Habang lumalaki ang dami ng email na ipinapadala namin at natatanggap, may bago itong problema: ang paghahanap ng isang tukoy na mensahe - o tiyak na piraso ng impormasyon - sa loob ng iyong malawak na archive.
Sa kabutihang palad, na may ilang mga premeditated keystroke at ilang mga advanced na kaalaman sa paghahanap, maaari mong makuha ang impormasyong kailangan mo mula sa iyong email nang mas madali kaysa dati.
Trick 1: Sumulat Ngayon upang Makahanap Nang maglaon
Ang isa sa mga bagay na # 1 na ginagawa ko bago magpadala ng isang email ay basahin ito para sa paghahanap. Iniisip ko ang tungkol sa kung ano ang aking hahanapin upang mahanap ang email na ito sa susunod at tiyaking tiyakin na ang mga salitang iyon ay nasa email.
Sa karamihan ng mga kaso, hindi ko binabago ang isang bagay, ngunit sa bawat sandali ay nalaman kong na-type ko ang "pakikipagsosyo na tinalakay namin kaninang umaga" sa halip na "ang Mashable partnership na napag-usapan namin ngayong umaga" o "Mga Tala mula sa pagpupulong sa Jack "sa halip na" Mga tala mula sa pakikipagpulong kay Jack Smith mula sa Amazon. "Kapag hinahanap ang thread na ito sa hinaharap, alam kong maghanap ako ng" Mashable "o" Jack Smith Amazon, "at walang mga mabilis na pag-aayos, hindi ko gagawin may natagpuan isang bagay.
Trick 2: Gumamit ng Mga label at Folder
Kung ikaw ay isang gumagamit ng Gmail, maaaring gumamit ka ng mga label - o maaari mong piliin na i-archive lamang ang lahat sa isang malaking karagatan ng mga email. Nalaman ko na ang pinakamahusay na dahilan upang isaalang-alang ang paggamit ng mga label ay ang paghahanap.
Halimbawa: Ang aking co-founder na si Kathryn at nag-email ako tungkol sa lungsod ng Chicago medyo madalas. Ang ilan sa mga email ay nauugnay sa aming pagpapalawak ng mga benta sa lungsod, at ang iba ay ganap na hindi nauugnay (tulad ng isang kumperensya na nangyayari doon, o isang kandidato na nakabase doon). Ang kakayahang maghanap para sa "Kathryn Chicago" sa loob ng label na "Sales" ay makakatulong sa akin na mahanap kung ano ang hinahanap ko nang mas mabilis kaysa sa paghahanap ng lahat ng aking mga email para sa parehong query.
Ang parehong bagay ay tumatagal ng totoo para sa mga folder sa ibang mga kliyente ng email tulad ng Outlook. Ang kakayahang maghanap sa loob ng isang mas napilitan na hanay ng mga email ay mas madaling mahanap ang iyong hinahanap.
Trick 3: Alamin ang Iyong Mga Utos sa Paghahanap sa Email
Sa wakas, alamin ang iyong mga pagpipilian sa paghahanap. Ang pagkakaiba sa pagitan ng paghahanap ng mga email na kasama ang "Kathryn" saanman sa katawan kumpara sa mga email na ipinadala ni Kathryn, na ipinadala kay Kathryn, o kasama ang "Kathryn" sa linya ng paksa ay lubos na makabuluhan. Para sa Gmail, ito ang mga nangungunang utos sa paghahanap upang malaman:
-
Upang maghanap ng mga email sa o mula sa isang tiyak na tao: sa: XYZ at mula sa: XYZ
Pro tip: Para sa parehong mga utos na ito, maaari kang pumili sa pagitan ng email address, isang unang pangalan, o isang huling pangalan, hal, mula sa: [email protected], mula sa: jane, mula sa: smith. Kung ang isang tao ay may maraming mga email address, ang paglalagay sa kanyang una o huling pangalan ay magdadala ng mga resulta mula sa lahat ng mga ito. -
Upang maghanap para sa isang email na may mga tiyak na salita sa linya ng paksa: paksa: XYZ
Pro tip: Kung nais mong maghanap para sa isang parirala, siguraduhing ilagay ito sa mga quote. Paksa: Ang paglalakbay sa NYC ay maghanap para sa mga email na may "NYC" sa linya ng paksa at "paglalakbay" sa isang lugar sa katawan - kailangan mo ng paksa: "Paglalakbay NYC" sa halip. -
Upang maghanap para sa isang email na may isang kalakip: may: kalakip.
Pro tip: Maaari ka ring maghanap para sa mga tukoy na uri ng file gamit ang filename: doc, filename: ppt, at iba pa. -
Upang maghanap para sa isang email na may isang tukoy na label: label: XYZ
Pro tip: Kung nag-click ka sa isang label sa Gmail, idagdag nito iyon sa search bar, kaya maaari mong gamitin iyon bilang panimulang punto para sa iyong paghahanap. -
Upang paliitin ang paghahanap sa mga email na binabasa o hindi nabasa: ay: hindi nabasa o ay: basahin
Para sa higit pa, tingnan ang magagandang halimbawa ng Digital Inspirasyon ng mga search command na ito na aksyon.
Gumagamit ka ba ng anumang iba pang mga trick upang mapanatili ang iyong paghahanap sa email?
