Mayroong isang espesyal na uri ng labis na pagkagalit na nanggagaling sa pag-iwan ng pakiramdam ng pulong kahit na hindi sigurado kung ano ang punto nito kaysa sa kung naglalakad ka (kung saan, baka may nangangailangan ng gabay na ito sa pagpapatakbo ng mga epektibong pagpupulong, template ng paksang ito, o artikulong ito nagbabalewala kung talagang dapat mong i-reschedule ang pulong na iyon.
Kahit na hindi masyadong matindi ang mga bagay-bagay - marahil mayroon kang nakasisigla at nakakaengganyo na pag-uusap - nakakadismaya pa rin kung walang lumabas. Ngunit mayroong isang simpleng solusyon: ang email sa post-meeting.
"Ang overarching layunin ay ang pagkakaroon ng lahat ng may pananagutan sa parehong mga inaasahan. Kaya mayroon kang isang koponan sa parehong pahina na nagtatrabaho patungo sa parehong mga layunin, na nagpapanatili ng mga bagay na mahusay at produktibo at pinapanatili din ang mga pagkabigo, "sabi ni Heather Yurovsky, isang coach ng Muse career at ang nagtatag ng Shatter & Shine. "Walang nagustuhan ang pakiramdam tulad nila nakaupo sa isang pulong na may magandang momentum at pagkatapos ay walang mangyayari pagkatapos."
Basahin ang para sa lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa pagpapadala ng perpektong email sa pag-post-nang sa gayon ay hindi ka mananagot para sa pagpapabagal ng pag-unlad sa kung ano man ang iyong napupunta.
Sino ang Dapat Ipadala ang Post-Meeting Email?
Okay, marahil ikaw ay nasa lahat ng ideya ng isang follow-up email. Ngunit paano mo malalaman kung ikaw ang dapat na magpadala nito?
Kadalasan halata. Kung inayos mo ang pagpupulong, nilikha ang agenda, at pinatakbo ang bagay, kung gayon ang pagkakataon ay dapat ikaw ang magsara ng loop sa isang post-meeting missive.
"Kadalasan malinaw ito sa pagtatapos ng pagpupulong kung sino ang may pananagutan, ngunit kung minsan ay hindi, lalo na kung marahil ito ay isang bagong proyekto na walang sinumang departamento na technically pagmamay-ari pa, " sabi ni Yurovsky. "Gusto mo lamang tiyakin na hindi ka lalabas tulad ng pag-barking ng mga order sa ibang tao at galing talaga ito sa tamang tao na pakikinig at paggalang ng mga tao ang pagmamay-ari at deadline."
Kung ito ay isang mas hindi malinaw na sitwasyon, pag-isipan kung may katuturan ka upang umakyat sa gawain. "Sa pagtatapos ng pagpupulong, kung hindi malinaw na malinaw kung sino ang may pananagutan dito at sa tingin mo ay gamit na ipadala ang email na iyon pagkatapos, pagkatapos ay itaas ang iyong kamay at sabihing, 'Uy, masaya na ipadala ang email sa post-meeting, maliban kung mayroong sinuman kung kaya't naramdaman na mas angkop na magmula sa kanila, '”sabi ni Yurovsky. "Kaya't nagboluntaryo ka. Hindi ka tumatawag ng sinuman upang mailagay ito sa kanila, ngunit binibigyan mo rin ang ibang tao ng pagkakataong sabihin, 'O hindi, sa palagay ko talagang kailangan itong magmula kay Joe.' "
Sino ang Dapat Na Samahan?
Kapag ang "mula" na patlang ay naayos na, oras na upang isipin ang tungkol sa "hanggang" at "cc" na patlang. Siguraduhin na ipinapadala mo ang iyong tala sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong, kasama na ang sinumang nasa listahan ng imbitasyon ngunit marahil ay hindi nakakapasok. Pagkatapos ay isipin ang tungkol sa kung mayroon bang nalaman mong nakarating sa pulong pati na rin sa anumang iba pang mga stakeholder na kailangang kumilos o magkaroon ng kakayahang makita sa paksa. Sa wakas, kung nakikipag-ugnayan ka sa higit pang mga matatandang kasamahan, isaalang-alang ang pagkopya sa kanilang mga katulong.
Kailan Dapat Ito Lumabas?
"Pinakamainam na ipadala ang pagbabalik nang malapit sa paglabas ng pulong hangga't maaari, " sabi ni Yurovsky. "Kung ang pagpupulong sa pagtatapos ng araw at nais mong maghintay hanggang sa unang bagay sa susunod na umaga, ayos iyon, ngunit mas malapit ka sa pagpupulong, mas maraming momentum ang nilikha at hindi ito magsisimulang mahulog sa ilalim. ng mga piles ng mga tao. "
Sa madaling salita, isaalang-alang ang pag-recap ng isang extension ng pulong at ipadala ito habang ang talakayan ay sariwa pa rin sa iyong isipan at sa iba pa. Kung alam mo nang maaga na ikaw ang magiging tackling sa item na ito, maaari mo ring planuhin nang maaga ang pag-block ng oras sa iyong kalendaryo pagkatapos ng pagpupulong upang maisagawa ito.
Ano ang Dapat Ito Isama?
"Ang layunin ng email ay nakakakuha ng lahat sa parehong pahina, " sabi ni Muse career coach Kristina Leonardi. Ngunit kung ano ang eksaktong pumapasok sa ito upang maganap iyon ay "nakasalalay sa likas na katangian ng pagpupulong at kung ano ang layunin, ano ang layunin?" Sabi ni Leonardi.
"Kung mayroong isang isyu o isang hamon na inaaksyuhan at nalutas ng pulong ang isyu o hamon na ito, maaari itong maging tulad ng isang pasasalamat at pagpapabati sa sarili, " paliwanag niya. O "maaari itong linawin ang mga tungkulin at direksyon sa isang partikular na proyekto o ang kasunod na mga hakbang na aksyon na kailangang gawin at kung sino ang dapat kunin."
Bilang isang pangkalahatang gabay, mag-isip tungkol sa paggawa ng ilan o lahat ng mga sumusunod:
- Nagpapasalamat sa mga tao sa kanilang oras at pagsisikap
- Pagbubuod ng anumang mga pangunahing puntos na sakop o tinalakay sa pulong
- Ang paglalabas ng mga item ng aksyon at mga may-ari pati na rin ang mga deadline para sa mga susunod na hakbang
- Ang pag-Attach o pag-link sa anumang nauugnay na mapagkukunan at mga dokumento
- Inaanyayahan ang mga tao na magtanong o mag-reconvene
Hinihimok ka ni Leonardi na panatilihin itong maikli at matamis. Ngunit kahit na ang saklaw ng email ay nakasalalay sa pagpupulong. Kung lumalabas ka sa isang karaniwang buwanang pagpupulong ng koponan o medyo mabilis at regular na pagpupulong sa pag-update ng proyekto, ang iyong email ay maaaring sumasalamin sa haba nito. Kung nagpapadala ka ng isang follow-up na tala pagkatapos ng isang dalawang oras na pagpupulong ng board o isang session ng diskarte sa malalim, makikita itong medyo magkakaiba. Ang parehong napupunta para sa iyong tono.
"Gusto mong palaging magalang, kahit na isang mabilis na email na ipinadadala mo, " sabi ni Yurovsky. "Nais mo ring sumulat hindi lamang sa tono ng samahan, kundi sa mismong pagpupulong." Sa madaling sabi, huwag kang magtipon ng isang kaswal na pagpupulong sa iyong mga kasama sa koponan sa sobrang pormal na tono at huwag magpadala ng isang pagbabalik sa mga executive na parang nakikipag-usap ka sa iyong mga kaibigan sa masayang oras.
Tulad ng inilalagay ni Yurovsky, "ang pagkakaalam ng iyong tagapakinig ay may malaking pagkakaiba doon."
Mayroon bang template na Maari kong Gumamit?
Lahat ng tunog mabuti hanggang ngayon? Cool, ngayon marahil handa ka na upang makakuha ng ito. Narito ang isang template na maaari mong gamitin sa bahagi o sa kabuuan, depende sa partikular na sitwasyon.
- - makumpleto ng
- - makumpleto ng
- - makumpleto ng
- - makumpleto ng
Ano ang Tungkol sa isang Halimbawa?
Narito kung ano ang maaaring magmukhang kasanayan:
- Kailangan namin ng kaliwanagan at karagdagang pagsasanay sa paligid ng pagbebenta ng bagong produkto upang maging matagumpay sa Q3 pati na rin ang ilang mga bagong materyal ng collateral para sa panloob at panlabas na paggamit
- Yamang ang pagbabahagi ng mga taktika sa pagpupulong na ito ay nadama na kapaki-pakinabang, susubukan namin ang pagkakaroon ng mga biweekly na mga tirahan upang maipasa ang mga trick at tip na mas madalas
- Mag-set up at magpatakbo ng sesyon ng pagsasanay - Si Jackie ay kukumpleto sa Hunyo 20
- Lumikha ng isang sheet para sa panloob na paggamit - Makakumpleto ang Rob sa Hunyo 25
- I-update ang mga materyales sa pagtatanghal para sa panlabas na paggamit - Si Jorge ay kumpleto sa Hunyo 30
- I-set up ang paulit-ulit na mga bulubak - kumpleto ang Quinn sa Hulyo 1
