Tumango ka kasama ang lahat ng nasa paligid mo ay pinag-uusapan kung paano nila nakamit ang inbox zero. Ngunit sa totoo lang, hindi ka nakakaramdam na makarating ka doon.
At sa iyong pagtatanggol, iyon ay dahil nakatanggap ka ng mga mensahe na nangangailangan ng mahaba o maalalahanin na mga tugon. May humiling ng iyong opinyon, at nais mong maglaan ng oras upang mabuo ito. O mayroong isang limang pahina na attachment para sa iyong pagsusuri - at sa gayon kailangan mong suriin ito. O nais mong ipahiwatig ang iyong tugon sa isang tiyak na paraan at nais na maghintay hanggang sa bago ka.
Ang mga karaniwang solusyon para sa sitwasyong ito lahat ng uri ng pagsuso. Maaari mong "kumpirmahin ang resibo, " ngunit ang tunog ay sobrang pormal, at walang nagsasabi kung kailan bibigyan ka ng ibang tao ng isang tala na halos isinasalin sa, "At …?" Maaari kang mag-iwan ng isang auto-responder sa 24-7, ngunit baka hindi ito ang iyong istilo - at hindi ka pa rin nagbibigay ng isang tiyak na sagot. O, maaari mo lamang gawin ang iyong oras, ngunit iniwan mo ang ibang tao na nagtataka at naghihintay.
Mayroong isang trick na kamakailan lamang na nahulog sa aking nalutas ang problemang ito para sa akin. Nilalayon kong tumugon sa loob ng 24 na oras (kung hindi mas maaga), na may linya na bumibili sa akin ng ilang oras. Ito ay nagbibigay-kasiyahan sa ibang tao na naroroon ako, nagbibigay sa akin ng oras upang mag-follow up kapag gumagana ito ayon sa aking iskedyul, at nakakakuha ako ng mas malapit sa inbox zero. Narito ang tatlo sa aking mga paborito.
1. "Makikipag-ugnay ako sa Halos"
Mayroon akong isang dating boss na palaging binibigyang diin ang kahalagahan ng pamamahala ng mga inaasahan. Ang pag-alam sa mga tao sa harap na dulo ay nagbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang pagkalito at pagkabigo. At ang pinakamahusay na paraan upang gawin ito ay - sa mga salita ng tanyag na pagsamba - sa ilalim ng pangako, labis na paghahatid.
Kung maghintay ka lang ng isang linggo upang makabalik sa isang tao, ipapalagay niya na itinuturing mong isang mababang priyoridad - at hindi ito nagpapasaya sa sinuman. Gayunpaman, kung isusulat mo siya kaagad na linawin kapag nakikipag-ugnay ka, parang talagang mahalaga sa iyo na magbigay ng isang timeline sa lalong madaling panahon.
Sa pamamagitan ng pagtatakda ng isang pag-asahan kung kailan niya maaasahan ang isang masusing tugon, ikaw ay nag-iisip. At kung matalo ka sa petsang iyon, hindi ka na ang taong tumagal ng limang araw upang tumugon: Ikaw ang taong nagsabi na kailangan niya ng isang linggo ngunit sumagot ka ng dalawang araw nang maaga.
2. "Nagtutulak Ako Laban sa isang Patay na Panahon"
Kapag tinanggal mo ang isang kahilingan, ang mga tao ay madalas na gustong malaman kung bakit. Isipin ito: Kung may huminto sa tabi ng iyong mesa sa pag-utak sa utak, marahil ay itatapon siya kung sasabihin mong "hindi" at pagkatapos ay bumalik sa iyong keyboard. Ngunit mas malamang na masaktan siya kung sasabihin mo sa kanya na hindi ka maaaring dahil abala ka sa paghahanda para sa isang pulong (o ilang iba pang ganap na wastong dahilan, tulad ng pagbalot ng mga proyekto bago ang iyong bakasyon).
Ang sagot na ito ay sumusunod sa magkatulad na lohika. Sa pamamagitan ng pagbabahagi ng kung ano ang nasa iyong plato, ginagawang posible para sa iyong koneksyon upang makiramay sa iyong workload. Malalaman niya na hindi mo siya pinapansin; sa halip ikaw ay abala at kailangan ng ilang araw bago mo maibigay sa kanya ang iyong buong email.
Sinubukan ko ang diskarte na ito at natagpuan ang mga tao na pinahahalagahan na kahit na ginugol ko ang oras upang maabot muli sa ganoong oras na naputol. Sa halip na mabigo o mag-email muli sa akin sa isang araw o dalawa na naghahanap ng tugon, nais nila ako ng suwerte at sinabi sa akin na suriin muli kung nagtrabaho ito para sa akin.
3. "Gusto kong Patakbuhin iyon ng isang Kolehiyo na Wala sa Tanggapan"
Ito ay isa pang linya na natagpuan ko sa pamamagitan lamang ng pagsasabi sa katotohanan. Karamihan sa aking koponan ay wala sa opisina ng ilang linggo pabalik, at sa gayon kailangan kong ipagpaliban ang anumang mga sagot na nangangailangan ng panloob na puna o pag-apruba.
Sa halip na tumugon tulad ng binibigyan ko sila ng takbo, ang mga tao ay muli - napaka-unawa. Namin ang lahat ng mga araw na iyon kapag ang aming mga kamay ay nakatali, at dahil naibahagi mo na hindi mo mapabilis ang iyong tugon, walang dahilan para mapilit ka ng ibang tao na sumulat muli.
Ang pagtugon sa mga email sa isang napapanahong fashion ay sulit para sa lahat ng kasangkot. Makakatulong ito sa iyo na limasin ang iyong inbox, at makakatulong ito sa ibang tao na makuha ang anumang impormasyon na kailangan niya. At habang hindi palaging posible na magbigay ng isang buong tugon, halos palaging posible na sabihin ang isang bagay. Kaya, laktawan ang isang kalahating pag-iisip o nagmamadali na tumugon at pumili ng isang linya na bibilhin ka ng ilang oras. Gagawin nitong pakiramdam ng iyong contact na talagang nagmamalasakit ka, at hahayaan ka nitong maglaan ng oras na kailangan mong gumawa ng mabuting gawa.
