Paano Panatilihin ang PST File Small sa pamamagitan ng Pag-archive ng iyong Old Mail

Tulad ng pagtipun-tipon ng mail na itinatago mo sa Outlook lumalaki, kaya, kadalasan, ang oras na kinakailangan ng Outlook upang gawin kung ano ang gusto mong gawin. Limitado ang limitasyon ng laki ng PST file. (Ang file na PST o "Mga Personal na Folder," siyempre, ay kung saan pinanatili ng Outlook ang lahat ng iyong data, kabilang ang mga kalendaryo, contact at email.)

Isang Maliit na PST File ay isang Mabilis na File PST

Alinmang paraan, binabayaran ito upang mapanatili ang laki ng iyong pangunahing PST file na maliit at napapamahalaang. Maaari kang magkaroon ng Outlook gawin ang ilan sa mga iyon gamit ang AutoArchive. O hinati mo ang iyong mga mensahe sa pagitan ng higit pang mga file ng PST, na maaaring hindi masakit at matulin.

I-archive Old Mail sa Outlook at Panatilihin ang PST File Small

Upang lumikha ng isang archive ng mga lumang mensahe sa Outlook hiwalay mula sa PST file na ginagamit mo araw-araw:

1. 1. Sa Outlook 2007:
      1. Piliin ang File> Data File Management mula sa menu sa Outlook.
   2. Sa Outlook 2016:
      1. Mag-click File.
      2. Pumunta sa Impormasyon kategorya.
      3. Mag-click Mga Setting ng Account.
      4. Piliin ang Mga Setting ng Account … mula sa menu na ipinakita.
      5. Pumunta sa File ng Data tab.
2. Mag-click Magdagdag :
   1. Sa Outlook 2016:
      1. Ipasok ang pangalan para sa archive sa ilalim Pangalan ng file:.
      2. Piliin ang nais na format sa ilalim I-save bilang uri:; kadalasan, piliin File ng Data ng Outlook.
   2. Sa Outlook 2007:
      1. Piliin ang nais na format. Maliban kung maaari mong ma-access ang data nang direkta sa Outlook 2002 o mas maaga, ligtas itong i-highlight Office Outlook Personal Folder File (.pst).
      2. Mag-click OK.
      3. Ipasok ang nais na pangalan ng file.
         1. Ang mga taunang archive ay mahusay na gumagana, at binibigyang-pangalan ang PST file pagkatapos ng taon na may katuturan. Siyempre, maaari kang pumili ng mga buwanang archive kung mayroon kang maraming malaking mail upang makitungo o iba pang pamamaraan. Siguraduhin na ang mga nagawa ng mga file na PST ay nasa isang lugar sa paligid ng 1-2 GB. Mas malaki ang mga file na mas malaki.
      4. Mag-click OK.
      5. I-type ang nais na pangalan ng archive PST file sa ilalim Pangalan:.
         1. Muli, makatuwiran na pangalanan ang iyong archive pagkatapos ng mga nilalaman nito.
3. Opsyonal, protektahan ang pag-access gamit ang isang password.
4. Mag-click OK.
5. Ngayon mag-click Isara.

Ilipat ang Mail sa Archive

Upang populate ang iyong bagong nilikha na archive na PST:

• I-drag at i-drop ang mga buong folder sa root folder na bagong lumalabas sa ilalim Mail Folder.
  • Ito ay madaling gamitin kung mayroon ka Archive folder na naglalaman, sabihin, lahat ng mail noong nakaraang taon. Basta i-drop ito sa archive PST.
• Bilang kahalili, i-archive ang mga indibidwal na item:
  • Mag-click sa root folder na pinangalanang matapos ang iyong archive PST sa ilalim Mail Folder gamit ang kanang pindutan ng mouse.
  • Piliin ang Bagong folder … mula sa menu.
  • I-type ang nais na pangalan ng folder.
  • Siguraduhin Mail at Post Item s ay napili sa ilalim Naglalaman ang folder: kung gusto mong i-archive ang mga email. Para sa pag-archive ng iba pang mga item, piliin ang naaangkop na kategorya.
  • Mag-click OK.
  • I-drag at i-drop ang mga indibidwal o grupo ng mga email papunta sa bagong nilikha na folder.
• Upang ilipat ang lahat ng mail na sinusundan ng isang tiyak na petsa sa isang folder (o nested folder):
  • • Sa Outlook 2016:
      • Mag-click File.
      • Pumunta sa Impormasyon kategorya.
      • Mag-click Mga Tool sa Paglilinis.
      • Piliin ang Archive… mula sa menu na lumitaw.
    • Sa Outlook 2007:
      • Piliin ang File> Archive … mula sa menu sa Outlook.
  • Siguraduhin I-archive ang folder na ito at lahat ng mga subfolder: ay pinili.
  • I-highlight ang nais na folder.
  • Tukuyin ang mga email ng petsa bago (sabihin, Enero 1 ngayong taon) na nais mong ilipat sa ilalim Mag-archive ng mga bagay na mas luma kaysa __ .
  • Gamitin ang Mag-browse … pindutan upang piliin ang archive PST file na nilikha sa itaas.
  • Mag-click OK.
• Opsyonal, i-compact ang iyong live PST file upang i-claim ang bagong napalaya na espasyo kaagad.

Isara ang Archive PST File

Pagkatapos mong i-archive ang lahat ng mga item, maaari mong isara ang PST file sa Outlook:

1. Mag-click sa root folder ng iyong archive PST sa ilalim Mail Folder gamit ang kanang pindutan ng mouse.
2. Piliin ang Isara ang "___" mula sa menu.

I-access ang Mail Mula sa Isang Tinakdang PST File ng Archive

Upang makuha ang mga mensahe mula sa isang file ng archive PST na isinara mo:

1. 1. Sa Outlook 2016:
      1. Mag-click File.
      2. Piliin ang Buksan at i-export.
      3. Mag-click Buksan ang File ng Data sa Outlook.
   2. Sa Outlook 2007:
      1. Piliin ang File> Buksan> File ng Data ng Outlook … mula sa menu sa Outlook.
2. I-highlight ang nais na archive PST file.
3. Mag-click Buksan.

Ang PST file at ang mga folder nito ay lilitaw sa ilalim Mail Folder, handa na para sa aksyon.