Minsan kailangan mong sumulat ng malupit na email.
Kailangan mong magbahagi ng puna sa isang tao sa ibang tanggapan, o hindi sumasang-ayon sa isang stakeholder, o sabihin sa isang tao na sila ay nagulo - at ang pag-set up ng isang tawag o personal na pagpupulong ay magiging labis na overreaction (at panganib na gawin ang sitwasyon ng isang mas malaking pakikitungo) .
Iyon ang sinabi, kapag ang mga pinaka-hindi kapani-paniwala na tala ay maaaring mali nang mali, ang mga pusta ay mas mataas kung mayroon kang isang kritikal na sasabihin.
Bilang isang taong nagtatrabaho nang malay-tuloy-tuloy akong nag-email sa mga tao na may puna. At kahit na nagawa ko itong daan-daang oras, nakakakuha pa rin ako ng kaunting hukay sa aking tiyan kapag sinusulat ko na ang gawain ng isang tao ay nangangailangan ng maraming pagbabago.
Ngunit ang mga tao ay madalas na tumugon nang mas positibo kaysa sa nais kong isipin. Pinapautang ko ang isang pormula na ginagamit ko na gumagawa ng mga malupit na email na mabait at matulungin hangga't maaari.
Narito kung paano ito nasira:
Linya 1: Magsabi ng Isang bagay na Magiliw
Kapag isinusulat mo ang pambungad na linya (pagkatapos ng pagsaludo, iyon ay), maaaring makatulong na isipin na ito ay isang pag-uusap. Kung ang isang tao ay lumakad sa iyo at kalapati sa kanilang punto, nais mong ihinto.
Iyon ang dahilan kung bakit ang isang linya tulad ng Paano ang iyong katapusan ng linggo? o inaasahan kong natagpuan ka ng tala na ito nang maayos, sa sobrang kamangha-manghang ito, ay tumutulong sa sipa ang mga bagay sa tamang tala.
Linya 2: Salamat sa kanya o sa kanya
Kung naaangkop, mabuti na tandaan ang mga pagsisikap ng ibang tao. Hindi mo nais na sumisid sa kung ano ang kanilang mali nang hindi kinikilala ang oras na ginugol nila sa anumang ipinadala nila.
Ito ay kasingdali ng: Maraming salamat sa iyong sa ito.
Linya 3: Ituro ang Isang Positive
Walang sinuman ang nais na makaramdam ng isang tulala (o tulad ng sa tingin mo ay hangal sila). Kaya, habang hindi mo nais na matalo sa paligid ng bush, mahalaga na maglaan ng oras upang ituro sa isang lakas ng gawain ng ibang tao.
Subukan, nakikita ko kung saan dadalhin ang Halimbawa, maaari mong sabihin sa isang direktang ulat na maaari mong makita kung paano ang diskarte na ipinatupad nila ay makakatulong sa koponan na gumana nang mas mahusay. O, maaari mong sabihin sa isang kasamahan na gumawa sila ng isang mahusay na trabaho sa pagtugon sa pangunahing pag-aalala ng kliyente.
Siyempre, mahalaga na panatilihing matapat ang komentong ito. Dapat mong banggitin ang isang bagay na talagang kapaki-pakinabang, at hindi mo dapat palawakin ang papuri nang labis na ang natitirang bahagi ng iyong mensahe ay ganap na blindsides ang tatanggap.
Katawan ng Email: Maglakad sa Mga Pagbabago (at Mga Resulta)
Paniwalaan mo ito o hindi: Pinahahalagahan ng mga tao ang alam kung bakit mo pinili na gumawa ng mga bagay na naiiba. Ito ay kontra-madaling maunawaan (dahil kung sino ang nais na marinig kung paano sila gumulo nang detalyado?), Ngunit sa pagiging totoo, ipinapakita nito na mayroon kang mataas na opinyon sa kanila.
Ipinapakita nito na hindi ka sasang-ayon sa kanila para lamang sa kapakanan nito. Higit pa rito, ipinapakita nito sa palagay mo na sapat na silang matuto upang matuto mula sa puna at maihatid ang iyong mga inaasahan na sumulong.
Upang maiwasan ang labis na pagpapaliwanag sa kung ano ang mali, limitahan ang iyong sarili sa mga pangungusap na sumusunod sa format ng …. At kung mayroon kang higit sa isang pagbabago, gumamit ng mga bala.
Mukhang ganito:
O:
- Makikita mo na gumawa kami ng ilang mga pagbabago sa pitch deck, batay sa puna mula sa pangkat ng pamumuno.
- Kasama sa mga linyang ito, nais kong makita ang mga pagbabagong dala ng iba pang mga aspeto ng pagtatanghal, dahil nais naming maging pare-pareho.
Huling Linya
Laging tapusin sa pamamagitan ng pagtatanong kung maaari mong linawin ang anuman o sagutin ang anumang mga katanungan.
Habang Mangyaring ipagbigay-alam sa akin kung maaari kong sagutin ang anumang mga katanungan, maaaring mukhang malinaw, nagsisilbi itong layunin. Ginagawa nitong buong pakikipagtulungan ang buong espiritu ng iyong email.
Biglang, ito ay nagmumula, na nagsasabing "narito ang mga pagbabago - panahon" hanggang sa "narito ang mga pagbabago - ipakikilala mo ba sa akin kung ang alinman sa mga ito ay walang saysay?" Ipinapakita nito na pinahahalagahan mo pa rin ang opinyon ng ibang tao.
Pagkatapos, ang lahat ng iyong naiwan ay isang pag-sign-off - anumang standard na pag-sign off (pinakamahusay, taos-puso, salamat!) Ay gagawin.
Paglalagay nito ng Lahat
- Halimbawa ng pagbabago at kung paano ito magbubunga ng isang positibong resulta
- Kung naaangkop: halimbawa ng pagbabago ng dalawa at kung paano ito magbubunga ng isang positibong resulta
- Kung naaangkop: halimbawa ng pagbabago ng tatlo at kung paano ito magbubunga ng isang positibong resulta
Ngayon na nakabuo ka ng tunay na nakabubuo ng feedback, mag-isip ng isang minuto upang isipin ang tungkol sa iyong linya ng paksa. Siguro ang kailangan mo lang ay pindutin ang tugon, ngunit maaaring ang isang maliit na pagbabago ay nakakaapekto sa buong tono. (Alam mo ba na "ngayon" ay mas mabuti sa "kagyat na"? Higit pa tungkol sa na-at iba pang mga salita na iwasan-dito.)
Hindi lahat ng mensahe na iyong ipinadala ay magiging chock na puno ng papuri - at OK lang iyon. Kung maglaan ka ng oras upang isulat ito nang may pag-iisip na pupunta sa isang mahabang paraan.
