Pagkakataon ay ang iyong inbox ay katulad ng naiwan na basket ng mga gamit na nakaupo sa likod ng iyong aparador. Alam mong namamatay na upang malinis (at ang pabahay ay maraming mga nakatagong sorpresa), ngunit ang pag-iisip ng pag-tackle tulad ng isang gawain ay labis. At sino ang may anim na oras ng libreng oras upang mag-ekstrang para sa isang tulad nito?
Ngunit ang pag-aayos ng iyong mga email ay hindi kinakailangang gawin sa buong araw - sa katunayan, magagawa mo ito sa loob lamang ng isang oras kung ilalaan mo ang oras para dito.
Mga Minuto ng 1 hanggang 10: I-clear ang Basura
Magtakda ng oras sa loob ng 10 minuto at simulan lamang ang pagtanggal ng masa (o pag-archive) ng anumang mga mensahe na alam mong hindi mo kailangan, tulad ng mga abiso mula sa mga social media account, mga paalala para sa mga nakaraang kaganapan, mga kumpirmasyon para sa mga paghahatid na natanggap mo, mga newsletter na nabasa mo na (o hindi kailanman babasahin), at mga email na hindi na nauugnay.
Maaari mong gawin itong madali sa pamamagitan ng paghahanap ng iyong inbox para sa mga karaniwang nagpadala o linya ng paksa (halimbawa: mga abiso sa LinkedIn) at pagtanggal ng isang bungkos ng mga bagay-sabay.
Mga minuto 10 hanggang 30: Lumikha ng mga Folder at Label
Ngayon oras na upang ayusin ang mga mensahe na naiwan na hindi kailangan ng anumang pagkilos ngunit kailangan mo o nais mong panatilihin.
Mayroong maraming mga sistema ng folder tulad ng may mga gumagamit ng email, ngunit ang isang madaling subukan upang gumawa ng isang folder para sa anumang paksa o uri ng email na mayroong maraming mga mensahe na nauugnay dito. Kaya, iyon ay maaaring mangahulugan ng mga folder tulad ng: Mga Resibo, Proyekto, Biyahe, at iba pa. Maaari mong palaging magdagdag at iakma ang mga folder habang natututo ka kung ano ang pinakamahusay para sa iyo.
Upang mapabilis ang prosesong ito, maaari ka ring lumikha ng isang folder na "To File Mamaya" para sa anumang bagay na hindi ka sigurado tungkol sa at isang "Unsubscribe" folder para sa anumang hindi mo nais. Tip: Ang mga ito ay mahusay na mga folder upang maiayos kapag mayroon kang limang minuto sa pagitan ng mga pagpupulong.
Oh! At kung nais mong makakuha ng mas maayos, subukan ang ilang mga label (tinawag na "kategorya" ng Outlook) upang magdagdag ng karagdagang impormasyon sa iyong mga mensahe. Maaari kang magkaroon ng maraming mga label sa isang email o kahit maraming mga layer ng mga label. Kaya, ang email na iyon sa iyong "Trip" folder ay maaaring magkaroon ng pangunahing label ng "New York 2018" at mga sub-label ng "flight" at "Lunes."
Mga Minuto 30 hanggang 50: Gumamit ng Dalawang Minuto na Panuntunan o Gumawa ng Listahan ng Dapat Gawin para sa Mga Email na Kailangan ng Aksyon
Ang mga email na naiwan mo ngayon ay dapat lamang maging mga nangangailangan ng pagkilos. Kung ang pagkilos ay maaaring makumpleto nang mas mababa sa dalawang minuto, gawin ito ngayon. Kung kailangan mo ng mas maraming oras upang alagaan ang mensahe, idagdag ito sa iyong dapat gawin listahan na may isang abiso upang ipaalala sa iyo na talagang gawin ito. Pagkatapos, i-archive ang email upang mapanatiling malinaw ang iyong inbox (magagawa mo pa ring maghanap para sa ibang pagkakataon).
Kung hindi ka lamang tagagawa ng listahan, maaari mong gamitin ang bagong tampok na pagbagong ng Gmail upang maipakita ang email sa iyong inbox kapag handa ka nang hawakan ito. O, kung ikaw ay isang gumagamit ng Outlook, nagbibigay-daan ang follow-up tampok na gawin mo ang pareho.
Mga Minuto 50 hanggang 60: I-update ang Iyong Mga Setting para sa Madaling Pagpapanatili
Binabati kita sa pinaka inayos na inbox sa mundo! OK, hindi ang pinaka inayos na inbox ng mundo - ngunit ang iyong pinakamahusay na inbox pa.
Ngunit huwag hayaang magpatuloy ang partido o makikita mo itong pinupuno muli. Maiiwasan mo ito sa pamamagitan ng pag-set up ng mga filter na awtomatikong pag-uri-uriin ang iyong mga papasok na mensahe upang hindi mo na kailangan.
Ang aking paboritong filter ay para sa mga newsletter at nag-aalok ng mga email na talagang nais kong basahin ngunit hindi palaging magkaroon ng oras para sa tama kung papasok sila. Sa halip, nag-set up ako ng isang filter sa Gmail na ipinapadala silang lahat sa isang folder na "Basahin ang Mamaya". (May sariling bersyon ng mga filter ang Outlook na tinatawag na "mga panuntunan" na maaaring gumawa ng ilang mabibigat na pag-angat para sa iyo.)
Maaari mo ring isaalang-alang ang pag-set up ng isang auto-reply para sa iyong Gmail o Outlook kapag hindi mo magagawang tumugon sa mga email nang mas mabilis hangga't karaniwang gusto mo (tulad ng kung nasa isang komperensya, nagtatrabaho hindi pangkaraniwang oras, o sa bakasyon) .
At, upang lumipad sa iyong mga mensahe, maaari mong paganahin at malaman ang ilang mga shortcut sa keyboard para sa Gmail o Outlook.
Matapos itong malinis, aalisin mo ang nakakagulat na pakiramdam na hindi ka nakaligtaan ng isang mensahe o sa paglubog na pakiramdam na kailangan mong harapin ang isang buong inbox tuwing umaga. Sa katunayan, maaari ka ring maging handa upang lumipat sa higit pang pagsulong na samahan ng email tulad ng sa pagsamantala sa bagong Gmail, gamit ang mga extension ng Chrome, o sinusubukan ang tool na Inbox AI.
O, sa flipside, kung nalaman mong marami ka pa ring gawain na gawin - simulang magtabi ng 20 minuto bawat linggo upang harapin ang mga hakbang na ito nang paisa-isa. Gawin iyon sa loob ng ilang linggo at makikita mo ang iyong sarili ng isang inbox na talagang ginagawang mas madali ang iyong buhay.
