Sa mundo ng mga email, kahit na ang pinakamadalas na pagbabago ay maaaring magpalit ng iyong okay na mensahe sa isang hindi kapani-paniwala. Ang pag-scan sa iyong pagsulat lamang ng isang tad ay maaaring maging pagkakaiba sa pagitan ng isang mahalagang koneksyon sa pagpindot sa icon ng basurahan o aktwal na pag-click sa "Sumagot."
Bilang isang taong nagpapatakbo ng isang buong virtual na organisasyon na may higit sa 120 mga kawani ng kawani, nakita ko ang higit sa aking patas na bahagi ng mga kahanga-hangang mga email - at lubos na mga subparito - at napansin ko ito, maraming beses, ang pagiging propesyonal ng isang mensahe (o kakulangan doon) ang nagpapasya sa akin kung tutulungan ko ba ang nagpadala o hindi.
Kaya, ano ang mga maliliit na pagbabago na maaaring gawing mas propesyonal ang iyong mga email (at samakatuwid ay mas malamang na makuha mo ang gusto mo)? Narito ang siyam na pangunahing bagay na dapat tandaan.
1. Magkaroon ng isang Makabuluhang Paksa ng Paksa
Hindi mahalaga kung sino ang nag-email sa iyo, huwag iwanan ang iyong linya ng paksa na blangko o malabo (tinitingnan kita, "Tanong" o "Mahahalagang Mensahe"). Ang trick ay upang maging tiyak na hangga't maaari, ngunit upang mapanatili din ang iyong linya sa paligid ng apat hanggang siyam na mga salita. Mas kaunti pa, ngunit ang pagkakaroon ng isang bagay doon upang magsimula ay mahalaga - tutuksukin nito ang mambabasa na mag-click sa iyong email at tulungan mong matagpuan ito sa iyong mga inbox.
Ang iyong linya ng paksa ay maaari ding maging isang mahusay na lugar upang malinaw kung ano ang susunod na mga hakbang. Subukan ang pagdaragdag (Kailangan ng Martes) kung mayroong isang deadline, (Non-urgent) kung hindi sensitibo sa oras, o (Walang Kinakailangan na Tugon) kung ito ay isang email sa FYI na hindi mo kailangan ng tugon.
2. Isulat ang Iyong Email
Marahil alam mo na ang bawat email ay dapat magkaroon ng isang tawag sa pagkilos. Kung naka-email ka pabalik sa pamamagitan ng isang tiyak na oras o pag-aayos ng isang pulong, nais mong gawing madali para sa iyong mambabasa na malaman kung ano ang kailangan niyang gawin sa susunod.
Ngunit maraming tao ang nakadikit nito sa huling pangungusap ng mensahe. Sa halip, upang mas madaling matunaw ang iyong mga email, ilagay ang iyong tukoy na tanungin sa unang pangungusap, at pagkatapos ay idagdag ang anumang impormasyon na kailangan mo upang mai-back up ito sa mga talata na sumusunod.
3. Magbigay ng Konteksto
Kapag binibigyan ang iyong tawag sa aksyon, tiyaking isama ang ilang uri ng pangungusap na nagtatakda ng konteksto ng email ("Ito ang ulat na tinalakay namin noong nakaraang pulong" o "Ito ang sinusunod ko mula sa aming kaganapan noong Lunes").
4. Gumamit ng Spacing
Tiyak na ito ay parang isang walang utak, ngunit sa totoo lang hindi pangkaraniwan na makatanggap ng mga email na walang mga pahinga sa pagitan ng iba't ibang mga talata o bagong pag-iisip. Wala nang higit na nakakainis kaysa sa pagtanggap ng isang email na mukhang isang pader ng teksto kung saan ang manunulat ay hindi kahit na nag-abala upang masira ang mga pangungusap sa maliit, mas madaling pamahalaan. Gawing madali para sa mambabasa: Bigyan ang iyong email ng isang simula, isang (maikli) sa gitna, at isang pagtatapos.
5. Dumikit sa isang Single Font
Ang paggamit ng neon Comic Sans sa isang email ay hindi ka makakalimutan, gagawa ka lang itong kakaiba. Sa madaling salita, laging panatilihin ang default na font ng font at kulay. Gayundin, huwag gumamit ng maraming mga font sa iyong email. Madalas itong nangyayari sa pamamagitan ng aksidente kapag kinopya ng mga tao at pag-paste ng impormasyon mula sa iba pang mga site, dahil ang mga kliyente ng email tulad ng Gmail ay hindi tinanggal ang pag-format. Upang maiwasan ito, itulak ang "shift + command + v" sa halip na "utos + v, " na magiging sanhi ng teksto na tumutugma sa pag-format sa email.
6. Bold o Salungguhitan - Ngunit Lamang Kapag Talagang Kailangan
Kung ang iyong email ay naglalaman ng higit sa isang napakahalagang punto o tanong, gumamit ng matapang o salungguhitan upang maipalabas ang mga bahagi ng iyong mensahe. Mag-ingat lamang sa pagpunta sa overboard na may pag-format ng font - hindi mo gusto ang isang email na ganap na italicized, naka-bold, at may salungguhit, pagkatapos ng lahat.
7. Patunayan ang Lahat
Alam ng lahat na suriin ang mga pagkakamali sa pagbaybay at grammar sa mga email, ngunit nasuri mo ba upang matiyak na ang mga petsa, pamagat ng kaganapan, deadline, at mga pangalan ay nabaybay nang tama? Sa aking kaso, palagi akong nakaramdam ng inis kapag inilagay ng mga tao ang sobrang "l" sa "Lily" upang gawin itong "Lilly."
8. Panatilihing Simple ang Iyong Lagda
Masarap na magkaroon ng isang lagda na higit pa sa iyong pangalan, ngunit hindi ito dapat tumagal ng kalahati ng email. Mag-iwan ng anumang mahabang quote, mga talata sa iyong kwento ng buhay, ipagpatuloy ang mga snippet, nakuha mo ang ideya. Lamang ang iyong pangalan, ang iyong kasalukuyang posisyon, at isa o dalawang paraan ng pagkontak sa iyo (tulad ng isang email address at Twitter hawakan ng mga hyperlink) ay maraming.
Ang isa pang tandaan sa tagiliran: Nakita ko ang isang nakakagulat na bilang ng mga propesyonal na naglalagay ng mga panipi sa relihiyon sa dulo ng kanilang mga pirma sa email, at ito ay tiyak na isang bagay na dapat isiping mabuti. Tandaan, malamang na hindi mo alam ang mga sistema ng paniniwala ng nakararami na mga tao na iyong na-email, at hindi mo nais na isantabi ng isang tao dahil sa isang bagay na ganap sa iyong kontrol.
9. Gumamit ng BCC Kapag Kinakailangan
Sa halip na panatilihin ang isang tao na hindi na bahagi ng pag-uusap sa isang thread, ilipat ang taong iyon sa BCC (at tiyaking ipinaalam mo sa kanya kapag ginawa mo ito!). Ang isang simpleng "Paglipat sa BCC" sa simula ng email ay dapat sapat upang matiyak na ang lahat ay nasa parehong pahina.
Ang pagpapadala ng mahusay na mga email ay tungkol sa pag-master ng maliit na nuances na hindi napansin ng iyong mambabasa ngunit hindi pinapahalagahan ng hindi malay. Gamit ang listahang ito, ikaw ay isang hakbang na malapit sa pagiging master ng inbox.
