Mula sa mga panulat hanggang sa meryenda hanggang sa tsismis sa opisina - kapag nakaupo ka ng limang talampakan ang layo mula sa iyong katrabaho, ang pagbabahagi ng lahat ay isang cinch. At gayon pa man, upang talakayin ang mga pangwakas na detalye ng isang pagtatanghal na ibibigay mo nang magkasama sa loob ng 30 minuto, magpadala ka sa kanya ng isang email? Mayroong mali sa larawang ito.
Ang mga email, mga tawag sa kumperensya, mga online na kalendaryo, at mga apps ng chat ay makakatulong sa amin na makipag-ugnay at subaybayan kung malayo kami sa hiwalay. Ang tool, gayunpaman, ay epektibo lamang sa kamay na gumamit nito. Alam kung kailan gagamitin ang bawat isa sa mga app sa iyong pagtatapon at kung paano masulit ang mga ito ay madalas na ginagawang pagkakaiba sa pagitan ng mga oras na nasayang at ang mga produkto ay naipadala.
Sa Blinkist, nagtatrabaho kami upang gawing mas mahusay ang pagbabasa at pag-aaral, kaya ang streamlining ay nasa aming DNA. Nang mapansin namin na ang pakikipagtalastasan ay nakakakuha kahit na sa aming maliit na koponan, nagtatakda kami tungkol sa kung ano ang nangyayari na nagpigil sa amin na magtrabaho. Natagpuan namin na sa pamamagitan ng pag-optimize kung paano namin ginagamit ang aming pang-araw-araw na mga tool, mas makakagawa kami.
Sa ibaba, natukoy namin ang apat na karaniwang mga tool na marahil ang iyong maling paggamit, at kung paano mo maaayos ang iyong form.
1. Email
Ang Mabagal
Napakadali ng email, maraming mga paraan upang magkamali: ang paggamit ng email bilang isang sasakyan para sa isang mahabang debate at para sa isang sagot na mga sagot na maaaring mai-link o isinalin sa tao, para sa mga nagsisimula. At bilang nakatutukso sa paggamit ng iyong kadena ng email bilang isang lugar para sa malawak na pagtatalo na may dokumentasyon, ang email ay walang lugar para sa mga kritikal na talakayan sa paligid ng mga detalye ng proyekto. Ang ginagawa mo sa bawat isa sa mga pagkakataong ito ay nagdaragdag ng komplikasyon at oras ng pag-iipon sa iyong mga aktibidad at sa iyong mga tatanggap.
Ang pag-ayos
Para sa mga mahalaga o kagyat na mga gawain, makipagkita sa harapan upang matugunan ang mga isyu sa ulo at mabilis na makakuha ng mga sagot. Sa paggawa nito ng live, hindi ka lamang pinoprotektahan ang iyong sariling oras, tinutulungan mo rin ang iyong mga katrabaho. Kung alam ng lahat na ang kagyat na balita ay hindi kailanman darating sa pamamagitan ng email, walang dahilan para sa patuloy na pag-refresh ng inbox, at ang mga tao ay maaaring tumuon sa paggawa ng mga bagay.
Mag-isip ng email bilang iyong paraan upang mag-kick off ang isang talakayan o magtakda ng isang agenda, kaya kapag umupo ka sa iyong koponan upang maganap ang mahika, magagawa ito.
2. Mga Tawag sa Kumperensya
Ang Mabagal
Ang mga tawag sa kumperensya ay maganda - magagawa mo sila anumang oras, kahit saan - ngunit dahil maaari silang makaramdam ng mas kaswal kaysa sa mga pagpupulong sa tao, maaari rin silang maging sanhi ng mga isyu sa kahusayan.
Una, dahil nakakaramdam sila ng impormal, madali para sa napakaraming tao na pumasok. Ang resulta ay sa halip na magawa ang pagdalo sa mga kritikal na gawain lamang ang magagawa nila, ang iyong koponan ay nakulong sa isang pulong ng hindi kanais-nais na pagiging kapaki-pakinabang.
Pangalawa, madaling makalimutan na, kahit na tila mas kaswal sila, maaari silang maging napaka-mental na pagbubuwis. Ang mga tawag sa kumperensya ay nangangailangan ng paghahanda at masidhing pakikinig, na kumukuha ng isang malaking kagat sa iyong pang-araw-araw na rasyon ng pokus. Mag-iskedyul ng isa masyadong maaga sa umaga, at maaari itong itago ang iyong pagtuon para sa araw. Lapis ito pagkatapos ng oras, at makikipag-ugnayan ka sa isang araw na tinukoy sa pamamagitan ng pag-asa ng iyong session ng trabaho ng latenight.
Ang pag-ayos
Una, tandaan na hindi lahat ay dapat na anyayahan. Sa halip, isali ang mga taong may kaalaman tungkol sa proyekto at mga kritikal na nag-aambag. Magkaroon ng isang tala sa isang pulong ang isang tao at ibahagi sa natitirang koponan upang ang iba ay maaaring magtutuon sa trabaho.
At tandaan na piliin nang matalino ang oras ng iyong tawag. Kapag posible, huwag mag-iskedyul ng mga tawag sa kumperensya ng unang bagay sa umaga o huli sa gabi. Sa pamamagitan ng paghahanap ng oras sa pagitan, mapangalagaan mo ang iyong pokus.
3. Makipag-chat
Ang Mabagal
Ang inter-office chat, lalo na para sa mga kumpanyang matatagpuan sa higit sa isang palapag o sa iba't ibang mga lokasyon, ay isang napaka-kapaki-pakinabang na pagsuko para sa mukha-mukha: Nangyayari ito sa real time, pinapayagan nito ang agarang paglilipat ng mga file, at pinapadali ang spontaneity. Ngunit tulad ng mga tawag sa kumperensya, ang napaka kabutihan ng chat ay ang mga bahid din nito.
Ang pangunahing problema sa chat sa opisina ay ang pakiramdam ng mga tao na mas malayang magsulat ng mga tanong na hindi masalimuot dahil hindi sila technically nakakagambala - ang mapagtanggap ay maaari pa ring pumili kung tutugon man o hindi. Ang bagay ay, reaktibo tayong mga nilalang, at pakiramdam namin na kailangan nating ihinto kung ano ang ginagawa namin at dumalo sa mga taong pinapalo sa atin. Kahit na ang iyong hangarin na makipag-ugnay sa pamamagitan ng chat ay hindi maging tampuhan, maliit ang iyong kontrol sa kung ang trabaho ng iyong kasamahan ay nagambala. Kung nakakita siya ng isang notification sa mensahe, ang mga pagkakataon ay makikita niya. Kahit na hindi siya tumugon nang diretso, ang isang bahagi ng kanyang pokus ay ililipat ngayon ng iyong puna o tanong.
Ang pag-ayos
Sa pangkalahatan, ang chat ay dapat lamang gamitin para sa mabilis na mga katanungan na pinipigilan ka mula sa pagsulong sa iyong trabaho, o upang mag-set up ng isang oras sa isang katrabaho upang pag-usapan ang isang mas malaking isyu. Kahit ano pa, ilagay sa isang email upang hindi mo maistorbo ang iyong mga kasamahan.
At kung natatanggap ka sa pagtatapos ng napakaraming chat? Patayin ang mga abiso tulad ng gagawin mo para sa email. Maraming mga serbisyo sa chat ang nagpapahintulot sa isang gumagamit na pumunta "hindi nakikita, " na kung saan ay isang magandang paraan upang manatiling kasangkot (lalo na kung bahagi ka ng isang patuloy na na-update na chat sa pangkat) nang walang pakiramdam na obligadong tumugon.
4. Mga kalendaryo
Ang Mabagal
Ang # 1 na maling paggamit ng mga tao sa kanilang mga kalendaryo ay ang pagpapagamot sa kanila ng mga listahan ng dapat gawin. Kung titingnan mo ang iyong kalendaryo at makita ang anumang katulad, "kunin ang gatas" o "mag-iskedyul ng isang gupit, " oras na upang isipin kung paano mo ito ginagamit.
Ang isa pang maling paggamit ng kalendaryo ay hindi nagamit na protektahan ang iyong oras, sa halip na ayusin lamang ito. Kapag lumapit ka na may isang panukala para sa isang bagong proyekto at sinabi sa iyo ng iyong kalendaryo na maaari mong mapasok ito, tandaan na hindi ito nangangahulugang dapat mong gawin. Mahalagang tingnan muna ang iyong mga hangarin at halaga sa una.
Ang pag-ayos
Layunin na panatilihin ang iyong kalendaryo ng isang sagradong puwang para sa mga pagpupulong at mga kaganapan na alinman ay nakasalalay sa isang tiyak na petsa at oras o kasangkot ang mga tao maliban sa iyo lamang. Maaari mong simulan ang pagbabago ng iyong mga kasanayan sa kalendaryo sa isang listahan ng dapat gawin para sa mga gawain tulad ng pagtawag sa iyong doktor o pagkuha ng mga bulaklak. Ang pagtawid sa maliliit na gawain ay lubos na kasiya-siya, at sa pamamagitan ng paglalagay ng mga ito sa isang pinamamahalaan na listahan, kukuha sila ng ibang karakter - isa na nagbibigay-daan sa iyo upang makita ang mga ito bilang angkop sa pagitan ng mga mahahalagang kaganapan sa halip na maging mga kaganapan sa kanilang sarili.
At huwag kalimutan na palaging align ang mga bagong pagkakataon sa iyong papel at iyong mga layunin. Ang anumang bagay na hindi tumutugma sa dito at ngayon o sa iyong naisin para sa hinaharap ay hindi nabibilang sa docket (o sa iyong kalendaryo).
Sa pamamagitan lamang ng ilang simpleng pag-tweak, maaari mong gamitin ang mga tool sa iyong pagtatapon upang mas magawa. Ibahagi ang mga tip sa paligid ng opisina, at ang iyong buong lugar ng trabaho ay magiging mas mabisa bago mo malalaman ito!
