Karamihan sa mga kumpanya ay pamilyar sa kung ano ang maaaring gawin sa Microsoft Word at Excel, ngunit ang pag-unawa kung ano ang maaaring gawin ng Microsoft Access ay isang mas mahirap na maunawaan. Ang ideya ng paglikha ng mga database at pagsisikap na mapanatili ang mga ito ay parang isang hindi kailangang paggamit ng mga mapagkukunan; Gayunpaman, para sa mga maliliit na negosyo, ang program na ito ay maaaring magbigay ng ilang natatanging mga pakinabang, lalo na pagdating sa pamamahala ng paglago at organisasyon. Nagbibigay ito ng mas mahusay na paraan para sa mga maliliit na kumpanya upang subaybayan ang data at mga proyekto kaysa sa Excel o Word.
Ang pag-access ay maaaring tumagal ng mas maraming oras upang matuto kaysa sa mas karaniwang ginagamit na mga apps ng Microsoft, ngunit mayroon din itong higit na halaga na idinagdag para sa mga proyekto sa pagsubaybay, badyet, at paglago. Ang lahat ng data na kailangan upang magpatakbo ng isang maliit na negosyo para sa paghahambing at pag-aaral ay pinananatili sa isang solong programa, na ginagawang mas madali ang pagtakbo ng mga ulat at mga tsart kaysa sa karamihan ng iba pang mga programa. Nag-aalok ang Microsoft ng isang bilang ng mga template upang gawing simple ang proseso ng pag-aaral, at maaaring ipasadya ng mga user ang mga template habang pumunta sila. Ang pag-unawa sa mga batayan ng Microsoft Access ay maaaring makatulong sa mga maliliit na negosyo na makita ang buong halaga nito sa kanilang pang-araw-araw na operasyon.
Bonus: Kung gumagamit ka ng isang spreadsheet, madaling i-convert ang iyong spreadsheet sa Excel sa isang database ng Access.
Pagpapanatili ng Impormasyon ng Customer
Ang database ng Microsoft Access ay nagbibigay-daan sa isang negosyo upang masubaybayan ang lahat ng kinakailangang impormasyon para sa bawat kliyente o customer, kabilang ang mga address, impormasyon ng order, mga invoice, at mga pagbabayad. Hangga't ang database ay naka-imbak sa isang network na kung saan ang lahat ng mga empleyado ay maaaring ma-access at i-update ito, ang impormasyon ay maaaring manatili kasalukuyang. Dahil ang impormasyon ng kliyente ay mahalaga sa bawat maliit na negosyo, ang database ay maaaring (at dapat) ay ma-secure. Ang pagdaragdag ng mga form sa database ay tumutulong sa mga maliliit na negosyo na matiyak na ang mga empleyado ay patuloy na nagpapasok ng data.
Habang pamilyar ang mga gumagamit sa programa, maaaring magdagdag ng mas detalyadong mga sangkap, tulad ng pagma-map sa mga address ng kliyente. Pinapayagan nito ang mga empleyado na i-verify ang mga address para sa mga bagong customer o mga ruta ng plano para sa paghahatid Pinapayagan din nito ang mga negosyo na lumikha ng mga invoice, magpadala ng mga email at regular na mail, at subaybayan kung kailan at kung paano binabayaran ang mga invoice. Ang pag-update at pag-iimbak ng data ng kostumer sa Access ay mas maaasahan kaysa sa isang spreadsheet o Word na dokumento, at pinasisigpit ang pamamahala ng impormasyong iyon.
Pagsubaybay sa Financial Data
Maraming mga negosyo ang bumili ng partikular na software para sa pagsubaybay sa pananalapi, ngunit para sa isang maliit na negosyo, maaari itong maging overkill; Bukod dito, ito ay may gawi na gumawa ng karagdagang trabaho. Hindi lamang maaaring magawa ang mga invoice at susubaybayan sa isang database ng Access, ngunit ang lahat ng mga gastusin sa negosyo at mga transaksyon ay maaaring maitala, masyadong. Para sa mga kumpanya na may buong Microsoft Office Suite kabilang ang Outlook at Access, ang mga paalala ng pagbabayad sa Outlook ay maaaring ma-link sa database. Kapag nagpa-pop up ang paalala, ang mga user ay maaaring gumawa ng kinakailangang pagbabayad, ipasok ang data sa Access, pagkatapos isara ang paalala.
Maaaring kinakailangan upang bumili ng mas sopistikadong software habang lumalaki ang negosyo, at ang mga negosyo ay may kalamangan kung ang lahat ng kanilang pinansiyal na data ay naka-imbak sa Access. Maraming iba pang mga programa ang maaaring tumanggap ng data na na-export mula sa Access, na ginagawang mas madali ang paglipat ng impormasyon kapag dumating ang oras.
Pamamahala ng Marketing at Sales
Ang isa sa mga hindi gaanong ginagamit ngunit ang pinaka-makapangyarihang paraan ng paggamit ng Access ay upang subaybayan ang impormasyon sa marketing at benta. Gamit ang umiiral na impormasyon ng kliyente na naka-imbak sa database, madaling magpadala ng mga email, flyer, kupon, at regular na mail sa mga taong maaaring interesado sa mga benta o mga espesyal na alok. Masusubaybayan ng maliliit na negosyo kung gaano karaming ng kanilang mga umiiral na kliyente ang tumugon sa mga sumusunod na kampanya sa marketing
Para sa mga bagong customer, maaaring buuin at masubaybayan ang buong kampanya mula sa iisang lokasyon. Ginagawang mas madali para sa mga empleyado na makita kung ano ang nakumpleto na, kung ano ang nananatiling tapos na, at kung anong mga follow-up ang kinakailangan.
Pagsubaybay ng Produksyon at Imbentaryo
Katulad ng pagsubaybay sa kliyente, ang pagsubaybay sa data sa imbentaryo, mga mapagkukunan, at ang stock ay kritikal para sa anumang negosyo. Pinadadali ng pagpasok ang data sa mga pagpapadala sa mga warehouse at upang malaman kung oras na mag-order ng higit pa sa isang partikular na produkto. Ito ay lalong kritikal para sa mga tagagawa na nangangailangan ng maraming iba't ibang mga mapagkukunan upang makumpleto ang isang produkto, tulad ng mga bahagi ng eroplano o mga sangkap ng parmasyutiko.
Kahit na ang mga industriya ng serbisyo ay kailangang panatilihin ang imbentaryo, at ang pagkakaroon ng lahat ng impormasyong iyon sa isang lugar ay ginagawang mas madali upang makita kung aling computer ang nakatalaga sa kung aling empleyado o matukoy kung kailangang ma-upgrade ang kagamitan sa opisina. Kung ang mga sasakyan sa pagsubaybay, mga aparatong mobile, serial number, impormasyon sa pagpaparehistro, mga log ng user, o lifespance ng hardware, ang mga maliliit na negosyo ay mas madaling masubaybayan ang kanilang hardware sa Access.
Higit pa sa hardware, kailangan ng mga negosyo na masubaybayan ang software. Mula sa pagpaparehistro at ang bilang ng mga computer na pinapayagan na gamitin ang software sa bersyon ng impormasyon at gumagamit, ang mga negosyo ay dapat na ma-mabilis at tumpak na pull impormasyon sa kanilang kasalukuyang mga configuration.
Pagpapatakbo ng Mga Ulat at Pagsusuri
Marahil ang pinaka-makapangyarihang aspeto ng Access ay ang kakayahan ng gumagamit na bumuo ng mga ulat at mga chart mula sa lahat ng data. Ang kakayahang mag-compile ng lahat ng bagay na nakaimbak sa iba't ibang mga database ay kung ano ang gumagawa ng Microsoft Access na isang powerhouse para sa maliliit na negosyo. Ang isang user ay maaaring mabilis na bumuo ng isang ulat na naghahambing sa mga gastos ng mga mapagkukunan laban sa kasalukuyang pagpepresyo, lumikha ng isang tsart na nagpapakita kung magkano ang nasa stock para sa isang paparating na kampanya sa pagmemerkado, o magpatakbo ng isang pagsusuri na nagpapakilala sa mga kliyente sa likod ng mga pagbabayad.Sa kaunting dagdag na kaalaman tungkol sa mga tanong, maaaring kontrolin ng mga maliliit na negosyo kung paano nila tinitingnan ang data.
Kahit na mas mahalaga, ang Microsoft Access ay maaaring nakatali sa iba pang mga produkto ng Microsoft. Maaaring suriin ng maliliit na negosyo ang isang ulat, maghanap ng data ng kliyente, at bumuo ng mga invoice sa Word. Ang isang mail merge ay maaaring lumikha ng mga regular na titik na sulat habang ang gumagamit ay sabay na bumubuo ng isang email sa Outlook. Maaaring i-export ang data sa Excel para sa isang mas malalim na pagtingin sa mga detalye at, mula doon, ipapadala sa PowerPoint para sa isang pagtatanghal. Ang pagsasama sa lahat ng iba pang mga produkto ng Microsoft ay marahil ang pinakamahusay na dahilan upang gamitin ang Access upang isentralisa ang lahat ng impormasyon ng isang negosyo.
