Oh, email. Kung namamahala ka ng ilang mga tao, isang malaking koponan, o sa iyong sarili lamang, maaari itong kapwa makakatulong at hadlangan ang iyong tagumpay. Sapagkat, tulad ng natitiyak ko na napansin mo, mas maraming mga taong nakikipagtulungan ka, mas maraming mga mensahe ang bumubuo, at ang mas mahirap na mapunta sa pamamagitan ng mga ito sa limang minuto na mayroon ka sa pagitan ng mga pagpupulong pabalik.
Habang hindi ko mai-wave ang isang magic wand at malutas ang problemang ito para sa iyo, masasabi ko sa iyo na natagpuan ko ang isang sistema na talagang gumagana para sa akin bilang isang manager - lahat ito ay bumababa sa pagkakaroon ng ilang mga mapagkakatiwalaang mga label sa iyong inbox. (Kung wala kang ideya kung paano gamitin ang mga ito, narito ang isang 101 dito para sa Gmail at para sa Outlook.)
Hindi tulad ng mga filter na ginagamit ko para sa permanenteng pag-file, ang tatlo ay pansamantala at ginamit lamang upang iguhit ang aking pansin sa mga mahahalagang bagay. Sa sandaling na-address ko ang mensahe, tinanggal ko ang label at file tulad ng karaniwang gusto ko.
Kaya, nang walang karagdagang ado:
1. "BLOKER PARA SA IBA"
Oo, ang isang ito ay nasa lahat ng mga takip. Binago ko pa ang kulay sa aking inbox upang maging pula ito. Tuwing umaga, dumadaan ako sa aking inbox upang matiyak na nakilala ko ang mga kritikal na mensahe na nangangailangan ng aking tugon. (Aka: Kung wala ang aking tugon, ang mga tao ay hindi maaaring sumulong. Sa lahat.) Sa pamamagitan ng pagkilala sa mga partikular, tinitiyak ko na hindi ko paunang unahin ang mga mabilis na tugon sa mga mahahalagang bagay.
Sa pagtatapos ng bawat araw, tinitiyak ko na ang anumang natitirang mga email na may tag na ito ay unang hawakan. At pinagbabawalan ang bihirang pagbubukod, hindi ako nag-sign up para sa gabi hanggang sa matapos na. Hindi lamang ito nangangahulugang hindi ko pinipigilan ang sinuman, ngunit na maaari kong wakasan araw-araw na nalalaman ang mga pinaka-kagyat na isyu ay inaalagaan.
2. "Ang Pangalan ng Sinumang Makakatagpo Mo ng Regular"
Mayroon akong isang pulong sa bawat isa sa aking mga direktang ulat bawat linggo, at habang pinapanatili namin ang isang tumatakbo na agenda sa isang Google doc ng mga bagay na tatalakayin, natagpuan ko na kung minsan ang mga mabilis na katanungan o FYIs ay nahulog sa mga bitak.
Ang nagbago nito para sa akin ay ang paglikha ng isang label para sa bawat tao na may kanilang pangalan, halimbawa, "Para kay Lindsay" at "Para kay Yusuf." Habang ang mga email ay dumarating sa aking inbox na sa palagay ko ay may kaugnayan sa kanila, o gusto ko ng isang pag-update. sa, idinagdag ko ang tag sa kanilang pangalan. Pagkatapos, sa aking lingguhang mga pagpupulong, makakagawa ako ng isang mabilis na paghahanap upang makita kung nakausap ko na sila tungkol sa lahat bago kami magbalot. Kapag nakamit na ang misyon na iyon, tinanggal ko ang tag.
Habang ginagamit ko ito para sa aking direktang mga ulat, maaari mong gamitin ito para sa sinumang nakatagpo mo nang regular, mula sa iyong sariling manager hanggang sa marketing team hanggang sa isang manager ng proyekto.
3. "Mabilis na Sumagot"
Nasulat ko ang tungkol dito bago, ngunit natagpuan ko ito na hindi kapani-paniwalang kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang listahan ng mga email na maaari kong tumugon sa limang minuto o mas kaunti. Kapag naghihintay ako ng linya para sa kape, kumukuha ng subway ng ilang mga hinto, o maaga para sa isang pulong, mayroon na akong unang hinto (oo, bago ang Twitter o Instagram) upang matiyak na hawakan ko ang anumang mga kahilingan.
Pinakamagandang bahagi ng label na ito? Nararamdaman mong sobrang nagawa, napakabilis.
At iyon lang, tatlong simpleng label na maaari mong mai-set up nang madaling hapon. Mayroon ka bang iba pang mga trick ng inbox na makakatulong sa iyong pamamahala? Ibahagi ang mga ito sa akin sa Twitter @acav!
