-archive isang beses sa isang taon at sa isang naaalis na daluyan? Sabihin nating bawat taon sa pagitan ng Bisperas ng Pasko at Bagong Taon, nais mong ilipat ang halaga ng lumang mail mula sa Outlook sa isang DVD-ROM. Sa ilang PST file juggling, magagawa mo.
I-archive ang Outlook Mail sa isang Matatanggal na Medium
Upang i-archive ang lumang Outlook mail sa isang naaalis na daluyan:
- >> Hakbang sa pamamagitan ng Hakbang Screenshot Walkthrough
- Piliin ang File | Pamamahala ng Data ng File … mula sa menu sa Outlook.
- Mag-click Magdagdag ng ….
- Mag-iwan Office Outlook Personal Folder File (.pst) napili.
- Kung kailangan mong ma-access ang iyong mga naka-archive na mensahe mula sa isang bersyon ng Outlook bago ang Outlook 2003, piliin ang Opisina 97-2002 Personal Folder File (.pst).
- Mag-click OK.
- Sa ilalim I-save sa:, pumunta sa naaalis na daluyan, network drive o iba pang lugar kung saan nais mong iimbak ang iyong archive.
- I-type ang nais na pangalan ng iyong archive sa ilalim Pangalan ng file:.
- Mag-click OK.
- Bigyan ang iyong archive ng isang mapaglarawang pangalan (ang taon ng naka-archive na mail, halimbawa) sa ilalim Pangalan:.
- Opsyonal, encrypt at password-maprotektahan ang iyong mga naka-archive na mensahe.
- Mag-click OK.
- Mag-click Isara.
- Ilipat ang mga folder na nais mong i-archive sa bagong lokasyon ng archive sa pane ng nabigasyon ng Outlook.
- Kung nais mong i-archive lamang ang mga indibidwal na mensahe, hindi buong folder, i-right-click sa bagong lokasyon ng archive at piliin Bagong folder… upang lumikha ng bago Mga item sa Mail at Post folder sa loob nito. Pagkatapos ay ilipat ang nais na mga mensahe sa bagong folder.
- Mag-click sa lokasyon ng archive gamit ang kanang pindutan ng mouse.
- Piliin ang Isara ang "…" mula sa menu.
Ang iyong mga mensahe ay naka-archive at wala na sa ngayon. Siyempre, maaari mong i-plug ang mga ito pabalik sa Outlook sa anumang oras madali upang basahin o mabawi ang mga ito.
