Paano Gamitin ang SharePoint

Namin sinusuri kung ano ang SharePoint ay, ngayon tingnan natin ang isang pares ng mga karaniwang gamit. Ang SharePoint ay isang plataporma para sa pakikipagtulungan sa ibang mga miyembro ng isang pangkat. Ang mga ito ay madalas na mga corporate team, ngunit hindi nila kailangang maging. Ang ilang mga hindi kaugnay sa negosyo na mga application para sa SharePoint ay kinabibilangan ng:

• Maaaring gamitin ng mga koponan ng sports ang kalendaryo upang mag-post ng iskedyul ng laro, at isang Dokumentong Aklatan upang i-hold ang mga video game.
• Ang mga klub ng libro ay maaaring mag-post ng mga link sa aklat ng susunod na linggo habang ang pagsusulat ng mga grupo ay maaaring mag-host ng mga pagsusumite ng kritika at mga komento.
• Ang mga grupong boluntaryo na nagpaplano ng isang proyekto sa pagpapanumbalik ay maaaring lumikha ng isang plano na may mga gawain at isang takdang panahon.
• Ang isang kapitbahayan na nagpapatakbo ng bakuran ng bakuran ay maaaring mag-post ng mga anunsyo sa mga bagong kalahok, o maglista ng mga item at mga presyo sa isang ibinahaging Excel file sa isang Document Library.

Siyempre, ang nasa itaas ay posible sa iba pang apps at serbisyo, ngunit nagdudulot ang lahat ng ito ng SharePoint sa isang solong lugar, na may magagamit na web interface sa Windows, macOS, at Linux; Available din ang mga app ng Android at iOS. Higit pa rito, ang mga app ng Microsoft Office ay maaaring direktang mag-grab ng mga file mula sa SharePoint, paggawa ng pag-download at pag-upload ng isang snap.

Sa mga sumusunod na seksyon, lilikha kami ng isang bagong puwang ng SharePoint, pagkatapos ay maglakad sa mga hakbang para sa ilang mga karaniwang function: pagbabahagi ng mga file, paglikha ng mga simpleng web page, at pagdaragdag ng mga functional na widget sa mga pahinang iyon.

Paano Gumawa ng isang SharePoint Site

Kakailanganin mo ng ilang mga bagay bago mo magagawang aktwal na lumikha ng iyong Site:

• Una, kailangan mo ng access sa isang account sa Office 365, ngunit hindi lamang ang anumang account. Kakailanganin itong maging isang account ng negosyo, dahil hindi kasama sa SharePoint sa mga account ng consumer.
• Kakailanganin mo ring maging isang admin upang lumikha ng isang Site mismo. Kung hindi ka, maaari mong laging tanungin ang iyong mapagkaibigan na admin ng distrito upang lumikha ng isa para sa iyo.

Ang paglikha ng isang SharePoint Site ay isang simpleng bagay ng paggawa ng mga sumusunod:

1. Mag-log in sa Office 365 bilang isang administrator, pagkatapos ay piliin SharePoint mula sa menu ng app sa kaliwang tuktok.

   

2. Sa menu ng pahina, piliin ang + Lumikha ng Site na pindutan.

3. Piliin ang Site ng Team sa sumusunod na dialog. (Mga Site sa Komunikasyon ay kadalasang para lamang sa pag-publish ng mga anunsyo at iba pang nilalaman.)

4. Pumili ng panimulang disenyo para sa iyong site. Ito ay punan ito sa ilang nilalaman ng starter - huwag mag-alala, maaari mong palaging ayusin ang mga ito sa ibang pagkakataon.

5. Magbigay ng mga detalye ng iyong site, kabilang ang pangalan at paglalarawan nito.

6. Piliin ang Tapusin upang makumpleto ang iyong setup. Ang SharePoint ay gumagana sa background upang likhain ang Site, ngunit makikita mo ang pag-unlad nito sa buong panahon.

   

Ngayon na mayroon ka ng isang espasyo na naka-set up, magkakaroon ka ng ilang functionality na magagamit sa labas ng kahon (ipinapakita sa itaas), kabilang ang:

• Mga pag-uusap: Pribadong mensahe boards para sa iyong grupo.
• Mga Dokumento: Maaari kang magbahagi ng mga file dito. Makikinabang ang mga ito mula sa mga tampok ng pag-bersyon at check-in / check-out na inilarawan namin habang nagpapakilala sa SharePoint.
• Isang OneNote Kuwaderno: Ang lahat ng iyong mga kasamahan sa koponan ay maaaring makipagtulungan sa OneNote Notebook na ito sa paglikha at pagdagdag sa mga pahina.
• Mga Site ng Site: Pahintulutan kang lumikha ng mga pasadyang web page para sa iyong koponan.

Ang pagbabahagi ng file gamit ang isang Document Library ay isang pangkaraniwang paggamit para sa mga Site ng SharePoint. Tingnan natin kung paano ito gagawin.

Paano Gumamit ng Mga Aklatan ng SharePoint Document

Ang mga Aklatan ng Dokumento ay naglalaman ng mga folder at mga file at nagpapatakbo ayon sa iyong inaasahan. Upang gamitin ang Document Library:

1. Piliin ang Mga Dokumento link sa kaliwang navigation.

2. Piliin ang + Bago pindutan upang magdagdag ng mga bagong item, tulad ng mga folder o mga file ng Microsoft Office. Kung hindi, maaari mong i-drag at i-drop ang iba pang mga file sa kasalukuyang folder ng Library; hindi nila kailangang maging mga file ng Opisina.

   

3. Pumili ng file ng Opisina upang buksan ito sa naaangkop na web app. Ang pagpili ng isang di-Opisyal na File ay gagawin ang isa sa tatlong bagay:

   • Buksan ito para sa preview kung ito ay isang web-friendly na format tulad ng isang imahe o PDF;
   • Buksan sa isang may-katuturang app kung gumagamit ka ng Windows (na nakakaalam kung paano makipag-usap sa SharePoint);
   • I-download ito sa iyong makina, kung saan maaari mong buksan ito sa may-katuturang programa.

4. Habang pinahihintulutan ka ng mga modernong web app na mag-edit ng isang file sa isang kasamahan nang sabay-sabay, mayroon ka pa ring kakayahang "mag-check out" ng isang file. Pumili ng (mga) file sa pamamagitan ng pagpili sa haligi ng checkmark na pinaka-kaliwa, pagkatapos ay piliin ang overflow na menu sa kanan. Ang Tignan mo pinipigilan ng pagpipilian ang sinuman mula sa pagse-save ng isang bagong bersyon ng file habang nagtatrabaho ka dito; maaari pa ring i-download ng iba pang mga gumagamit ang isang kopya at magtrabaho dito, ngunit hindi sila maaaring lumikha ng isang bagong bersyon hangga't nai-save mo ito at "nasuri ito" muli.

   

Paano Gumawa ng mga Site ng SharePoint Site

Ang Site Pages ng SharePoint ay nagbibigay-daan sa iyo upang lumikha ng mga web page na may teksto at graphic na impormasyon. Ang pangunahing kaibahan ay tanging mga miyembro lamang ng iyong Site ang makakakita sa kanila kapag naka-log in sila, ginagawa itong isang maliit na pribadong intranet. Upang lumikha ng mga bagong pahina sa iyong SharePoint Site:

1. Piliin ang Mga Pahina mula sa kaliwang navigation.

2. Mula sa tuktok na menu bar, piliin ang + Bago, pagkatapos ay pumili mula sa mga uri ng pahina:

   • Mga Pahina ng Wiki ay maliwanag.
   • Mga Site ng Site ay mga blangkong pahina na maaari mong itayo mula sa isang pamagat lamang.
   • Web Part Pages magbigay ng ilang mga paunang tinukoy na mga layout na dinisenyo upang hayaan kang mag-drop sa lahat ng uri ng mga gadget, dashboard-style.

   

3. Sa sandaling nalikha, bubuksan ang pahina para sa iyo upang simulan ang pag-edit. Maaari mong simulan sa pamamagitan ng pagbibigay ito ng isang pangalan. Ang karagdagang nilalaman ay nasa anyo ng Mga Bahagi ng Web, na makukuha natin sa ibaba.

   

4. Piliin ang I-publish upang gawing available ang iyong mga pagbabago sa mga kasamahan.

5. Ang iyong mga pahina ay makukuha mula sa loob ng Mga Pahina listahan sa kaliwang navigation.

6. Maaari kang umiiral na mga pahina sa pamamagitan ng pagtingin sa mga ito, pagkatapos ay piliin ang I-edit na pindutan sa menu.

   

Paano Magdaragdag ng Mga Bahagi ng Web sa Mga Pahina ng SharePoint

Ang isa sa mga magagandang katangian ng SharePoint ay ang Mga Bahagi ng Web na maaari mong i-embed sa iyong mga pahina. Kahit na gusto mong magdagdag ng teksto at graphics ng plain ol, kailangan mo munang magdagdag ng Web Part munang hawakan ito; Maaaring kasama sa mga widget na ito ang mga bagay tulad ng Mga feed ng balita, direktoryo ng mga miyembro ng koponan, o mga listahan ng mga kamakailang aktibidad sa Site. Kung gumawa ka ng isang pahina sa mga hakbang sa itaas, magdagdag ng Web Part dito sa pamamagitan ng paggawa ng mga sumusunod:

1. Pumili ng isang pahina, pagkatapos ay ilagay ito sa I-edit mode tulad ng inilarawan sa itaas.

2. Maaari kang magdagdag ng Mga Bahagi ng Web sa isang pahina sa mga lokasyon kung saan ang Plus (+) lilitaw ang pag-sign. Piliin ang button na ito kapag nagpapakita ito, at ipapakita sa iyo ng pop-up na menu ang isang listahan ng magagamit na Mga Bahagi sa Web. Maaari mong i-browse ang buong listahan, o maghanap sa pamamagitan ng keyword.

   

3. Sa sandaling pumili ka ng Web Part, ipapasok ito sa pahina para sa iyo.

4. Sa puntong ito, kakailanganin mong i-configure ang Web Part. Para sa isang bagay tulad ng Gallery ng Imahe na nakalarawan sa ibaba, piliin ang Magdagdag ng Mga Larawan pindutan upang piliin ang mga larawan na nais mong ipakita.

   

5. Piliin ang I-publish upang gawing available ang iyong mga pagbabago sa mga kasamahan.

Habang ang home page ay awtomatikong nilikha para sa iyo, ito ay isang pahina lamang tulad ng anumang iba pang, at maaari mong punan ito sa Mga Bahagi ng Web sa nilalaman ng iyong puso.

Pag-install at Paggamit ng Mga Gawain App

Mga bagay na nagsisimula sa pagkuha ng talagang kawili-wiling kapag nagdagdag ka Apps sa iyong Site. Ang mga ito ay higit sa pag-andar ng Mga Bahagi ng Web at isama ang mga bagay tulad ng mga blog o isang custom na listahan, na parang isang maliit na database. Titingnan namin ang app ng Mga Gawain, na nagbibigay-daan sa iyo na mag-set up ng mga to-dos para sa iyong mga miyembro ng koponan, italaga ang mga ito, at subaybayan ang kanilang pagkumpleto. Upang magdagdag ng Mga Gawain sa iyong SharePoint Site:

1. Sa Home Page ng Site, piliin ang + Bago pindutan, pagkatapos ay piliin App.

2. Ito ay magpapakita ng isang pahina na may isang pagpipilian ng mga magagamit na apps. Piliin ang gusto mo.

   

3. Ito ay lilitaw na ngayon sa Mga Nilalaman ng Site screen, na makikita mo sa pamamagitan ng pagpili nito sa nabigasyon sa kaliwa. Maaaring kailanganin mong gawin ang isang pagsasaayos tulad ng ilan sa Mga Bahagi sa Web, ngunit sa Mga Gawain, handa na para sa iyo na simulan ang pagpapadala.

   

May maraming mga tampok ang SharePoint kaysa sa mga nakalista dito. Ngunit gamit lamang ang mga ito maaari kang lumikha ng napaka-functional at collaborative na mga site para sa mga kaibigan at kasamahan.