Ang email ay pinalitan ng snail mail para sa isang mahusay na maraming mga negosyo at personal na komunikasyon. Upang ipadala ang pinakamahusay na mga email, kailangan mong malaman ang ilang mga alituntunin. Ang pulisya ng etiketa sa e-mail ay hindi sasama sa iyo kung hindi mo sundin ang mga ito, ngunit ang mga ito ay mga patnubay na tumutulong sa iyo na maiwasan ang mga pagkakamali tulad ng pagkakasala ng isang tao kapag hindi mo sinasadya at hindi pagkakaunawaan ang tulad ng pagiging nasaktan kapag hindi ka sinadya .
Ang mga pangunahing tuntunin ng etiketa sa email ay tumutulong sa amin na lahat ay mas mahusay na makipag-usap sa pamamagitan ng email, at nagbabayad ito upang malaman ang mga ito.
01 ng 25Kumuha ng Ikalawang Pagtingin Bago ka magpadala ng Mensahe
I-type nang isang beses, tumingin nang dalawang beses, at iwasan ang mga nakakahiyang mga email na may maling teksto na pumunta sa maling tagatanggap o tatanggap. Kaya:
- I-pause ang isang sandali matapos mong kumpletuhin ang isang email.
- Tingnan ang mga pangalan ng (mga) tatanggap.
- Basahin ang mensaheng email.
Lamang pagkatapos ay dapat kang pumiliIpadala. Ang isang onsa ng pag-iwas ay nagkakahalaga ng isang libra ng lunas.
Sa Gmail at ng ilang iba pang mga serbisyo sa email, maaari mong paganahin ang isang tampok na hindi sigurado na nagbibigay sa iyo ng ilang mga segundo upang i-undo ang potensyal na pinsala kahit na pagkatapos ng pagpapadala ng isang errant email. Kung saan ito ay hindi magagamit, subukan ang pag-alis sa patlang Upang blangko o pagpasok ng iyong sariling email address, kaya ikaw ay mapaalalahanan upang tumagal ng isang pangwakas na hitsura bago pagpapadala.
02 ng 25Huwag Default na Tugon Lahat
Kung ang "Sumagot" ay mabuti, pagkatapos ay "Tumugon sa Lahat" ay dapat na mas mahusay. Tama bang tama iyan?
Alalahanin ang mga inbox ng mga tatanggap at huwag ipadala ang iyong tugon sa mga taong hindi nito kailangan.
03 ng 25Panatilihing Maikli ang Mga Email
Huwag takutin ang mga tatanggap na may napakaraming teksto. Bumuo ng isang maikling at madaling-to-dakpin mensahe sa halip.
04 ng 25Gamitin ang Quote na Quote Judiciously
Sa palagay mo ba ang pag-quote sa orihinal na teksto sa iyong email reply ay maraming trabaho? Ito ay hindi. Minsan, ito ay mahalaga para sa pagpapatuloy. Maaaring hindi alam ng iyong tagatanggap kung ano ang iyong sinasagot, ngunit kung iyong babanggitin ang bahagi ng mensahe ng nagpadala sa iyong tugon, malinaw ang iyong layunin.
Sa karamihan ng mga kaso, maaari mong kopyahin ang bahagi ng email ng nagpadala at pagkatapos ay piliin ang "I-paste bilang panipi" (o katulad na verbiage) sa iyong tugon. Kung mahaba ang mensahe ng nagpadala, karaniwang hindi mo kailangang i-quote ang buong bagay.
05 ng 25Isulat ang Epektibong Mga Linya sa Subject ng Email
Gumawa ka ba ng mga nakakatawang mga pagkakamali sa iyong mga paksa sa email? Ang susi upang mabasa ang iyong mga mensahe, lumabas ito, ay hindi dapat maging matalino. Sa halip, tumuon sa pagbibigay sa ilalim ng mensahe ng mensahe o ibuod ang mensahe. Huwag maging salita at iwanan ang hindi kailangang mga salita. Kung nais mo ang tumatanggap na gumawa ng isang aksyon, sabihin ito sa linya ng paksa.
06 ng 25Linisin ang Mga Email Bago Ipadala ang mga ito
Ang pagpapasa ng mga email ay isang mahusay na paraan ng pagbabahagi ng mga ideya, ngunit siguraduhin na ang orihinal na ideya ay hindi nawala sa pagputol. Mahusay na magamit ang isang mabigat na kamay sa pag-edit ng mga bahagi ng mga chain ng email na hindi nalalapat sa recipient ng pagpapasa - hangga't hindi binago ng mga natanggal na bahagi ang layunin ng mensahe.
07 ng 25Kapag sa Pagdududa, Magpadala ng Plain Text Email, Not Rich HTML
Hindi lahat ay maaaring makatanggap ng iyong mga na-format na email. Ang ilan ay maaaring maging inis. Upang maging ligtas sa halip na paumanhin, kaya magpadala ng plain text na mga email kapag may pag-aalinlangan. Ito ay partikular na mahalaga sa isang setting ng negosyo, kung saan maaaring limitado ang oras.
08 ng 25Huwag Ipasa ang Email Hoaxes
Marahil ikaw ay kahina-hinala kapag nakikita mo ang masyadong-kahanga-hanga-sa-totoo email hoax sa iyong inbox. Huwag gumawa ng pagkakamali ng pagpapasa sa pamamagitan ng email ng anumang kuwento na hindi mo sinisiyasat ang iyong sarili at napatunayan na totoo.
09 ng 25Huwag Pagkalat ng mga Virus
Tiyaking hindi ka nagkakalat ng worm at virus sa pamamagitan ng email o kumilos bilang isang sasakyan para sa pagkalat ng spam. Ang lahat ng ito ay maaaring sanhi ng mga nakakahamak na email. Sa kabutihang palad, may proteksyon: Gumamit ng software ng anti-virus, panatilihing napapanahon, at i-scan ang mga indibidwal na file nang libre.
- Nangungunang Windows Anti-Virus Software
- Nangungunang Mac Anti-Virus Software
- VirusTotal upang ma-scan ang mga file at URL online
Ipaliwanag kung bakit ka nagpatuloy
Ang mas mahusay na komunikasyon ay nagiging mas mahusay na relasyon. Upang maipadala ang mga email at mga link sa isang paraan na nagbabahagi ng may-katuturang impormasyon at nagpapatibay ng mga kurbatang, nilalabas sa itaas ng email, bakit sa tingin mo ay matutuklasan ng tatanggap ang impormasyon na iyong ibinabahagi na kawili-wili.
11 ng 25Hayaang Makilala ng mga Tao ang Kanilang Email na Natanggap
Ang mga filter ng espanol ay malugod na pagdaragdag sa mga serbisyo ng email, ngunit hindi sila perpekto. Paminsan-minsan, makakakuha sila ng mahalagang email. Maglaan ng iba ang pag-aalala na ito at ipaalam sa kanila na nakuha mo ang kanilang email.
12 ng 25Magtanong Bago mo Ipadala Malaking Mga Attachment
Huwag matakpan ang mga sistema ng email sa pamamagitan ng pagpapadala ng mga malalaking attachment o gawin ito nang may pahintulot.
13 ng 25Pag-usapan ang Tungkol sa Isang Paksa Per Email Lamang
Gawing mas nakakalito ang mundo. Subukang makipag-usap tungkol sa isang paksa sa bawat mensahe lamang. Para sa isa pang paksa, magsimula ng isang bagong email.
14 ng 25Mga Bagay sa Bantalan
Ang komma, colon, hyphen, at semicolon - lahat ay umiiral para sa isang dahilan: Pinadadali nila na maunawaan ang nilalayon na kahulugan ng isang pangungusap. Huwag gawing mas mahirap ang buhay at marahil ay mas kawili-wili para sa mga tatanggap ng iyong mga email. Bigyang-pansin ang bantas.
15 ng 25Gumamit ng mga Acronyms nang masigla
DYK? Hindi alam ng lahat ang bawat acronym, at ang mga pagdadaglat na ito ay hindi nakapagliligtas ng maraming oras. Kung gayon, gumamit ka ng ilang kung anumang mga acronym, at tanging kung sigurado ka, nakikilala ng tagatanggap ang kahulugan nito. Ito ay bastos upang gumawa ng isang tao magpatakbo ng isang paghahanap sa isang bagay sa iyong email.
16 ng 25Baguhin ang Mga Larawan sa Mga Handout na Mga Proportion para sa Mga Email
Kapag maganda ang hitsura ng iyong mga larawan sa iyong email, maganda ang hitsura mo. Panatilihin ang iyong mga naka-attach na mga imahe ng email na hindi mas malaki kaysa sa screen sa pamamagitan ng pagbabago ng mga ito sa estilo - online at libre.
17 ng 25Nagsusulat sa lahat ng Caps Is Shouting
Huwag sumigaw sa iyong mga email maliban kung ibig mong sabihin. Ang teksto na naka-set sa lahat ng malalaking titik ay ipinapahiwatig bilang sumisigaw at ito ay mahirap ding basahin.
18 ng 25Mag-ingat sa Irony sa Email
Hindi, talaga! Seryoso ako. Matapat!
Ang isang daluyan na nag-aalok ng kaunting konteksto tulad ng email ay hindi angkop sa kabalintunaan at pang-iinis, kahit na alam mo ang tatanggap.
19 ng 25Makuha ang Typos sa pamamagitan ng Pagpi-print ng Iyong Mga Email
Para sa mahalaga, pormal, karera-tipping na mga email o mga titik ng pag-ibig, i-print ang draft bago ka mag-clickIpadala.
Sa isang naka-print na kopya at may isang lapis sa kamay, maaari mong madalas na makahanap ng mga typo o mga nailagay na mga lugar na hindi nakuha mo o ng iyong tseke sa spelling. Ang trabaho / relasyon na iyong na-save ay maaaring ang iyong sarili.
20 ng 25Itakda ang iyong System Clock
Tiyaking hindi ka magpapadala ng mga mensahe mula 1981 o 3078.
21 ng 25Kapag sa Pagdududa, Magtatapos ng Mga Email Gamit ang "Salamat"
Kung hindi mo alam kung paano magpaalam sa dulo ng isang email, mayroong isang bagay na halos laging angkop. Salamat.
22 ng 25Kung saan Ilagay ang iyong Lagda
Walang isang linya na nagsasabing "mag-sign dito," paano mo magpasya kung saan ilalagay ang iyong email signature? Ilagay ito sa ibaba ng dulo ng iyong teksto.
23 ng 25Wondering "Paano Ilagay Na sa Pagsusulat?" Gamitin ang "Iyon"
Napansin mo ba kung gaano kahusay ang pagkaunawa ng mga tao kapag nakikinig ka sa kanila na maging misteryoso at masalita kapag nagsimula silang magsulat?
Huwag maging tulad ng mga ito. Sabihin ito tulad ng ito at sabihin ito sa parehong paraan na gusto mo sa isang mukha-sa-mukha na pag-uusap. Ngayon ay hindi ang oras upang mapabilib ang mga ito sa iyong karunungan ng wikang Ingles. Pumunta para sa maikli at matamis.
24 ng 25I-compress ang mga File
Maliit ang maganda, hindi bababa sa pagdating sa email attachment. Kaya gawing mas maliit ang mga file bago mo ipadala ang mga ito sa pamamagitan ng email.
25 ng 25Iwasan ang "Ako Masyadong" Mga Mensahe
"Ako rin" ay hindi sapat na nilalaman upang bigyang-bisa ang isang email. Ito ay nakakainis. Maghintay hanggang sa magkaroon ka ng isang bagay upang idagdag sa pag-uusap upang tumugon.
