Hindi na itinuturing na baliw na magsuot ng maong sa lugar ng trabaho o kumuha ng mga inumin sa iyong boss pagkatapos ng oras, ngunit pagdating sa paggamit ng emojis sa isang email, ang mga linya ay nakakakuha ng isang maliit na blurrier.
Maaari itong maging mahirap na mag-navigate sa mga ins at out ng mga propesyonal na email etika. Ngunit malamang na ang pangunahing paraan na kumonekta ka sa iyong boss at katrabaho (bukod sa, alam mo, nang personal). At nangangahulugan ito na ang bawat mensahe na iyong ipinadala ay isang pagkakataon upang makagawa ng isang magandang impression … o isang masamang isa.
Narito ang siyam na mga patakaran ng email sa trabaho na dapat mong sundin - kung nais mong mapanatiling buo ang iyong reputasyon sa online.
1. Magsimula Sa isang Solid na Linya ng Paksa
Kung nagpapadala ka ng isang email sa isa sa iyong mga superyor, tandaan na malamang na mayroon silang daan-daang mga mensahe sa kanilang inbox.
Kaya ano ang ginagawa ng iyong boss sa karamihan sa kanila? Alinmang pindutin ang tanggalin o i-star ang mga ito para sa ibang pagkakataon (at hindi talaga basahin ang mga ito). Nangangahulugan ito na mayroon ka lamang isang pagkakataon upang makuha ang kanilang pansin: Ang isang nakakaakit na linya ng paksa ay makakatulong upang matiyak na talagang binuksan nila ito.
2. Panoorin ang Iyong mga Salita
Nakatanggap ka na ba ng isang text message na natapos sa isang panahon? Kung gayon, malamang naisip mo na ang taong nagpadala nito sa iyo ay galit sa iyo (kahit na talagang sinusubukan nilang gamitin ang wastong bantas).
Iyon ay dahil ang mga uri ng mga salita na ginagamit mo ay maaaring agad na maginhawa o maiinis ang isang tao. Iwasan ang paggamit ng mga salitang tulad ng "hey" o "kagyat na" at gamitin ang "ikaw" o "ngayon". (Nalilito? Mas maraming paliwanag sa ibaba.)
3. Sumulat Tulad ng isang Editor
Maaaring hindi ka nagsusulat ng isang papel sa kolehiyo, ngunit hindi nangangahulugang hindi ka nakakakuha ng marka. Ang masamang grammar, mga pagkakamali sa pagbaybay, at kahit na isang kakulangan ng isang pagpapakilala, katawan, at konklusyon ay pinapakinggan mo na parang sinusubukan mong makapasok sa inbox zero, hindi maging isang responsableng empleyado.
4. Maging Magiting sa Oras ng Tao
Kung magpapadala ka ng isang email, sabihin sa kanila kung bakit mo ito ipinadala.
Kung, halimbawa, nakakabit ka ng isang pagtatanghal, sabihin sa kanila nang eksakto kung ano ang gusto mo sa kanilang susunod na mga hakbang na (Kailangan mo ba ang kanilang pag-apruba? Nais mo bang magdagdag sila ng slide?). Kung pupunta ka sa CC ng isang tao, sabihin sa kanila kung bakit sila isinama.
5. Gumamit ng Emojis nang Maingat
Narito ang bagay tungkol sa emojis: Hindi lahat ng tagahanga sa kanila. Kahit na nagtatrabaho ka sa isang kaswal na kapaligiran, mayroon pa ring isang makabuluhang porsyento ng populasyon ng nagtatrabaho na tinuturing silang hindi propesyonal. Huwag ipagsapalaran ito kung hindi ka sigurado kung paano ito matatanggap.
6. Maglakip ng Lakip
Mukhang malinaw, ngunit lahat tayo ay nagkasala ng paglabag sa email na ito nang higit sa isang okasyon.
Suriin bago mo pindutin ang ipadala: Na-attach mo ba ang attachment na sinabi mong isama mo? (Sabihin na 10 beses nang mabilis.)
7. Ipako ang Iyong Pag-sign-Off (Nang Walang Karaniwang "Pinakamahusay")
Kailangan mong tapusin ang iyong email sa pamamagitan ng pag-sign-off, ngunit hindi nangangahulugang kailangan mong sabihin na "pinakamahusay" o "salamat" sa pagtatapos ng bawat mensahe (lalo na kung wala ka talagang anumang dapat pasalamatan).
Sa halip, pumili para sa isang pagbati na propesyonal, ngunit paandar. Subukan ang "tungkol sa, " "magalang, " o "Makikipag-usap ako sa iyo sa lalong madaling panahon."
8. Gumamit ng isang Professional Signature (Kahit na sa Iyong Telepono)
Kung gumawa ka lang ng isang propesyonal, mahusay na nakasulat na email, bakit mo nais na tapusin ito sa "Ipinadala mula sa aking iPhone"? Sa halip, pumili ng isang simple, nakakaengganyo na lagda na kasama ang iyong pamagat, iyong mga profile sa social media, iyong website, at marahil kahit isang larawan ng iyong mukha.
9. Alamin Kailan Hindi Magpadala ng isang Email
Siyempre, kahit gaano kaganda ang iyong pag-uugali, lahat ito ay walang saysay kung nag-email ka ng isang bagay na hindi mo dapat.
Halimbawa, kung kailangan mo ng isang napakabilis na tugon mula sa isang tao, tawagan sila sa halip. At kung nais mong hilingin sa iyong boss na magtataas, mag-iskedyul ng isang pulong (hindi mo nais na magkaroon ng pag-uusap na iyon sa email).
Hanggang sa sinusunod mo ang siyam na mga patakaran na ito, halos lagi mong babasahin ang iyong mga email at sumagot. At hey, maaari kang gumawa ng isang magandang impression sa iyong boss habang ikaw ay nasa!
