Alam mo kung paano ito napunta. Sinimulan mo ang email sa iyong boss, kasamahan, kliyente, o direktor ng HR na may wastong pagbati. Tinatawid mo ang iyong Ts at tuldok ang iyong Ay, at tapusin mo ang mensahe sa isang pormal na lagda tulad ng "Pinakamahusay" o "Taimtim."
Ang tumatanggap ng email ay tumugon na may parehong pagkakapareho, na tinutugunan ka sa isang karaniwang pagbati, at pagkatapos ay sumulat ng ilang parapo ng gramatikong tunog bago i-pambalot ang tala na may katulad na lagda; marahil ito ay "Regards, " o mas kaswal, "Cheers."
Dahil ang mensahe na iyon ay nangangailangan ng tugon mula sa iyo, patuloy kang naglalaro kasama ang inaakala mong paraan ng propesyonal - pag-type ng buong pagbati (muli), pagbubuo ng katawan ng mensahe, at pagkatapos ay magtatapos sa "Lahat ng pinakamahusay, ." Patuloy mong gawin ito kahit na matapos ang maraming mga pabalik-balik kahit na sa huli ay tila walang kabuluhan at kahit na medyo mahirap.
Maliban kung nagtatrabaho ka sa isang sobrang matigas na tanggapan ng korporasyon, kung saan kahit na ang mga exclaim point ay nakasimangot, kailangan mong makakuha ng mabuti sa pamamagitan ng pagtapon ng pormal na pagsasalita, lalo na kung ang pakikipag-usap sa iyong boss o kasamahan sa buong araw ng trabaho ay madalas na mangyari.
Sa sandali na pakiramdam na natural na i-scrap ang "Kumusta, " mga kasiyahan at ang kalabisan na "Salamat, " goodbyes, gawin ito. At upang matulungan kang tunay na OK na talagang ginagawa ito (at hindi tulad ng isang etiquette halimaw), sumakay ako ng ilang mga patnubay.
1. Huwag mag-atubiling Sundin ang suit
Habang maaari itong makatutukso upang pormalin ang lahat ng mga palitan kung ito ang iyong sanay na o dahil sa kung paano ka tinuruan, maraming oras, hindi kinakailangan. Bigyang-pansin ang iyong mga pahiwatig sa lugar ng trabaho, o tatapusin mo lang. Kung ang iyong boss ay ihahatid sa iyo ng isang email na walang higit pa sa isang tala tungkol sa pagkuha ng isang pagtingin upang makita kung ito ay interesado, at tumugon ka sa isang pormal na mensahe, ipinapangako ko sa iyo, hindi ka nanalo ng anumang mga puntos ng brownie-clog ka lamang pataas ang kanyang inbox at hindi papansin kung paano pinangangasiwaan ng iyong koponan ang kaswal na sulat. O, kung nagsimulang makipag-usap sa iyo ang iyong kasamahan sa isang kaswal na paraan (nang hindi tinatawagan ka ng pangalan o kasama ang isang opisyal na pag-sign off), tanggapin iyon bilang iyong tanda upang tumugon nang mabait.
2. I-switch up ito (Depende sa Sino ang Kinakausap mo)
Hindi mahalaga kung ang iyong huling boss ay malinaw na ang pag-ampon ng isang di-pormal na tono ay hindi mabagal; hindi ka na nagtratrabaho para sa kanya. Bagaman, isang salita ng pag-iingat, dahil maabot mo lamang ang isang punto kung saan ibagsak mo ang "pinakamahusay" sa iyong tagapamahala ay hindi nangangahulugang dapat mong alisin ang salita mula sa iyong bokabularyo. Kung regular kang nakikipag-usap sa isang taong hindi mo pa nakilala at ang iyong relasyon ay mas pormal kaysa sa hindi, huwag masyadong mabilis na mag-sign off nang hindi kasama ang isang tamang pagsasara, lalo na kung nasa bakod ka tungkol sa kung paano magpatuloy. Ang pagkakamali sa gilid ng pag-iingat ay palaging magiging mabuting payo.
Alamin ito: Ang paglipat nito ay hindi lamang nalalapat sa iba't ibang mga tao. Kahit na ang isang sulat sa isang tao ay nagsisimula nang pormal, pinahihintulutan kang tumalon sa karne ng paksa kapag pinag-uusapan mo ang isang item sa isang mahabang thread ng email - sa halip na abala sa anumang mga pagbati o pag-sign-off.
3. Isaalang-alang ang Timing
Kung nagbabakasyon ka sa isang linggo at bumalik sa opisina na may listahan ng mga katanungan para sa iyong boss, na hindi mo pa nakausap o nakita mula nang umalis ka, marahil mas mahusay na simulan ang unang email na bumalik kasama ang isang kasiya-siya tulad ng "Magandang Umaga, " "Sana maging maayos ka, " o, kung ang iyong tagapamahala ang siyang nasa piyesta opisyal, "Maligayang Pagbabalik" - kahit na kung ikaw at ang iyong superbisor ay karaniwang laktawan ang pagbati o maliit na pahayag. Mahalaga rin ang mga oras ng paggulong ng oras para sa mga palitan sa mga kliyente o mga vendor. Kung nakikipag-ugnay ka sa isang beses sa isang linggo o ilang beses sa isang buwan, maaaring angkop na simulan ang paunang mensahe matapos ang ilang oras na lumipas kasama ang go-to intro at ang naaangkop na pirma ng pagsasara.
Ang isang buwanang touch-base kasama ang isang nakatatandang miyembro ng iyong kagawaran ay maaaring mangailangan ka ring sumandal patungo sa pagsulat nang higit na konserbatibo. Kung ang unang paunang mensahe ay nagreresulta sa isang makabuluhang pabalik-balik sa loob ng ilang araw, kung gayon marahil ay mababawas upang mabawasan ang pormal na kadahilanan, lalo na kung ang ibang partido ay nagawa ito.
Sa huli, kailangan mong matukoy ang tono at istraktura ng iyong mga papalabas na mensahe. Maaari kong sabihin sa iyo ang isang bagay bagaman, hindi ko personal na natagpuan ito na may problema kapag ang isang tao na regular kong nakikipag-usap sa pagpapasyang ibagsak ang pamantayang pagbubukas at pagsasara; sa katunayan, natagpuan ko ito ng kaunting ginhawa na maaari lamang nating magpatuloy sa pagsasabi kung ano ang sinabi natin sa online. Ang pag-access ng isang email ay madalas na angkop lamang sa isang punto - at ang aking pangangaso ay malalaman mo kung kailan mawawala sa pormalidad.
