Kung tatanungin mo ang mga careerista kung ano ang iniisip nila sa kanilang inbox, karamihan ay sasabihin na ito ay isang pagsisipsip ng isang itim na butas ng mga follow-up na mensahe, nakakainis na mga sulat sa kawani, at mga newsletter o pindutin ang paglabas sa wazoo. At kung tatanungin mo rin ang mga taong iyon kung maaari nilang makita ang kanilang sarili na dumaan sa kanilang buong inbox tuwing isang araw, karamihan ay magwawalang-bahala sa ideya ng isang imposible na pag-asa.
Kahit na noong nakaraang linggo, nagpasya akong gumawa ng isang hamon na gagawing karamihan sa mga propesyonal na cringe: Gumawa ako ng isang pact upang makapasok sa inbox zero tuwing isang gabi bago ako matulog.
Kaya, ginawa ko ba ito? Ang sagot ay oo. Madali ba ito? Heck no.
Bagaman hindi ko akalain na makalusot ako sa inbox zero araw-araw ng aking buhay, natutunan ko ang ilang mahahalagang aralin kasama ang paraan na makakatulong sa akin na mas mahusay na pamahalaan ang aking inbox na sumulong.
Ang pinakamalaking? Wala sa mga bagay na nakatulong sa akin sa groundbreaking. Sila ang mga estratehiya na naririnig ko ulit at oras mula sa mga eksperto sa pagiging produktibo at email ng moguls - bagay lamang ito sa aktwal na pagpapatupad ng mga ito at sinusunod.
Sa tala na iyon, hayaan akong magbahagi ng ilang mga bagay na talagang kailangan mong gawin upang mas mapang-api ang iyong inbox.
1. Ilagay ang "Pagsagot sa Email" sa Iyong Iskedyul
Nasulat ko ang tungkol dito bago, ngunit ang isa sa mga bagay na natagpuan kong pinaka-epektibo kapag sinusubukan kong makapasok sa inbox zero tuwing gabi ay hindi regular na sinusuri ang aking inbox. Sa halip, hahadlangan ko ang ilang mga oras ng pang-araw-araw upang italaga sa email: para sa akin, 30-60 minuto sa umaga, sa tanghalian, at sa huli ng hapon ay maraming oras upang mawala ang mga bagay.
Tila hindi mapag-aalinlangan (nag-aalinlangan ako para sigurado), ngunit sa pamamagitan ng pagtuon sa isang gawain at wala pa, nagawa kong mas mabilis ang aking inbox nang mas mabilis kaysa sa dati. Ang pagkakaroon ng timeline ay hinikayat din ako na mag-kapangyarihan sa pamamagitan ng mga email sa isang mas mabilis na tulin, sa halip na mag-dly dally sa isa ay hindi ako pakiramdam na sumasagot o nagagambala ng isang hindi importanteng mensahe sa halip na tanggalin lang ito.
Bilang karagdagan, ang pagsagot sa aking mga email sa mga tukoy na chunks ng oras ay naging parang mas kaunti sa isang walang tigil na gawain at higit pa tulad ng isa pang bagay sa aking dapat gawin na listahan, na kung saan ay mas madaling makarating. Bago ang linggong ito, hindi ko napagtanto na ang aking inbox ay palaging nasa isip ng aking isip, at ako ay nasa isang panghabang estado ng kakatakot na suriin ang aking email account sa buong araw. Dahil ito ay naging bahagi ng aking iskedyul tulad ng lahat ng iba pa, hindi ako nagtatanong kung kailan ko kailangang ipadala ang aking susunod na email; Gumawa lang ako ng oras para dito.
Napakaganda din nitong "mag-sign-off" sa pagtatapos ng isang session at huwag mag-alala tungkol sa kung ano ang nangyayari sa mundo ng cyberspace.
2. Sagutin ang Karamihan sa Mga Email Kaagad
Personal, tungkol sa 65-70% ng mga email sa aking inbox ay nangangailangan ng mabilis na mga tugon na tumatagal sa akin ng mas kaunti sa isang minuto o dalawa upang sumulat. Kadalasan, nakakakuha ako ng isang masamang ugali na iniwan ko lang sila sa aking inbox at sinasabing, "Eh, madali ito. Makakarating ako sa kanila mamaya. "Ngunit, tulad ng napagtanto ko, talagang tumatagal ako ng mas maraming oras at lakas upang mabasa ang mga ito, pinoproseso silang sapat upang magpasya na madali silang mag-alis hanggang sa huli, at pagkatapos ay bumalik muli at magproseso muli silang tumugon.
Sa pamamagitan ng aktwal na pagpilit sa aking sarili na sagutin ang mga kaukulang iyon pagkatapos at sa panahon ng aking mahalagang "email na pagsagot" na oras, nagawa kong makakuha ng maraming mga bagay sa aking inbox at wala sa aking isipan - at lumapit sa masalimuot na inbox zero.
3. Punt Iba pang mga Email sa Strategic Times
Sa wakas ay na-install ko ang Boomerang app sa Gmail noong nakaraang linggo matapos ang isang abalang kaibigan ng minahan na patuloy na iginiit na makuha ko ito ("Ito ay isang lifesaver!" Patuloy niyang sinasabi). At kailangan kong aminin: Tama siya.
Napakadaling, pinapayagan ka ng Boomerang na mag-iskedyul muli kapag lumitaw ang mga email sa iyong inbox. Habang ito ay maaaring tunog tulad ng pagdaraya upang i-iskedyul lamang ang lahat para sa ibang pagkakataon ("Kailangan kong mag-inbox zero ngayong gabi sa pamamagitan ng pag-iskedyul ng 45 na mga email upang ipakita sa aking inbox bukas ng umaga!"), Ang punto ay maging madiskarteng sa kung paano mo ito ginagamit.
Halimbawa, bilang co-founder ng isang tanyag na website ng admission sa kolehiyo, ang mga kawani ng high school ay patuloy na nagpapadala sa akin ng mga draft sa kolehiyo upang mai-edit, isang bagay na nasisiyahan akong gawin. Gayunpaman, hindi masaya na magkaroon ng mga draft na nakaupo sa aking inbox nang maraming araw, at wala akong oras upang ma-edit ang mga ito sa pangalawang lumitaw sila. Sa halip, ginamit ko ang Boomerang upang i-iskedyul ang mga ito upang bumalik kapag mayroon akong mas maraming oras upang ma-edit ang mga ito (sa aking kaso, iyon sa Biyernes ng hapon).
Ang pagiging iskedyul ng kung ano ang pumasok sa aking inbox kapag gumawa ng malaking pagkakaiba sa aking pagiging produktibo at kung magkano ang nagawa ko.
Para sa isa pang paraan upang gawin ito, ang inbox henyo na si Alex Cavoulacos ay sumulat dito tungkol sa isang system para sa estratehikong pamamahala ng mga email na nangangailangan ng iba't ibang mga antas ng pagsisikap gamit ang mga label at folder. Sinasalita kung alin:
4. Gumamit ng Mga label o Folder
Markahan ang aking mga salita: Huwag gamitin ang iyong inbox bilang ilang uri ng landfill upang ma-dump ang lahat ng iyong mga email; gumamit ng mga label, tab, o folder (anuman ang tawag sa kanila ng email provider) upang maayos na maisaayos at isampa ang lahat ng iyong natanggap.
Mayroon akong higit sa 30 iba't ibang mga label sa aking email account, at habang maaaring tunog ng obsess o tiyak, makakatulong ito sa akin na mabilis na makuha ang mga mensahe na kailangan ko at mag-file ng mga bagay sa sandaling tapos na ako sa kanila, na ginagawang mas maraming nakakatakot ang aking inbox.
Halimbawa, ngayon mayroon akong ilang mga pabalik-balik na mga sulat sa nangyayari sa ilan sa aking mga empleyado mula sa The Prospect . Sa halip na iwanan lamang ang mga patuloy na emails sa aking inbox, isinampa ko sila sa ilalim ng kani-kanilang mga folder na nauugnay sa Prospect upang mag-pop up lamang sila kung mayroong isang bagong mensahe. Tinatanggal ng pisikal na ito ang aking inbox ng mga bagay na na-deal ko na, na ginagawang mas mapapamahalaan ang iba pang mga bagay.
5. Hindi mai -ubscribe mula sa Mga Listahan ng Email
Ang tip na ito ay medyo paliwanag sa sarili: Alisin ang lahat ng mahimulmol. Pumunta ka lang ba sa icon ng basurahan sa iyong inbox kapag dumating ang ilang mga newsletter? Unubscribe lang. At huwag mo ring hilahin ang "Ngunit baka basahin ko ito mamaya!" Paumanhin. Ang aking panuntunan sa hinlalaki ay kung tatanggalin ko ang isang newsletter nang tatlong beses sa isang hilera, hindi ako nag-unsubscribe sa lugar.
Personal kong basahin ang maraming mga newsletter para sa iba't ibang mga gig, upang makarating sa slog, ginamit ko ang Boomerang upang maghanap ng mas maginhawang oras para sa mga newsletter na gusto kong lumitaw sa aking inbox, at hindi ko na-unsubscribe mula sa lahat.
Sa pamamagitan ng pag-alis ng aking sarili sa mga listahan ng email na ito, mahalagang panatilihin ang aking sarili mula sa pagtanggap ng maraming dosenang higit pang mga email araw-araw. Dati, naramdaman kong ginugol ko ang kalahati ng aking inbox na oras sa pagtanggal ng mga newsletter at iba pang mga listahan ng email ng masa, na hindi ko na kailangang magalala. Pakiramdam ko ang aking inbox ay tungkol sa personal na email na partikular na nakadirekta sa akin, at ang mga newsletter na itinago ko ay mga bagay na talagang inaasahan kong basahin.
Sa pagbabalik-tanaw sa aking eksperimento, sulit ba itong subukan at makapasok sa inbox zero araw-araw?
Sa palagay ko ang maikling sagot ay hindi, hindi mo dapat ilipat ang langit at Lupa upang makita na ang kaibig-ibig na "Walang bagong mail!" Na banner sa Gmail tuwing gabi bago matulog. Gayunpaman, napatunayan sa akin ng eksperimentong ito na hindi ko kailangang magkaroon ng dose-dosenang (kung hindi daan-daang) ng mga email na nakaupo sa aking inbox sa lahat ng oras; may mga paraan upang mabawasan ang mga mensahe at samakatuwid ay masira ang aking mga antas ng pagkapagod sa email. Mas nalalaman ko ngayon na ang pagsagot sa mga email ay hindi kailangang maging isang panghabang-buhay na gawain - ito ay isa pang kakatwa sa aking pang-araw-araw na listahan ng dapat gawin, na kung saan ay hindi ako nakakaramdam ng mas kaunting pagkabalisa tungkol dito.
Sa pamamagitan ng pagbabago ng aking mga gawi sa email, ginawa ko ang buong proseso ng pagtanggap at pagpapadala ng mga email ng mas maraming mas madali sa aking sarili - at nai-save ko ang mga gobs ng oras sa paggawa nito. Ngayon sino ang hindi nagmamahal diyan?
