Pagdating sa mga email, may posibilidad akong maging madaling salita.
Nabubuhay ako nang may matinding takot na darating bilang masyadong direkta o malamig, at mayroong isang bagay tungkol sa lahat ng mga dagdag na salita, nicitions, at (nakakahiya) na mga punto ng bulalas na gumagawa ako ng tunog na medyo mas mainit at mas kaibig-ibig.
Ngunit, narito ang bagay: Sa huli ay nag-aaksaya ako ng aking sariling oras - kasama ang oras ng taong nagbabasa ng aking mensahe.
Walang sinuman ang nais na gumastos ng kanilang mahalagang pag-iisip ng enerhiya sa pag-iisip na makarating sa iyong punto. Kaya, kung mayroon kang isang malambot na lugar sa iyong puso para sa maliit na pag-uusap at mabulaklak na wika tulad ko, paano mo mapamamahalaan ang iyong sariling mga mensahe sa mga bagay na talagang mahalaga?
Narito ang apat na aksyon na mga tip na nakatulong sa akin:
1. Gupitin ang Mga Salita at Mga Parirala ng Punan
Mataas ang posibilidad na iyong pagdidilig ng mga parirala ng tagapuno sa iyong mga email.
Hindi ka ba naniniwala sa akin? Mag-type ng isang email sa isang kasamahan at tingnan kung gaano karaming beses mong isinama ang mga salitang "Sa palagay ko." Habang nakakatulong ito upang mapahina ang iyong wika, hindi ito kinakailangan. Ipinapalagay na ito ang iniisip mo, dahil ikaw ang nagsusulat ng mensahe.
Ang parehong patakaran ay tumatagal ng totoo para sa isang salitang tulad ng "makatarungan." Lahat tayo ay pininta rito at doon. Ngunit, sa karamihan ng mga kaso, maaari itong ganap na i-cut.
Pagdating sa pag-filter ng anumang iba pang mga kalat na maaaring itago, mayroong isa pang tip mula sa aking dating tagapagturo ng journalism na nananatili pa rin sa akin: Hanapin kung saan mo isinama ang mga koma. Maraming beses, sinusunod nila ang isang kwalipikasyon na maaari mong tanggalin. Alam mo, ang mga bagay tulad ng "Hindi na kailangang sabihin, " "Gayunpaman, " "Sa katunayan, " o kahit na "Alam mo" na ginamit ko upang simulan ang napaka-pangungusap na ito.
2. Gumamit ng Mga Punto ng Bullet
Kasama ang kinakailangang konteksto ay isang bagay. Ngunit, lalo na sa mga email, nakatutukso na pumunta sa overboard at punan ang iyong mensahe na puno ng lahat ng mga uri ng hindi nauugnay na mga detalye.
Ito ang dahilan kung bakit ang paggamit ng mga puntos ng bullet ay maaaring maging kapaki-pakinabang - pinipilit ka nila na maging mas maigsi at magdirekta sa iyong pagsulat. Hamunin ang iyong sarili upang makilala kung mayroong anumang mga talata na mas mahusay na maging isang pinaikling listahan.
Habang hindi mo nais ang iyong buong email na maging isang walang katapusang roster ng mga puntos ng bullet, ang pagsira sa ilang mga mas malaking chunks ng text down ay makakatulong upang gawing mas maikli ang iyong tala (at higit na maayos).
3. Sumangguni sa Mga Tao sa Mga Kaugnay na Dokumento
Bawat ngayon at pagkatapos, ang impormasyong sinusubukan mong mag-cram sa iyong email ay naitala na sa ibang lugar - nasa dokumento man ito, isang presentasyon, isang website, o iba pa.
Hindi na kailangan mong muling likhain ang gulong. Kaya, kung maaari kang maghukay ng isang karagdagang mapagkukunan na nakikibahagi na ng lahat ng kinakailangang impormasyon na iyon, sumangguni sa iyong tatanggap sa iyon - sa halip na subukin itong buod.
4. Laktawan ang Maliit na Usapan
Kung ikaw ay tulad ng sa akin, isa-isa mong tiningnan ang tip na ito at naisip mong kidding ako? Ang paglaktaw sa mga kasiyahan na iyon ay tiyak na magpapasara sa akin sa halimaw sa tanggapan!
Nakakarating ako kung saan ka nanggaling - pinipili ang bawat isa sa aking mga mensahe na may isang masayang katanungan ay parang ginagawa ng magalang na bagay. Ngunit, mas madalas kaysa sa hindi, ito ay ganap na hindi nasasagot pa rin. Ito ay ang ganap na hindi kinakailangang bahagi na karamihan sa mga tao ay gloss lang mismo.
Huwag mag-atubiling panatilihin sa isang mabilis at kaaya-aya "Inaasahan kong mahusay ka!" Gayunpaman, marahil pinakamahusay na pindutin ang pindutan ng backspace sa anumang bagay na lampas na.
Ang mga Trick na ito sa Pagkilos
Nais mo bang patunay na gumagana ang mga tip na ito? Tingnan ang mga halimbawa sa ibaba upang makita kung paano nakukuha ng pangalawang email ang parehong punto sa kabuuan bilang una - na may mas kaunting mga salita.
- Bumaba ang mga numero ng benta ng quarter na ito. Paano natin maipapakita ito sa paraang hindi masyadong negatibo?
- Ang pagtatanghal ay maaaring maging mas malakas kung kami ay nag-flip ng order. Ano sa tingin mo?
Ang unang email ay 198 na mga salita. Ang ikalawa? Ito ay isang maigsi at naka-streamline na 93 na salita - na nangangahulugang ang unang mensahe ay higit sa dalawang beses sa haba ng pangalawa.
Mapagpasyahan na ang ilang mensahe ay magiging mas madali upang mailapat ang mga taktika na ito kaysa sa iba. At, marahil ay hindi mo mai-slice ang bawat solong isulat mo sa kalahati.
Ngunit huwag hayaang mawala ang loob na iyon. Sa halip, tandaan na ang manipis na gawa ng pagsisikap na maging mas mahusay at epektibo sa iyong nakasulat na komunikasyon ay ang pinakamahalaga. Hangga't ito ay isang bagay na patuloy mong sinasadya, ang iyong mga email ay sigurado na patuloy na mapapabuti.
