Maaaring gamitin ang mga opsyon sa pagpapatunay ng data ng Excel upang kontrolin ang uri at halaga ng data na ipinasok sa mga tukoy na cell sa isang worksheet. Ang iba't ibang mga antas ng kontrol na maaaring ilapat sa mga cell ay may kinalaman sa:
- Ipinapakita ang isang prompt na mensahe kapag ang isang cell na naglalaman ng mga paghihigpit sa pagpapatunay ng data ay na-click sa ngunit walang mga paghihigpit ng data sa cell mismo.
- Pinipigilan ang uri at hanay ng data na maaaring maipasok sa isang cell.
- Gamit ang isang formula na matatagpuan sa ibang lokasyon upang matukoy kung ang data na ipinasok sa isang cell ay may bisa.
Sinasaklaw ng tutorial na ito ang ikalawang opsyon ng paghihigpit sa uri at hanay ng data na maaaring maipasok sa isang cell sa isang worksheet ng Excel.
01 ng 03Pagpapatunay ng Data sa Excel
Bilang karagdagan sa paglalagay ng mga paghihigpit sa data na maaaring maipasok sa isang cell, isang mensahe ng Error Alert ay maipapakita na nagpapaliwanag ng mga paghihigpit kapag ipinasok ang di-wastong data.
May tatlong uri ng mga alerto sa error na maaaring maipakita at ang napiling uri ay nakakaapekto kung gaano mahigpit ang ipinatutupad na mga paghihigpit:
- Itigil - pinipigilan ang pagpasok ng di-wastong data
- Babala - Binabalaan na ang di-wastong data ay naipasok sa isang cell na may isang opsyon upang i-override ang mga paghihigpit
- Impormasyon - nagpapaalam sa mga gumagamit na ang di-wastong data ay ipinasok sa isang cell ngunit hindi pinipigilan ang entry nito
Mga Pagbubukod ng Alert Error
Error Mga error ay ipinapakita lamang kapag ang data ay nai-type sa isang cell; hindi sila lumilitaw kung ang isa sa mga sumusunod na pamamaraan ng pagpasok ng data ay ginagamit:
- Pagpasok ng data sa pamamagitan ng hawakan ng punan na nagdaragdag ng di-wastong data
- Pagpasok ng data sa pamamagitan ng isang formula na nagkakalkula ng isang di-wastong resulta
- Pagpasok ng data sa pamamagitan ng isang macro na pumapasok sa di-wastong data sa isang cell
Pag-iwas sa Di-wastong Data Entry
Apat na tutorial na ito, lilikha kami ng isang halimbawa ng pagpapatunay ng data na nakakatugon sa mga sumusunod na pamantayan:
- Nagtatakda ng mga pagpipilian sa pagpapatunay ng data na nagbibigay-daan lamang ng mga buong numero na may halaga ng mas mababa sa 5 upang maipasok cell D1.
- Kung ang di-wastong data ay ipinasok sa cell, a Itigil Ang alerto ng error ay ipapakita.
Pagbubukas ng Dialog ng Pagpapatunay ng Data
Ang lahat ng mga opsyon sa pagpapatunay ng data sa Excel ay naka-set gamit ang dialog box ng pagpapatunay ng data.
- Mag-click sa cell D1 - ang lokasyon kung saan ilalapat ang pagpapatunay ng data.
- Mag-click sa Data tab.
- Pumili Pagpapatunay ng Datagaling sa laso upang buksan ang dialog box.
- Mag-click sa Mga Setting tab.
- Sa ilalim ngPayagan: piliin ang pagpipilianBuong Numero mula sa listahan.
- Sa ilalim ngData: piliin ang pagpipilianmas mababa sa mula sa listahan.
- NasaPinakamataas: type ang numero 5.
Ang Error Alert Tab
Tinutukoy ng mga hakbang na ito ang uri ng alerto ng error na ipapakita at ang mensaheng naglalaman nito kapag sinubukan ng isang user na magdagdag ng di-wastong data sa cell.
- Mag-click saError Alert tab.
- Tiyaking ang Ipakita ang alerto ng error pagkatapos na ipasok ang di-wastong data naka-check ang kahon.
- Sa ilalim ngEstilo : piliin ang pagpipilianItigil mula sa listahan.
- NasaPamagat: uri ng linyaDi-wastong Halaga ng Data.
- NasaMaling mensahe: uri ng linyaAng mga numero lamang na may halaga na mas mababa sa 5 ay pinapayagan sa cell na ito.
- Mag-click OK upang isara ang dialog box at bumalik sa worksheet
Pagsubok sa Validation ng Data
Sundin ang mga hakbang na ito upang matiyak na ang pagpapatunay ng data para sa cell D1 ay gumagana tulad ng dapat ito - upang paghigpitan ang entry ng mga numero na may isang halaga na mas malaki kaysa sa 5:
- Mag-click sa cell D1.
- I-type ang numero9 sa cell D1.
- pindutin ang Ipasok susi sa keyboard.
- AngItigil Ang kahon ng alerto sa error na mensahe ay dapat na lumitaw sa screen dahil ang numerong ito ay mas malaki kaysa sa maximum na halaga na nakatakda sa dialog box.
- Mag-click saSubukang muli na pindutan sa kahon ng alerto ng error na mensahe.
- I-type ang numero2 sa cell D1.
- pindutin ang Ipasok susi sa keyboard.
- Ang data ay dapat tanggapin sa cell dahil ito ay mas mababa kaysa sa maximum na halaga na nakatakda sa dialog box.
