Ang email ay sabay-sabay na binago ang aming mga propesyonal na buhay at ginawa silang isang buong sakit ng ulo.
Sa rebolusyonaryong panig, ang kakayahang magpadala ng mga tao ng mga napapanahong mensahe - at iparating sa harap ng kanilang mga mukha sa lahat ng oras - ay napakaganda. Maaari naming maabot ang iba nang hindi nakakagambala sa kanilang mga hapunan, ginising ang mga ito sa gabi, o pinipigilan sila sa gitna ng isang pulong, pag-uusap, o iba pang kaganapan upang makilala kami. Gayunpaman, sa parehong oras, napagtanto namin na ang aming mga mensahe ay malamang na makikita sa loob ng ilang minuto o oras ng pagpapadala sa amin.
Sa buong bahagi ng sakit ng ulo, gayunpaman, tinanggal ng email ang aming kalidad ng buhay, kakayahang makapagtapos ng trabaho at - para sa marami - anumang pakiramdam ng kagalingan. Ang mga pag-aaral sa mga nakaraang taon ay nagpapakita na ang average na propesyonal ay gumugol ng hanggang sa isang-katlo ng kanyang linggo ng trabaho sa pangunguna sa isang inbox. Para sa mga abalang propesyonal na hindi kayang ibigay ang isang-katlo ng kanilang mga oras sa pang-araw, madalas din itong isinasalin sa maraming mga huling oras ng gabi na ginugol sa pamamagitan ng mga mensahe, upang gisingin lamang at makahanap ng dose-dosenang mga bago doon naghihintay.
At pagkalipas ng mga buwan o taon ng siklo na ito, maaari mong isipin kung paano ang tao sa pagtanggap ng pagtatapos ng iyong oh-napakahalagang email ay maaaring makaramdam lamang ng isang maliit na kaunting sama ng loob bago pa man mabuksan ito.
Kaya, paano mo magagamit ang tool na ito para sa iyong kalamangan - maging sa pamamagitan ng isang aktibong paghahanap ng trabaho o sa iyong pang-araw-araw na propesyonal na buhay - nang hindi lumilikha ng basurahan sa inbox ng ibang partido o gawin siyang pakiramdam na inilibing na buhay?
Hakbang 1: Itanong sa Iyong Sarili, "Mahusay ba ang Mensahe na Ito upang Magkita ng isang Email?"
Maging tapat tayo. Ang isang makatwirang porsyento ng mga tala na iyong ipinadala (lalo na ang pinangingilabot na "Sa palagay ko ay magpapatuloy ako at ang bawat isa" na mga charmer) marahil ay hindi kailangang ipadala. Maaari mong mai-pop sa ibabaw ng desk ng iyong katrabaho, nagpadala ng isang mabilis na teksto, o naisip kung anuman ang nawala sa iyo.
Kaya bago ang pag-spray ng paminta sa lupa na may komunikasyon, tanungin ang iyong sarili "Kailangan bang maipadala ito?" At pagkatapos nito (sa pag-aakalang ang iyong unang sagot ay "oo"), tanungin ang iyong sarili, "Ito ba ang pinakamahusay na daluyan para sa mensahe na kailangan ko upang ihatid?"
Kung oo, magpatuloy.
Hakbang 2: Gumawa ng Magandang Paggamit ng Linya ng Paksa
Kung nais mong tanggapin ang iyong mensahe, basahin nang mabilis, at, kung nararapat, sumagot, gawin ito: Mag-estratehiya mula mismo sa linya ng paksa.
Sa halip na ibagsak sa ilang mga misteryoso, labis na paggamit o buong-buo na linya ng paksa (halimbawa, "Pagsusunod" o "Tanong" o "Kailangan ng Tulong"), abutin ang tao. Isaalang-alang ang isang bagay tulad ng, "Tinukoy ni Bill Smith - Marketing Manager Role" o "Oras na Humiling-Kailangan ng Lagda ni Noon Huwebes" Heck, kung ang iyong mensahe ay maikli, gawin ang buong email sa linya ng paksa ("Maaari Ko bang Maghiram sa Iyong Opisina @ 2 PM Ngayon? ")
Ang punto dito ay: Ipalagay na ang iyong email ay magiging upo sa isang kumpol na may isang grupo ng iba sa inbox ng tatanggap. Ang isang nakapanghihimok na linya ng paksa ay makakatulong na tiyaking binabasa ito (at tumugon) sa isang napapanahong paraan.
Oh, at isang tandaan sa gilid, magreserba ng "markahan ang kagyat na" na pagpipilian para sa tunay na kagyat na mga sitwasyon. Ang pinakamabilis na paraan upang inisin ang isang tao ay ang "pulang bandila" isang bagay na kagyat na sinuman ngunit ikaw.
Hakbang 3: Gawing Madali ang Mga Bagay sa Iba pang Partido
Bilang isang tumatanggap ng 100+ emails araw-araw, nagsusumikap ako upang gawing madali ang buhay ng mga taong pinadalhan ko ng mga email. At mahal ko ito tulad ng baliw kapag ginagawa nila ang parehong para sa akin. Paano, partikular, magagawa mo ito?
Una, kung ang iyong tala ay higit na isang punto ng impormasyon kaysa sa isang bagay na inaasahan mong tugon sa, isaalang-alang ang pagsisimula sa isang bagay tulad ng, "Walang kinakailangang tugon - nais ko lamang na ipaalam sa iyo iyon …"
Iyon ay mapapaginhawa ang pasanin sa iyong inbox dahil ang ibang partido ay hindi makaramdam ng pagpilit na magpadala ng isang tala pabalik na nagsasabing, "Salamat sa ito" o "Natanggap ng Mensahe."
Susunod, panatilihin ang bagay bilang maikling hangga't maaari. Pumunta sa at proofread bago paghagupit magpadala. Maikli ba ito? Maaari mong i-crop ang anumang bagay na hindi mahalaga? Nakarating ka ba sa isang mabagsik na stream ng pag-iisip at nagtapos sa isang 14-talata essay? Huwag magpadala ng isang bagay na mahirap kung maaari mong makuha ang parehong mensahe sa kalahati ng kopya.
Gayundin, kung nakakuha ka ng isa o dalawang puntos na "hindi makaligtaan" na sinusubukan mong gawin, isaalang-alang ang pagbalot sa kanila upang makita kaagad ng tagasuri. (Gumamit lamang ng pag-aalaga - hindi mo nais na magmukhang nagsisigaw ka sa taong iyon.)
At sa wakas, gumana tulad ng galit na galit upang ilagay ang lahat ng kailangan mo upang makipag-usap sa isang email, hindi lima. Paminsan-minsan, "Oops! Nakalimutan ko ang kalakip! "O" Oh shoot, isa pang bagay … "Ang hiccup ay tinatawag na pagiging tao. Ang regular na pagpapadala ng tatlo o apat na mabilis na sunog na mensahe sa isang tao - dahil nabigo ka upang kolektahin ang iyong mga saloobin bago umupo sa iyong computer - ay hindi titingnan bilang kaibig-ibig.
Tiyak, hindi mo dapat maiwasan ang lahat ng pag-email sa isang tao dahil sa takot na magalit sila na ikaw ay nangahas na punan ang kanilang inbox. Ito ay isa sa mga pinakamahusay na tool sa komunikasyon sa negosyo na nakuha namin, lalo na para sa amin na nakikipagtulungan sa mga tao sa maraming mga time zone.
Ngunit ang paglalapat ng diskarte sa iyong diskarte - at maging maalalahanin ang tatanggap-ay talagang tutulong sa iyo na mapalaki ang kapangyarihan ng mensahe, at ang mga posibilidad na makakakuha ka ng kanais-nais na tugon.
