Bilang isang miyembro ng Gen Y, alam mo (sana) alam na ang pinakamahalagang mga patakaran ng pag-uugali ng email: Panatilihin itong maikli at matamis, at huwag maglagay ng anumang bagay sa isang email na hindi mo nais ipasa sa iyong lola, sa iyong boss, o ang iyong makabuluhang iba pa.
Ngunit kung minsan, ang pinakamadikit na bahagi tungkol sa pagsulat ng isang email ay hindi ang nilalaman - kung paano ito sisimulan at wakasan. Lalo na sa lugar ng trabaho, hindi palaging kasing simple ng simula sa "Mahal na Joe" at pag-sign off sa "Salamat, Kelly."
Kaya't kapag gumawa ka ng isang mensahe sa isang manager ng pag-upa, isang ehekutibo, o kahit na ang iyong boss, narito kung paano tiyakin na inilalagay mo ang iyong pinakamahusay na cyber-foot forward - mula sa simula hanggang sa katapusan.
1. Isang Email Mula Sa Sino?
Unang mga bagay muna: Panahon na upang magretiro ng iyong "[email protected]" email account. Talaga. Hindi ito maganda o malikhain, hindi ito propesyonal. Kung gumagamit ka ng isang email account para sa anumang iba pang kadahilanan kaysa sa pakikipag-chat sa iyong mga kaibigan sa kolehiyo, gumamit ng isang address na isinasama ang iyong una at huling inisyal o pangalan at iwanan ito. Gayundin, mag-ingat kapag ginagamit ang mga numero 0 o 1 sa iyong email address; maaaring mahirap sabihin sa kanila bukod sa isang malalaking titik O o maliliit na L.
2. Iwasan ang Pagbati ng Gaffes
Ang pagpili ng unang salita ng isang email ay madali - "mahal" o "hello" kapwa gumagana sa halos anumang sitwasyon. Ngunit maaari itong makakuha ng nakakalito pagkatapos nito. Sa mga regular na komunikasyon sa lugar na pinagtatrabahuhan, ang pagtugon sa tao sa pamamagitan ng kanyang unang pangalan ay karaniwang maayos, at ang paggamit ng mga pamagat ay maaaring tumingin sa iyo na labis na pormal, maselan, o kabataan.
Ngunit may mga pagbubukod: mas gusto ng ilang mga nasa itaas na antas ng "Mr." o "Ms." kaya sulit na mapanatili ang isang tainga upang marinig kung paano karaniwang tinutugunan siya ng ibang tao. At ito ay isang ligtas na pusta kapag nakikipagpulong ka sa isang medikal na doktor o propesor sa kauna-unahang pagkakataon na mas gusto nilang matugunan bilang "Dr."
Kapag nagpapadala ng mga email para sa iyong paghahanap ng trabaho, pinakamahusay na gumamit ng mga pamagat. Ngunit kung hindi mo alam ang kasarian ng taong nakikipag-ugnay ka, huwag hulaan - sumama ka lamang sa unang pangalan. Oo, maaaring patawarin ka ni Christina "Chris" Brown sa pagtawag sa kanya ng G., ngunit ang huling bagay na nais mong gawin ay mapahiya ang iyong sarili bago ka makapasok sa puso ng email.
Sa wakas, kung wala kang isang tukoy na pangalan para sa tatanggap (halimbawa, nagpapadala ka ng isang pagtatanong sa trabaho sa isang gitnang HR address), isang simpleng "hello" ay ganap na sapat.
3. Isara sa May Kagandahang-loob
Maaari kang magkaroon ng iyong mga paboritong linya ng pagsasara ng email, ngunit dapat mong palaging isaalang-alang ang iyong kaugnayan sa korespondensya at ang dahilan ng email kapag nag-sign off. Narito ang isang mabilis na pagsilip sa ilang mga karaniwang ginagamit na mga taglines at ang mensahe na ipinapadala nila:
Sincerely: Ito ay isang unibersal na pagsasara ng damdamin at 100% na naaangkop sa karamihan sa mga sitwasyon, ngunit maaari itong makita bilang isang medyo maselan o off-paglalagay para sa pagsusulatan sa isang taong kilala mo nang mabuti.
Pinakamahusay na pagbati: Ang pariralang ito ay propesyonal, ngunit may ilang init. Karaniwan para sa mga email sa negosyo na hindi gaanong pormal, tulad ng sa pagitan ng mga katrabaho na nagtutulungan nang medyo madalas. Maaari itong paikliin sa "Regards" kapag nag-email sa isang taong pamilyar.
Pinakamahusay: Ang pag-sign-off na ito ay malawak na pinagtatalunan at nakikita bilang lahat mula sa taos-puso hanggang trite, depende sa filter ng tatanggap. Ito ay isang pinaikling bersyon lamang ng "Pinakamagandang regards" at maaaring mag-ugnay ng positibong damdamin. Ngunit, maaari rin itong ma-misconstrued bilang inauthentic kung wala kang isang naunang one-on-one na relasyon sa taong nag-email ka.
Magalang: Ito ay isang pormal na pagpapadala na angkop kapag nag-email sa CEO, Chairman ng Lupon, o isang high-level na executive ng kumpanya.
Lubhang: Ito ay tiyak na isang pagsasara ng lipunan, hindi isang propesyonal. Nagpapadala ito ng mensahe ng kabaitan at tunay na interes - ngunit sa isang antas ng pamilyar na pinakamahusay na hindi naiiwan sa propesyonal na pagsusulatan.
Wards regards: Ito ay isang mas pormal na bersyon ng "kaibig-ibig, " ngunit mas angkop ito para sa mga social emails.
Tunay na: Malimit na isinasaalang-alang ng isang maliit na palaman para sa email, ang pagsasara na ito ay maaaring pinakamahusay na magamit para sa mas pormal na pagsusulat tulad ng isang naka-print na sulat.
4. Gawing Kapaki-pakinabang ang Iyong Lagda
Tiyaking nakalista sa linya ng iyong pirma ang mga pangunahing kaalaman: ang iyong buong pangalan, pamagat, pangalan ng kumpanya, at impormasyon ng contact, kabilang ang mga numero ng telepono at email. Ang isang logo ng kumpanya ay maaari ding maging isang karagdagan aesthetically-nakalulugod.
Kapag nagpapadala ka ng mga email na may kaugnayan sa paghahanap ng trabaho, gamitin ang iyong pangalan at impormasyon ng contact. Mag-isip tungkol sa kung ano ang impormasyon ng contact na ibibigay mo, kahit na - kung hindi mo nais ang mga potensyal na employer na tumatawag sa linya na iyong napili ng isang taga-resepista, pagkatapos ay huwag ibigay ang numero na iyon. At kung propesyonal sa paggamit ng Facebook, Twitter, at LinkedIn, masarap din na isama din ang impormasyong iyon.
Minsan makakakita ka ng mga email kasama ang mga quote o nakakatawang mga asides bilang bahagi ng pirma - ngunit magpatuloy nang may pag-iingat bago ka mag-isip na kailangan mo ng ganitong uri ng pag-upgrade. Ang mga email sa negosyo ay kailangang maglaman lamang: negosyo. Ang iyong lagda ay hindi ang lugar upang i-tout ang iyong personal na paniniwala o interes.
Kapag nagpunta ka sa isang bapor ng isang email, siguraduhin na nagbabayad ka ng mas maraming pansin sa iyong pagbubukas at pagsasara ng linya habang ginagawa mo ang nalalabi ng iyong nilalaman. Huwag hayaan ang isang maiiwasan na blunder ng inisin o makagambala sa tatanggap bago siya makarating sa pinakamahalagang bahagi ng iyong email - ang mensahe.
