Sinusubukan mo bang mapabilib ang iyong bagong boss o guning para sa isang promosyon, maaaring mahirap sabihin na huwag nang higit sa trabaho. Pagkatapos ng lahat, nais mong makita ng lahat ang iyong masipag, hamon-pagtanggap, up-for-kahit anong pag-uugali. Sa kasamaang palad, ang bawat bagong proyekto na sumasang-ayon ka na may pasok ay may isang mabilis na deadline - at bago mo alam ito, maaari mong bahagyang mapanatili ang iyong ulo sa itaas ng tubig.
Kapag sa palagay mo ay nagsisimula nang dumulas ang mga proyekto o hindi mo lamang maibigay ang iyong makakaya dahil kumalat ka na masyadong manipis, maglaan ng oras upang matugunan ang sitwasyon bago makuha ng iyong listahan ng gagawin. Narito ang ilang mga paraan upang harapin ang isang labis na karga sa trabaho at bumalik sa track.
1. Lumikha ng isang Iskedyul
Panatilihin ang isang iskedyul ng master ng lahat ng iyong mga huling deadline sa pamamagitan ng pag-set up ng isang kalendaryo sa iCal o Google Calendar o paggamit ng isang magandang tagaplano (Gustung-gusto ko ang set-up ng lingguhang notebook ng Moleskine). Ang nakikita ang lahat sa isang lugar ay makakatulong sa iyo na unahin ang iyong oras dahil malalaman mo nang eksakto kung ano ang darating, araw at linggo nang maaga.
Ngunit huwag tumigil doon - ang lansangan sa pag-aayos ng iyong oras ay upang masira ang iyong mga proyekto hanggang sa mga mini-layunin na mas madaling makamit. Maliit, maaabot ang mga layunin ay makakatulong sa iyo bust sa pamamagitan ng matigas na mga proyekto at manatili sa track.
Halimbawa, ang pagpaplano ng isang malaking kaganapan sa trabaho ay nangangailangan sa iyo upang ayusin ang isang bilang ng mga grupo, sa loob at labas ng opisina. Sa halip na maglagay ng isang malaking deadline sa petsa ng kaganapan, iskedyul ito sa mas maliit na mga gawain sa mga linggo na umaabot hanggang sa kaganapan, tulad ng pagtiyak na ang iyong caterer ay mayroong iyong menu, tinatapos ang tamang headcount ng mga dadalo, at pagproseso at pag-print ng mga handout. Ang pagtugon sa mga mini-layunin na ito sa daan ay sisiguraduhin na walang naiwan sa huling minuto.
2. Manatiling Alerto
Ang pag-set up ng iyong iskedyul ng master ay kalahati lamang ng labanan - ang iba pang kalahati ay aktwal na ginagamit ito. Kung hindi ka nakaugalian na suriin ang iyong kalendaryo araw-araw, maaaring mangailangan ka ng isang maliit na pagtulak sa tamang direksyon, kaya't pagkatapos mong itakda ang mga deadlines para sa iyong sarili, magtakda ka rin ng ilang mga alerto. Ang isang pop-up sa iyong computer o telepono ay maaaring maging mabilis na paalala tungkol sa kung ano ang darating (suriin ang mga app tulad ng 2Do, Wunderlist, at Todoist), o, kung gumagamit ka ng isang tagaplano ng papel, mag-set up ng mga visual na alerto kasama ang Post-Ito na nagpapaalala sa iyo. ng nangyayari sa loob ng isang linggo.
Ang mga alerto na ito ay maaaring isama ang mga checkpoints para sa malalaking deadlines (halimbawa, sa kalahating punto sa takdang oras ng iyong proyekto, maaari kang magtakda ng alarma upang matiyak na hilingin mo sa iyong superbisor na suriin ang isang draft ng iyong ulat) o mga pangkalahatang pang-araw-araw na paalala (halimbawa, pagtatakda ng mga alerto para sa Lunes at Miyerkules, upang matiyak mong nasa track ka bago ka maubusan ng oras sa pagtatapos ng linggo ng trabaho).
3. Isaayos ito
Kapag nagtatrabaho ka sa maraming mga proyekto nang sabay-sabay, mabilis na sumabog ang iyong inbox sa isang labis na gulo ng impormasyon. At habang hindi mo mapigilan ang daloy ng mga email na papasok, maaari mong mapanatili ang maayos at paghiwalayin ang iyong mga takdang-aralin.
Subukang magdagdag ng mga folder at color-coding sa iyong inbox upang matulungan kang makahanap ng mahalagang impormasyon kapag kailangan mo ito. Halimbawa, lumikha ng isang hiwalay na folder para sa bawat tiyak na atas na iyong pinagtatrabahuhan, na hahayaan kang madaling mag-scan para sa mga pag-uusap o mga file na kailangan mo.
Upang makakuha ng isang hakbang pa, maaari ka ring mag-set up ng isang patakaran sa Outlook upang magpadala ng email mula sa ilang mga address o may ilang mga parirala sa linya ng paksa sa tinukoy na mga folder na iyong nilikha. Ginagawa ng Gmail ang parehong bagay kung nag-set up ka ng isang filter. Alinmang pamamaraan ay nagbibigay-daan sa iyo upang ma-pre-sort ang iyong inbox, kaya hindi mo na kailangang gumastos ng mahalagang oras sa pag-agaw sa gulo!
4. Kumuha ng Little Stuff sa Daan
Ikaw ba ay namamahala sa mga paulit-ulit na ulat o mga spreadsheet na kailangang lumabas lingguhan o buwanang? Upang makatipid ng iyong oras at lakas (at malaya ang mahalagang puwang sa iyong listahan na dapat gawin), lumikha ng isang template para sa bawat ulat, sa halip na magsimula mula sa simula sa bawat oras.
Tumatanggap ka ba ng mga email na humihiling ng mga katulad na katanungan? Lumikha ng mga de-latang tugon sa Gmail o panatilihin ang isang Word doc sa iyong desktop na may mga sagot para sa mga karaniwang isyu (halimbawa, kung paano gamitin ang iyong FTP site, na makipag-ugnay para sa serbisyo ng customer, o mga petsa para sa paparating na mga palabas sa kalakalan). Ang pagkakaroon ng isang bagay na madali mong i-cut at i-paste mula sa gagawing pagsagot sa regular na email ng mas kaunting oras.
Maaga ang paggawa ng maliliit na bagay at gawing naka-streamline hangga't maaari ay nagbibigay sa iyo ng mas maraming puwang upang magtrabaho sa mga kumplikadong proyekto.
5. Panatilihing Hanggang sa Petsa
Maglagay ng ilang minuto bago ka umalis sa gabi upang tumingin muli sa iyong iskedyul at i-update ito sa iyong pang-araw-araw na pag-unlad (kahit na ang paggawa sa lingguhan na ito ay isang malaking tulong!). Hindi ba natapos ang isang gawain? Ilipat ito sa susunod na araw o sa susunod na bloke ng oras na iyong naiskedyul para sa partikular na proyekto. Makakatulong din ito na magkaroon ng ilang libreng oras na naka-iskedyul sa bawat araw (o kahit isang beses lamang sa isang linggo), na magpapahintulot sa iyo na maging mas nababaluktot kung hindi ka nakakatugon sa isang mini-layunin at kailangan mong muling ayusin ang iyong iskedyul.
Ang pagmasid sa kung ano ang nagagawa mo sa bawat araw ay hindi lamang makakatulong sa iyo na makaramdam ng labis na pagkabalisa, makakatulong din ito sa iyo na masukat kung gaano karaming oras ang talagang kailangan mo para sa isang naibigay na proyekto o gawain. At alam na, matutukoy mo nang eksakto kung magkano ang maaari mong gawin sa hinaharap!
6. Pag-usapan Tungkol sa Pagbabahagi
Kung sisimulan mong mapagtanto na ang ilan sa iyong mga mini-layunin ay hindi nagagawa dahil walang sapat na oras, dahil ang iba pang mga proyekto ay inuuna, o dahil ang mga bagong responsibilidad ay patuloy na nakikipag-usap sa iyong desk, maaaring oras na upang makipag-usap sa iyong superbisor tungkol sa muling pamamahagi ng ilan sa iyong trabaho.
Ito ay isa pang kadahilanan na ang pagkakaroon ng isang detalyadong iskedyul ng iyong mga proyekto na binalak sa araw at linggo ay mahalaga: Kung mayroon kang isang malinaw na ideya ng kung ano ang kailangang gawin at sa anong oras, ang iyong boss ay madaling makita kung ano ang nasa iyong plato. Pagkatapos, magkasama, maaari mong matukoy kung ano ang pinakamahalagang manatili sa iyong agarang dapat gawin na listahan at kung ano ang maaaring itulak pabalik o itinalaga sa ibang tao.
Oo, maaari itong mahirap palayain, ngunit palaging mas mahalaga na ibahagi ang workload sa natitirang bahagi ng iyong koponan at gawin ang iyong mga deadlines kaysa subukan na patunayan na maaari mong hawakan ang lahat at hindi masyadong makarating doon.
Sa wakas, kapag sinimulan mong pakiramdam na nawawala ka, huminga ng malaking hininga. Tandaan, ang kontrol ay lahat tungkol sa pagpapanatili ng iyong sarili na maayos at pagiging matapat sa kung ano ang maaari mong hawakan.
