Ang mga pagpupulong ay nakakakuha ng isang masamang rap - at sa kasamaang palad, sa mabuting dahilan. Bawat buwan, ang average na empleyado ay gumugol ng 31 na oras na nakaupo sa mga hindi produktibong mga pagpupulong (hindi biro), at harapin natin - mayroong isang bagay tungkol sa pag-upo sa paligid ng isang mesa sa isang beige-walled, fluorescent-lit na silid na hindi eksaktong nagbibigay ng inspirasyon sa pagkamalikhain.
Ang magandang balita? Sa pag-aakalang mayroon kang hindi bababa sa isang maliit na kakayahang umangkop sa kung paano at saan mo ginagawa ang iyong trabaho, maraming iba't ibang mga pagpipilian. Dito sa The Muse, nakilala kaming magsagawa ng mga pagpupulong sa mga tindahan ng kape, sa mga bangko ng parke, sa iba pang mga tanggapan, o sa isang paglibot sa paligid ng bloke. At natagpuan namin na ang kaunting pagbabago ng telon ay maaaring magkaroon ng malaking tulong sa aming pagkamalikhain at pagiging produktibo.
Nais mo bang subukan ito? Narito ang isang mabilis na checklist upang matiyak na ang iyong mga pulong sa labas ng opisina ay mas epektibo kaysa sa mga nasa silid ng kumperensya.
Isaalang-alang ang Iyong mga Surroundings
Samantalang, oo, isang pulong sa labas ng campus ay maaaring gumana sa halos anumang sitwasyon, hindi lahat ng mga lugar ay nilikha pantay. Halimbawa, ang isang abala sa coffee shop ay marahil hindi ang pinakamahusay na lugar na magkaroon ng isang seryosong pag-uusap sa iyong boss, habang ang isang malaking grupo ay maaaring may isang mahirap na pakikipag-usap habang sa isang pulong sa paglalakad.
Kaya, maingat na isaalang-alang ang tono, laki, at teknolohikal na mga kinakailangan ng pagpupulong na iyong pinaplano. Kailangan bang umupo ang pangkat? Mahalaga ba ang pagkakaroon ng Wi-Fi o mga saksakan, o maaari mong gamitin ang mga notebook? Kailangan mo ba ng privacy, o okay lang kung umiikot ang mga tao? Gaano propesyonal ang lokasyon ay dapat na (ibig sabihin, kailangan bang maging isang wastong restawran, o okay ang isang kaswal na tindahan ng kape)?
Kung isinasaalang-alang mo ang pagpunta sa isang restawran o café at hindi pa naroroon sa oras ng araw ang iyong pulong ay naka-iskedyul, isaalang-alang ang paglalakad sa eksena ng ilang araw bago. Hindi mo nais na dumating araw ng at hanapin walang mga talahanayan o na ito ay masyadong malakas upang marinig ang ibang tao na makipag-usap!
Ihanda ang Iyong Tech
Maaaring tunog ito ng counterintuitive, ngunit magpasya muna kung kailangan mo kahit anumang mga aparato para sa iyong pulong. Depende sa setting, maaari itong gawin ang pinaka-kamalayan na ang lahat ay magdala ng mga notepads at pens kumpara sa kanilang mga laptop. Ang mga restawran na may limitadong puwang ng mesa ay mas angkop para sa mahusay na mga kasangkapan sa pagsusulat ng luma, samantalang ang mga tool na walang kamay tulad ng mga cell phone ay mahusay para sa paglalakad ng mga pulong sa parke.
Kung pipiliin mong magdala ng isang aparato, siguraduhin na mayroon kang sapat na lakas ng baterya upang magtagal sa buong oras - walang mas masahol kaysa sa pag-alis ng katas sa pinaka hindi kapani-paniwala na sandali. Maglagay ng isang paalala sa iyong telepono na mag-plug sa iyong mga aparato ng hindi bababa sa isang oras bago ka umalis, o, kung nakita mong patuloy na nakakalimutan ang iyong sarili na mag-plug, mamuhunan sa isang portable charger.
Sa wakas, isaalang-alang ang sitwasyon ng Wi-Fi. Kung pupunta ka sa isang café, i-double check sa Yelp na nagbibigay ito ng libreng internet (at i-scan ang mga pagsusuri upang makita kung may sinumang may mga reklamo tungkol sa hindi gumagana). Kung pupunta ka sa ibang opisina, tawagan nang maaga ang office manager upang malaman ang Wi-Fi password - magagawa mong laktawan ang awkward na pakikipag-ugnay ng pagkakaroon upang tanungin ang isang tao na nakalimutan ang password sa matagal na panahon upang patakbuhin at hawakan ito. At kung pupunta ka sa labas at talagang kailangang kumonekta sa internet, isaalang-alang ang pagkuha ng isang portable na Mi-Fi o pag-tether ng iyong computer sa iyong telepono para ma-access.
Tumingin sa Iyong Agenda
Sa wakas, patakbuhin ang iyong mga layunin sa pagpupulong nang mas maaga, at tiyakin na mayroon kang mga dokumento o impormasyon na kailangan mo upang matagumpay na madaling magamit ang pulong. Kung mayroon kang isang laptop o tablet, i-save ang mga mahahalagang dokumento sa isang madaling mahanap na folder na hindi nangangailangan ng internet upang ma-access (kung sakaling!). Kung nakikipagpulong ka sa labas sa isang parke o sa paglalakad, mag-email sa iyong sarili para sa madaling pag-access sa telepono (hindi mo na kailangang mag-scroll sa isang buong dokumento sa iyong maliit na screen habang sinusubukan pa ring magpatakbo ng isang pulong), o mag-jot down ng ilang mga tala nang maaga upang matulungan ang pag-alaala ng iyong memorya.
Dapat mo ring isipin kung kailangan mong kumuha ng mga tala sa panahon ng pagpupulong, at kung paano mo ito gagawin. Malinaw na, kung mayroon kang iyong laptop o kuwaderno, maaari mong ibagsak ang mga bagay tulad ng kung nasa opisina ka, ngunit kung naglalakad ka, isaalang-alang ang pagkuha ng mga nasusulat na tala sa isang maliit na kuwaderno o gumagamit ng talk-to-text upang i-annotate ang pagpupulong sa iyong telepono. At kung hindi ka makakasulat ng anumang bagay dahil sa lokasyon? Gawin itong isang priyoridad na umupo sa loob ng limang minuto sa sandaling makabalik ka sa opisina upang isulat ang anumang mahalaga.
Ngayon na nakabuo ka ng isang plano, maglaan ng isang minuto upang mailarawan ang iyong pulong. Maglakad ng iyong sarili kahit na at tiyaking hindi mo napansin ang anumang bagay na kailangan mo upang magkaroon ng isang matagumpay na pulong sa labas ng opisina. Pagkatapos? Umalis ka dito! Mas masisiyahan ka sa mga pagpupulong bago mo alam ito.
