Alam ng lahat na mahalaga na ang mga materyales sa proofread sa gitna ng paghahanap ng trabaho, pati na rin sa mga komunikasyon sa lugar ng trabaho. At na parang isang madaling gawain; pagkatapos ng lahat, binibigyan mo lang ang iyong pagsulat ng isa pang tumingin-over, di ba?
Well, hindi masyadong. Upang magawa nang maayos, ang pag-proofread ay tumatagal ng kaunting oras at pagsisikap kaysa sa isang mabilis na huling pagbasa-through.
Sa katunayan, ang pangunahing spelling at grammar lamang ang simula. Sa ibaba, ginamit ko ang aking kadalubhasaan sa editoryal upang maglakad sa lahat ng mga bagay na dapat mong suriin para sa kapag pinatunayan mo (na nakalimutan ng karamihan sa mga tao). Gamitin ito bilang isang uri ng checklist sa susunod na naghahanap ka ng mga dokumento o email bago pagpindot sa "ipadala."
1. Pangunahing Pagbabaybay at Gramatika
Uy, sinabi kong ito ang simula. Tila simple, ngunit ang mga maliliit na pagkakamali sa pagbaybay at grammar ay maaaring seryosong makakapinsala sa impresyon ng anumang ipinadala mo. Kaya, simulan sa pamamagitan ng maingat na siguraduhin na naglagay ka ng mga panahon sa kanilang mga lugar, ginamit mo ang wastong bersyon ng mga karaniwang nalilito na mga salita, at hindi mo sinasadyang maling naipaliwanag ang isang bagay na hindi kinilala ng tseke ng spell.
Pro tip: Hindi sigurado sa isang patakaran sa grammar? Suriin ang Grammar Book o Grammarly para sa tulong. O, kung ito ay lubos na nakalilito na kailangan mong tingnan ito, maaaring nagkakahalaga na gawing simple ang pangungusap upang maalis ang buong isyu.
2. Wastong Pangngalan
Ito ay isang bagay na madalas makalimutan ng mga tao kapag tinitingnan nila ang pagbaybay sa kanilang gawain: Tingnan ang tamang mga pangngalan upang matiyak na tama ang baybay nila. Kung ang isang ehekutibo ay may mahaba at kumplikadong pangalan (o kahit na maaaring mai-spell ng maraming mga paraan, tulad ni Smith o Smyth), gumawa ng mabilis na paghahanap sa Google o sa direktoryo ng empleyado upang matiyak na nabaybay mo ito nang tama. Gawin ang parehong bagay para sa mga pangalan ng kumpanya, pamagat ng trabaho, at lokasyon.
Pro tip: Habang nandoon ka, suriin din upang makita kung ang mga kumpanya ay sumusunod sa mga kakaibang patakaran sa paggamit para sa kanilang mga pangalan, tulad ng lahat ng mga maliliit na titik o maraming mga salita na pinagsama nang walang puwang - madali itong magkamali ngunit maaaring maging isang maling pagkakamali, lalo na kung nag-email ka sa isang tao mula sa kumpanya na iyon. Ang isang mahusay na halimbawa nito ay ang onefinestay, na walang titik ng titik at pinagsama ang tatlong salita sa isa.
3. Mga Pandiwang Pandiwa
Nakakainis ang mga pandiwang pandamdam dahil, maraming beses, mayroong isang malaking pagkakaiba sa pagitan ng kung paano nagsasalita at sumulat ang mga tao at kung paano sinabi ng wastong grammar na dapat mong magsalita at sumulat. Basahin muli ang iyong mga pangungusap upang matiyak na hindi ka naghahalo ng mga tenses ng pandiwa o gumagamit ng maramihang mga tensiyon sa loob ng parehong pangungusap (madalas itong nangyayari sa mga pangungusap kung saan naglilista ka ng maraming aksyon).
Pro tip: Ang OWL sa Purdue ay may madaling gamiting pandiwa na tense cheat sheet upang makita mo kung paano nauugnay ang magkakaibang mga tenses ng pandiwa sa isa't isa.
4. Istraktura ng Pangungusap
Tingnan ang haba ng iyong mga pangungusap. Napansin mo ba ang maraming mga koma, semicolons, at mga pangatnig? Ang ilan sa iyong mga pangungusap ay maaaring patakbuhin, kaya tingnan kung maaari mong linisin ang mga ito sa pamamagitan ng paggawa ng mas maikli. Alalahanin: Minsan mas mahusay na masira ang mga bagay at malaman ang lahat na mababasa kaysa sa subukan na mahirap tunog tunog at tapusin ang nakalilito sa iyong mambabasa.
Pro tip: Maraming mga propesyonal ang may posibilidad na gumamit ng maraming mga semicolons (nagkasala na sisingilin). Upang magsulat nang mas malinaw, subukang mapupuksa ang ilan sa mga ito at paglikha ng mga nag-iisa na mga pangungusap.
5. Pag-format
Mahalaga ito lalo na kung nagpapadala ka sa isang resume o takip ng sulat. Tingnan ang iyong dokumento sa kabuuan (o gawin ito ng ibang tao), at sawayin kung ano ang hitsura nito. Malawak ba ang mga margin? Napakaliit ba o mahirap basahin ang font? Maaari ka bang gumamit ng matapang na teksto upang gawing mas madali ang paglaktaw? Nais mo ang piraso na iyong ipinapadala upang magmukhang kasing ganda ng tunog.
Pro tip: Ang isang pangkalahatang panuntunan na nais kong sundin ay hindi kailanman gumamit ng higit sa dalawang mga trick ng pag-format (bold, italics, underlining, funky margin, maliit na font) sa parehong dokumento. Ang pagsasalita ng naka-bold, italics, at salungguhit, huwag gumamit ng higit sa isa nang paisa-isa. Ang paghubog at salungguhit ng isang bagay sa isang dokumento ay hindi ito mukhang sobrang mahalaga; ginagawang mukhang baliw ka.
6. Pagkakaugnay
Siguraduhin na ang iyong pagsulat ay pare-pareho sa buong, lalo na kung gumagamit ka ng mga numero, mga simbolo, o mga pagwawasto. Halimbawa, sinasabi mo ba na "katrabaho" at "katrabaho" sa iyong trabaho? Magpasya kung alin ang nais mong gamitin. Gumagamit ka ba ng "%" o "porsyento" upang pag-usapan ang mga stats sa iyong resume? Hindi rin mali, ngunit mahalaga na pumili ng isa at gamitin ito nang palagi.
Pro tip: Kung nakakakuha ka ng pagkapagod sa pagpapasya mula sa paggawa ng lahat ng mga maliliit na pagpipilian na ito sa kabuuan, sundin lamang ang mga patakaran ng estilo ng AP na ginagamit ng karamihan ng mga mamamahayag.
7. Mga Idioms
Kung gumagamit ka ng mga figure ng pagsasalita, siguraduhing ginamit mo nang tama ang mga ito. Halimbawa, ang mga tao ay madalas na pinaghalo ang "isang beses sa isang sandali" at "minsan at sandali, " pati na rin ang "hindi mapangalagaan ang kaunti" at "maaaring mag-alala nang kaunti." Google anumang mga figure ng pagsasalita bago mo ipadala ang mga ito upang gumawa ng mga ito sigurado na sila ay A-OK.
Pro tip: Kung pupunta ka sa ruta ng Google, inirerekumenda kong tumingin sa maraming mapagkukunan (hindi bababa sa apat o limang) upang matiyak na ang lahat ay sumasang-ayon sa kung ano ang idyoma. Minsan ko na si Googled isang pigura ng pagsasalita, at napalingon na ang unang resulta ng paghahanap sa partikular na idyoma ay lubos na mali-oops.
8. Pangkalahatang Daloy
Lalo na matapos mong ma-edit at i-tweak ang iyong trabaho, madali para sa ito na simulan ang tunog ng disjointed o incoherent. Kaya, kapag nagawa mo na ang isang pass ng proofreading, siguraduhing lahat ng ito ay magkakasamang dumadaloy nang lohikal, na may madaling sundin na mga paglilipat.
Pro tip: Subukang basahin ang iyong trabaho nang marahan nang malakas upang mapansin ang anumang mga isyu sa kung paano tunog ang iyong pagsusulat. Kung komportable ka sa paggawa nito, tingnan kung mabasa mo ito nang malakas sa ibang tao. Maraming beses, ang ibang mga tao ay nakakakuha ng mga maliliit na isyu na sa palagay mo ay maayos ngunit nagbabasa ng iba sa iba.
Ang Proofreading ay tungkol sa higit sa paghahanap lamang ng mga error; ito ay tungkol sa pagtiyak na ang lahat ng iyong mga pato ay nasa isang hilera at na ang mga maliliit na bagay ay tumugma.
Bottom line? Maging isang master master.
