Ilang linggo na ang nakalilipas, napag-usapan namin ng aking kaibigan ang aming ibinahagi na pagkasuklam sa mga pagpupulong at sinabi niya, "Parang naramdaman kong paulit-ulit ang aming pag-uusap. Kapag hindi sila nagawang tama, maaari silang maging mga nasusunog na oras. "
Hindi ako maaaring sumang-ayon pa. Sa mga nakaraang trabaho, kapag ang isang imbitasyon sa kalendaryo ay lalabas sa aking inbox, madalas akong naglalabas ng isang malakas na buntong-hininga (na palaging mahusay sa isang bukas na kapaligiran ng tanggapan). Pagkatapos, gugugol ko ang mahalagang oras na sinusubukan upang malaman kung paano maiwasan ang pagtanggap nito.
Hindi ko sinasabing ang lahat ng mga pagpupulong ay walang halaga. Ang ilan ay talagang, mga kamay na kinakailangan. At kung minsan ang mga ito lamang ang paraan upang magawa ang mga bagay. Ngunit naniniwala rin ako na mayroong silid para sa amin upang maging hindi mapaniniwalaan o kapani-paniwala na mas mahusay sa pamamagitan ng pagtatanong sa ating sarili ng tatlong mga katanungan bago ang bawat isa.
1. Sino ang Kailangan na Narito?
Pahiwatig: Marahil hindi tulad ng maraming mga tao sa iyong iniisip. Susi na magkaroon ng kamalayan tungkol sa kung sino ang iyong hinihiling na makarating doon upang masiguro mong ito ay mabisa at makabuluhan hangga't maaari para sa lahat ng mga partido. Walang sinuman ang dapat mag-iwan ng pag-iisip, "Well, iyon ay isang malaking basura ng aking oras."
Dahil ang pakiramdam na iyon ay hindi maganda para sa indibidwal, grupo, o kumpanya. Isipin mo lang ang lahat ng gawain na maaaring magawa kung mayroon ka lamang apat na tao sa silid sa halip na 10. Para sa isang 60-minuto na puwang ng oras, iyon ay anim na higit pang oras na maaaring gastusin sa paggawa ng trabaho.
Halimbawa, sabihin nating brainstorming tungkol sa bagong logo ng kompanya. Ang graphic designer ay naroon upang matiyak na naiintindihan niya ang pangitain. Ang direktor ng branding doon upang matiyak na sumusunod sa mga alituntunin ng kumpanya. Ngunit kailangan mo ba ang tagapamahala ng HR doon dahil inilalagay niya ang logo sa bawat pag-post ng trabaho? Nope. Kapag natapos na, maaari mong hilingin sa kanya na ilipat ang bago para sa bago. Sa ngayon, iwanan mo siya - kailangan niyang gawin!
Kung hindi ka tagapag-ayos, dapat mong suriin kung mahalaga o hindi ang iyong presensya. Minsan, inaanyayahan ka lang ng mga katrabaho dahil sa palagay nila na gusto mo doon. Ngunit maaari mong tanggihan kung sa tingin mo ay nararapat (ibig sabihin, kung wala kang ideya kung ano ang nais mong mag-ambag o kung labis na abala ka).
Sa mga sitwasyong ganito, may sinasabi akong tulad ng, "Kumusta doon. Sa palagay ko magagawang hawakan ito sa kanyang sarili. Kung mayroong isang tukoy na dahilan na gusto mo akong makasama, subalit, ipaalam sa akin! "
At pagkatapos ay kunin ang libreng oras at bumalik sa giling.
2. Ano ang mga Layunin?
Ano ang eksaktong sinusubukan mong magawa? Mahalaga ang pagkilala sa mga layunin bago. Maaari itong panatilihin ka sa gawain at makakatulong na hubugin ang buong pag-uusap. Kung hindi man, maaari kang umupo doon na namumutla sa loob ng 45 minuto tungkol sa kung paano palaging pinapahiya ni Leonard ang Titanic theme song. (Binibigyan ako ng bawat oras, masyadong. Huwag hayaan, Jack!)
"Ang isang epektibong agenda ay nagtatakda ng malinaw na mga inaasahan para sa kung ano ang kailangang mangyari bago at sa isang pulong, " paliwanag ni Roger Schwarz, may-akda ng Smart Leaders, Smarter Teams: Paano Kayo at ang Iyong Koponan Kumuha ng Unstuck upang Kumuha ng Mga Resulta.
"Tumutulong ito sa mga miyembro ng koponan na maghanda, maglaan ng oras nang matalino, mabilis na makakakuha ng lahat sa parehong paksa, at tukuyin kung kumpleto ang talakayan. Kung nangyayari pa rin ang mga problema sa pulong, ang isang maayos na dinisenyo na agenda ay nagdaragdag ng kakayahan ng koponan na mabisa at mabilis na matugunan ang mga ito, "sabi ni Schwarz.
Marahil ay nais mo lamang ang lahat na magbigay ng mga update sa katayuan sa mga nangungunang proyekto sa priyoridad. O, kailangan mong magpasya - ngayon - tungkol sa kung aling account manager ay itatalaga sa isang malaking, bagong kliyente.
Alamin ang iyong patutunguhan at makarating doon. (At, din, kapaki-pakinabang kung ibabahagi mo ang iyong mga plano sa natitirang mga dadalo upang malaman nila kung ano ang aasahan at kung may dapat silang gawin nang maaga.)
At narito ang isang tip: Kung hindi mo masagot ang pagtukoy ng isang dahilan upang matugunan, pagkatapos mangyaring, para sa pag-ibig ng lahat ng bagay na tsokolate, kanselahin ito .
3. Ano ang Kailangan kong Maghanda?
Isang dating kasamahan sa minahan na ginamit upang harangan ang oras upang maghanda para sa mga pagpupulong sa ibang mga tao, at lagi kong iniisip kung bakit. At pagkatapos, dumalo ako sa isang bungkos kung saan ko lubos na nakalimutan ang napag-usapan namin sa huling oras at kailangang gumawa ng isang pagbabalik, o ako (nakakahiya) ay hindi nakumpleto ang isang item na aksyon. Sa lahat ng mga pagkakataong ito, natapos namin na maglagay ng mas maraming oras sa aming mga iskedyul.
Upang matiyak na hindi ito nangyari, kailangan mong ipakita ang handa. Siguro sinusuri ang mga tala mula sa sesyon ng nakaraang linggo kaya sariwa sa iyong isip. O, marahil, gumagawa ito ng isang listahan ng mga punto ng pakikipag-usap at mga sagot na kailangan mo. Anuman ito, gumawa ng oras upang gawin ito. Magbabayad ito ng malaking oras.
Bilang halimbawa, pinangangasiwaan ko ang programa ng peer na pang-edukasyon ng aking kagawaran, at nagsusumikap ako upang mabaguhin ito. Sa dalawang linggo, kukunin ko ang aking isa-sa-isa sa aking superbisor upang talakayin ang aking mga panukala. Nag-iipon ako ng puna mula sa mga mag-aaral at pinagsama-sama ang aking mga saloobin, at ang susunod na hakbang ay upang balangkasin ang istraktura at timeline sa papel.
Kung nilalapitan ko siya ng walang-kamay, marahil ay gugugol lang natin ang oras na magba-bounce ng mga ideya sa bawat isa, na hindi naman masama , bawat se, ngunit hindi rin ako makakatulong sa pagsulong.
Ipinangako ko sa iyo - gusto kong makipagtulungan sa mga tao. Ngunit ang isa sa aking pangunahing mga alagang hayop ng mga alagang hayop ay hindi epektibo, lalo na kung madali itong maiwasan. Kung ang iyong iskedyul ay naghahanap ng isang maliit na puno, o kung sa tuwing magkikita ka ay mayroon kang mga flashback upang maghintay na mag-ring ang kampanilya sa high school, maaaring oras na upang bumalik sa isang hakbang at simulang itanong sa iyong sarili ang mga katanungang ito.
At hey-kung mayroon kang maraming mga katanungan tulad nito na tanungin mo ang iyong sarili, ipaalam sa akin kung ano ang mga ito sa Twitter!
