Mayroong isang epidemya sa labas - isang epidemya ng masamang email.
Napagtanto ko ito matapos ang tungkol sa ikalimang oras na nagkomento ang aking boss sa isang email na ipinadala ko sa kanya upang tumingin sa: "Iyon ay isang talagang mahusay na email!" Hindi ko naisip na ito ay anumang bagay, hanggang sa sinimulan kong bigyang pansin ang mga email Tumatanggap ako. Nagkaroon ng mga kakila-kilabot na mga pagkakamali sa grammar, nakakahiya ng mga pagkakamali sa pagbaybay, hindi tamang mga pangalan, mga emoticon, kakulangan ng tamang pagbati o kasiyahan, at payak na masamang pagsulat. Maaari akong magpatuloy.
Hindi ito tayo ay walang kakayahan, mga tao. Hindi lamang namin inilalagay ang pangangalaga sa aming mga email na nararapat sa marami sa kanila. Ang pangangalaga, sabihin, ang isang editor ay maaaring magbigay ng isang artikulo.
Kaya, upang matulungan kaming lahat na mapagbuti ang aming komunikasyon sa lugar ng trabaho, narito ang gabay ng editor sa pagsulat ng mga email na kikitain kang iginagalang (at mga sagot). Isaisip ang mga ideyang ito sa susunod na pagdaan mo sa iyong inbox-at makita kung ano ang epekto ng ilang maliit na pagbabago.
Magdahan-dahan
Alam kong lahat tayo ay nasa isang karera upang makapasok sa inbox zero. At sigurado, sa ilang mga kaso, ang pagpaputok ng isang mabilis na email ay may kahulugan: kapag nasa gitna ka ng isang mahabang thread ng komunikasyon sa isang malapit na kasamahan, kung nagpaputok ka lamang ng isang dokumento sa iyong boss, at iba pa.
Ngunit, para sa karamihan, ang epektibong komunikasyon (at mahusay na pagsulat) ay tumatagal ng oras. Kailangan ng oras upang mabuo ang iyong mga saloobin, upang malaman kung ano ang talagang sinusubukan mong sabihin, at isulat ang iyong mensahe sa isang malinaw na paraan. At sa huli, iyon ang email - isang anyo ng komunikasyon. Hindi isang gawain.
Kaya, sa susunod na kailangan mong sumulat ng isang mas malalim na email sa isang tao, bigyan ito ng oras na nararapat. I-block ito sa iyong kalendaryo kung mayroon kang. At hindi ako nagsasalita ng limang minuto bawat email - hindi pangkaraniwan para sa akin na gumugol ng pataas ng 15 minuto sa isang mahusay na email, lalo na kung ito ang aking unang komunikasyon sa isang taong nais kong mapabilib. Hayaan ang iyong sarili na magkaroon ng oras na iyon, at huwag pakiramdam na ikaw ay mabagal o hindi produktibo. Pakiramdam na ginagawa mo ito ng tama.
Siguraduhin na Ito ay May Simula, Gitnang, at Wakas
Dahil lamang kami nakatira sa isang mundo na may 140 na character, hindi nangangahulugang ang iyong mga email ay dapat ganyan. Sa katunayan, magkakaroon kami ng isang maliit na pagtatapon sa high school na Ingles dito at ang klasikong hamburger-style essay; iyon ay, ang bawat sanaysay ay nangangailangan ng isang intro, isang katawan, at isang konklusyon.
Dapat mong isipin ang tungkol sa iyong mga email na may parehong istraktura. Ang bawat seksyon ay hindi kailangang mahaba, ngunit lalo na sa isang paunang komunikasyon, dapat itong naroroon. Kaya, ano ang dapat isama sa bawat seksyon?
Intro
Laging magsimula sa isang pagbati - maaaring pakiramdam ng archaic, ngunit talagang nagkakaroon ito ng pagkakaiba. Pagkatapos, depende sa likas na katangian ng iyong relasyon, ang pagbubukas ng talata ay isang magandang lugar para sa isang palakaibigan na pagbati ( "Inaasahan kong maayos ang paghahanap ng trabaho!" ), Isang paalala ng konteksto ng iyong pag-uusap ( "Napakaganda ng pagkuha ng ito upang makipag-chat sa iyo noong nakaraang linggo. " ), o isang paunang salita tungkol sa kung bakit ka umaabot ( " Nais kong hawakan ang base tungkol sa … " ).
Katawan
Dito ka makakarating sa crux ng iyong email. Ang pinakamahalagang bagay na dapat tandaan dito ay bigyan ang iyong mga tatanggap ng lahat ng impormasyon na kailangan nila upang gawin ang anumang pagkilos na hinihiling mo sa kanila. Kasama dito ang pagbibigay ng anumang impormasyon sa konteksto, mga detalye, o data na kinakailangan, at ipinakita ito sa isang lohikal, cohesive na paraan. Kung ang email ay ipinadala upang maihatid ang impormasyon o isang desisyon (sa halip na humingi ng pabor), tiyaking isama ang pangangatuwiran o paliwanag.
Konklusyon
Ang pagtatapos ng mga email ay medyo naiiba kaysa sa pagtatapos ng mga sanaysay. Sa halip na buod ang iyong napag-usapan, dapat mong balutin ito ng mga hakbang sa pagkilos. Kung hinihiling mong matugunan para sa kape, magmungkahi ng isang petsa at oras. Kung nakakakuha ka ng input para sa isang proyekto, paalalahanan ang iyong kasamahan kung ano mismo ang kailangan mo at kailan. At, kung nagbibigay ka lamang ng impormasyon, paalalahanan ang iyong contact na siya ay malugod na darating sa iyo ng anumang mga katanungan. Sa wakas, hindi bababa sa iyong paunang email, palaging malapit sa isang pagbati at buong lagda.
Ito ay maaaring mukhang marami, ngunit tulad ng sinabi ko, hindi na kailangang mahaba. Halimbawa, ito ay isang email na maaari kong ipadala sa isang taong nais kong kumuha ng kape na may:
Hoy Dave!
Napakagandang salubungin kita! Napakaganda nitong makipag-chat kay Alex, at nang mabanggit niya alam niya na tumalon ako dito.
Gustung-gusto ko ang ginagawa mo sa iyong kumpanya, at magiging kahanga-hangang makipag-chat sa iyo tungkol sa kung paano mo iniisip ang tungkol sa online na pag-publish, ang iyong kamakailang muling disenyo, at iba pang mga bagay tungkol sa gawaing pareho nating ginugol sa ating buhay.
Sa palagay mo magkakaroon ka ba ng kaunting oras sa darating na mga linggo upang matugunan? Masaya akong mag-swing sa pamamagitan ng iyong mga tanggapan o mang-agaw ng kape - kung ano ang pinaka maginhawa para sa iyo!
Pinakamahusay, at maligayang Lunes.
Erin
Kaya mas mahusay kaysa sa, "Hoy Dave, nais na kumuha ng kape minsan?" di ba?
Proofread at Fact Check
Kapag nakumpleto mo na ang pag-type ng iyong email, hindi mo lamang dapat ipadala ito sa mundo. Laging basahin ang iyong mga email, kahit isang beses. Bukod lamang sa pagsusuri para sa mga pangunahing pagkakamali sa spelling at grammar, katotohanan ka rin ang pagsuri sa mga bagay tulad ng mga spell spell, mga kaganapan na iyong tinutukoy, o mga petsa na binanggit mo. Ang pagtawag sa isang email na "Hoy Jon, " kung kailan dapat itong "Hoy John, " ay maaaring tila isang maliit na bagay, ngunit mapapansin ang iyong contact-at ang mga unang impression ay may malaking pagkakaiba.
Ito rin ay isang magandang punto upang isipin ang tungkol sa tono ng iyong email. Ito ba ay tunog ng tulad ng negosyo kapag sinusubukan mo lamang na maging friendly? Masyado ka bang masigasig sa mga puntos ng exclaim at mga emoticon sa gastos ng propesyonalismo? Subukan na tumalikod at isaalang-alang kung paano ang isang tao na nagbabasa ng email sa unang pagkakataon ay magiging reaksyon dito - at ayusin nang naaayon. Para sa mga partikular na mahalagang email, hinihiling ko rin sa ibang tao na hahanapin ito para sa akin - isang labis na hanay ng mga mata ng editoryal na hindi nakakasakit ng sinuman.
Isipin Kung Ano ang Iyong Pakiramdam kung Ito ay Publiko
Sa wakas, bago magpadala, isipin kung ano ang maramdaman mo kung ang email na ito ay binasa ng sinuman ngunit ang taong pinadalhan mo nito. Paano kung, kahit papaano, nakarating ito sa inbox ng iyong boss? Paano kung nai-publish ito sa web? (Uy, nangyari ito.) Ito ay isang mahusay na panghuling tseke-suriin upang matiyak na ang iyong mga email ay tunog na magalang at propesyonal at sa huli ay kumakatawan sa kung paano mo nais na maipakita ang iyong sarili sa mundo.
Alam ko, parang maraming trabaho ang ilalagay sa isang email. Ngunit sa bilang ng mga masasamang email na nakukuha nating lahat araw-araw, mapapansin talaga ng mga tao ang pagkakaiba kapag ang isang mabuting isang lupain sa kanilang inbox. At iyon ang maaaring pagkakaiba sa pagitan ng pagkuha ng hindi papansin at pagkuha ng gusto mo.
