Ang email, tulad ng anumang anyo ng komunikasyon, ay isang personal na bagay. Paano mo suriin, pamahalaan, at ipadala ang lahat mula sa isang liner hanggang sa elektronikong mga missive ay madalas na isang halo ng kagustuhan at ugali.
Iyon ay sinabi, mayroong ilang mga cut-and-dry na mga patakaran na dapat nating sundin upang masulit ang aming komunikasyon sa email, pagiging produktibo, at ating oras. Basahin ang para sa tatlong karaniwang pagkakamali sa inbox, kung paano ka nasasaktan sa trabaho, at kung paano gawin ang pagbabago sa mas mahusay na pamamahala ng email.
Pagkamali # 1: Pag-iwan ng Mga Email sa Iyong Inbox
Sisimulan ko ang pinaka-kontrobersyal na isa: iniiwan ang lahat ng iyong mga email sa iyong inbox. Alam kong sa palagay mo pareho ang lahat kung iniwan mo ang mga email sa iyong inbox pagkatapos mong makitungo sa kanila o hindi, ngunit ang iyong utak ay nagmakaawa na magkakaiba. Ang isang pag-aaral mula sa 2011 ng Neuroscience Institute ng Princeton ay tinukoy na "kapag ang iyong kapaligiran ay naipit, ang kaguluhan ay pinipigilan ang iyong kakayahang tumuon." Totoo ito sa iyong virtual na kapaligiran, masyadong; ang mas maraming mga email na maaari mong makita - kahit na hindi na mahalaga-ang mas maraming oras ang iyong utak ay gumugugol ng hindi sinasadya na pag-iisip tungkol sa mga ito.
Ipinapahiwatig ng pananaliksik na ang pagbabawas ng mga inbox na kalat ay gagawing mas guluhin ka, mas produktibo, at mas mahusay na maproseso ang impormasyon. Kung hindi iyon isang magandang dahilan upang mahawakan ang mga 3, 679 na lumang emails sa iyong inbox, hindi ko alam kung ano iyon.
Paano Gawin ang Pagbabago
Simulan ang paggamit ng iyong inbox para sa bagong mail lamang. Kung tapos ka sa isang email, dapat itong mai-archive, isampa, o matanggal (tingnan sa ibaba kung saan gagamitin). Maaari kang palaging maghanap para sa anumang email na kailangan mo sa ibang pagkakataon.
Pagkamali # 2: Pag-aalis ng Kailan ka Dapat Mag-archive o Pag-file (at Vice Versa)
Kaya ngayon na ginagamit mo lamang ang iyong inbox para sa bagong mail (hurray!), Ang tanong ay: Ano ang dapat mong gawin sa lahat ng email na nagawa mo?
Ang mga pagpipilian ay isang) tanggalin o b) file sa may-katuturang folder (o archive, para sa mga gumagamit ng Gmail). Maraming mga tao ang nagkakamali sa pag-abala ng labis na labis: ang pagtanggal ng lahat ng mga mensahe o pinapanatili ang lahat ng mga ito. Ang totoo, ang isang malusog na balanse ay ang pinakamahusay na solusyon. Ang pagpunta sa mga email ay hindi mo kakailanganin ng mga kontribusyon patungo sa imbakan ng quota sa iyong email account at ginagawang mas mahirap upang mahanap ang mga email na nais mong mapanatili kapag hahanapin mo sila. At sobrang pagtanggal? Maaari mong tapusin tulad ng aking kaibigan na tinanggal ang isang email sa pagkumpirma ng flight at halos hindi nakuha ang kanyang paglipad.
Paano Gawin ang Pagbabago
Kapag tapos ka na sa isang email, maglaan ng dalawang segundo upang isipin kung nais mong magkaroon ng access muli sa hinaharap. Kung hindi: Oras upang matanggal. Kung oo: Archive o file ang layo!
Pagkamali # 3: Paggamit ng Iyong Inbox bilang isang Listahan ng Dapat Gawin
Para sa mga taong hindi gustung-gusto ang mga listahan ng dapat gawin, isang madaling solusyon (o sa tingin nila) ay ang paggamit ng kanilang inbox bilang isa. Ngayon, pagdating sa karaniwang mga gawain na nauugnay sa email tulad ng "Tumugon sa email ni Jerry tungkol sa mga oras ng pagpupulong, " Sa palagay ko ay namatay na ang mga taong iyon. Ang mga gawaing iyon ay hindi dapat nasa listahan ng dapat gawin, dapat lamang silang sagutin bilang bahagi ng normal na kurso ng negosyo.
Ngunit para sa mga tunay na gawain, tulad ng "Lumikha ng panukala para sa bagong kliyente" o "Magbayad ng upa sa opisina, " mariin kong inirerekumenda ang paghahanap ng isang dapat gawin na sistema ng listahan na gumagana para sa iyo, at dumikit dito. Bakit? Dahil kung nais mong gawin ang pinakamahalagang gawain na ginagawa araw-araw, kailangan mong unahin at ituon ang iyong listahan ng dapat gawin. Ang paggamit ng iyong inbox bilang isang listahan ng dapat gawin ay naglalagay ng iyong oras sa mga kamay ng ibang tao. Sa bawat bagong email ay darating ng isang bagong dapat gawin, nais mo man o hindi. Ngunit ang pagkakaroon ng sinasadya na magdagdag ng isang gawain sa iyong listahan ng dapat gawin ay isang pagkakataon upang matukoy kung dapat mo bang gawin iyon ngayon, sa halip na sa ibang gawain.
Hindi pa rin kumbinsido? Jill Duffy, Leo Babauta, at Jesse Garner lahat ay gumagawa ng mahusay na mga kaso para dito, pati na rin.
Paano Gawin ang Pagbabago
Pumunta sa pamamagitan ng iyong inbox, at bunutin ang anumang maaaring kumilos na dosis. Kung iyon ang tanging bagay na gumagawa ng email na karapat-dapat, archive, file, o tanggalin ang email ngayon. At OK, kung tunay mong igiit ang paggamit ng iyong inbox bilang isang listahan ng dapat gawin, subukan ang Mailbox, isang app na makakatulong sa pag-e-dos ng mga email at mailabas ang iyong inbox.
