Noong nakaraang buwan, nag-alok ako ng tatlong mga tip para sa mas mahusay na pamamahala ng proyekto, kabilang ang kung paano mag-delegate nang maayos, kung paano masulit ang mga tool, at kung paano isara ang iyong proyekto sa isang makabuluhang paraan. Ngunit ang pamamahala ng proyekto ay nagtatanghal ng napakaraming natatanging mga hamon, na may isang malawak na larangan ng pananaliksik na patuloy na nagtatanghal ng mga bagong diskarte at pananaw, kaya hindi ko maiwasang sundin ang ilang karagdagang payo.
Ang mga tip na ito ay nakatuon sa proactively pamamahala ng maraming mga bagay na maaaring sneak up sa iyo at derail ang iyong tagumpay. Minsan nararamdaman tulad ng mga maliit na kabiguan na mga demonyo na humihikab sa bawat sulok, naghihintay na mabigyan ka ng isang magandang "gotcha!" Narito kung paano mapapabuti ang pamamahala ng peligro, pamamahala ng pagbabago, at pamamahala ng saklaw ng iyong pagkakataon para sa tagumpay.
1. Bigyang-pansin ang Iyong mga panganib
Ang panganib ay isang banta na hindi pa naisalarawan, at ang unang bagay na maaari mong gawin upang maiwasan ito mula sa pagiging materyal ay alam lamang na mayroon ito. Kung nagkakaroon ka ng isang bagong aplikasyon na maaaring magamit ng mga customer upang mabayaran ang kanilang mga bayarin, ang mga panganib ay maaaring saklaw mula sa mas menor de edad o katamtaman (ang isang miyembro ng koponan ay muling itinalaga, iniwan ka ng mga kawani na naka-staff) sa mga pangunahing (nangangailangan ng mga pagbabago sa mga regulasyon sa pagbabayad ng mobile gumamit ng lubos na magkakaibang teknolohiya). Hindi mo mapigilan ang bawat panganib na mangyari, ngunit ang isang komprehensibo at maalalahanin na account ng anumang maiisip na panganib ay maaaring makatulong sa iyo na pamahalaan ang posibilidad.
Sa panahon ng pagpaplano ng iyong proyekto, bumuo ng isang panganib log kung saan maaari mong subaybayan ang anumang panganib na maaaring ipakita ang isang hamon sa iyong timeline, iyong badyet, o sa iyong pangkalahatang kakayahan upang makumpleto ang proyekto. Maraming iba't ibang mga template na magagamit sa online, ngunit ang karamihan sa mga ito ay nagmumungkahi kabilang ang isang paglalarawan ng panganib, ang petsa kung saan ito ay binuhay, ang posibilidad na mangyari ito, at ang kalubha ng mga kahihinatnan kung nagagawa ito. Ang bawat panganib ay dapat magkaroon ng isang may-ari na itinalaga upang subaybayan ito at, pinakamahalaga, isang makabuluhang hanay ng mga aksyon na maaaring gawin upang mabawasan ang posibilidad na mangyari ang panganib na ito (kung mayroon man). Halimbawa, ang panganib na maaaring mabigo ang isang server, na nagiging sanhi ng pagkawala ng data ng mga tao, ay maaaring maging mababang posibilidad ngunit mataas na kalubhaan, nasiyahan sa isang plano ng pag-i-install upang mai-install ang isang back-up server. Kahit na ang posibilidad ay mababa, ang epekto ay magiging napakahusay na maaga at ligtas na mga hakbang upang account para sa posibilidad na ito ay nagkakahalaga ng gastos at pagsisikap.
Alalahanin na ito ay dapat na isang buhay, dokumento sa paghinga, at mga bagong panganib ay dapat isaalang-alang at susubaybayan habang tumataas ang mga ito sa kurso ng proyekto.
2. Ilagay ang Groundwork para sa Pagbabago
Kailangang nangangahulugan ang pamamahala ng proyekto na binabalewala mo ang status quo sa ilang paraan. At hindi lihim na maraming tao ang nakakahanap ng pagbabago, mahusay, mahirap, upang sabihin ang hindi bababa sa. Sa isang puting papel para sa Project Management Institute, tinalakay ng consultant na si Marge Combe ang konsepto ng kahandaan ng pagbabago tulad ng kapital - tao at kung hindi man - isang organisasyon ay handa na mag-alay sa isang pagbabago, at ang sikolohikal na pagpayag ng mga tao na ang kooperasyon ay kinakailangan upang ipatupad ang pagbabago. Kung hindi mo kayang gawin ang pagbabago, o kung ang lahat ng iyong mga manggagawa ay may linya sa labas na may mga palatandaan ng protesta, malinaw na hindi ka sa isang posisyon upang sumulong.
Kaya ano ang maaari mong gawin upang mailatag ang saligan para sa isang pagbabago, malaki man o maliit? Ang mga nasasalat na aspeto ng pamamahala ng pagbabago ay medyo madali upang makitungo. Kung malinaw na wala kang pera, kagamitan, o kakayahang teknolohikal upang maisagawa ang gawain, kung gayon ito ang mga bagay na dapat mong direktang matugunan.
Ito ang gawaing pangkultura at sikolohikal na nangangailangan ng mas maingat na pagpapatupad. Kung ang mga empleyado o kostumer ay lumalaban sa isang pagbabago, maglaan ng oras upang maunawaan kung bakit. Marahil ay may isang hindi pagkakaunawaan na maaari mong limasin, o isang malaking kamalian sa iyong plano na hindi mo pa isinasaalang-alang. Ang isang koponan ng mga kawani ng kleriko ay maaaring magreklamo tungkol sa isang lumipat mula sa pagproseso ng mga form sa papel hanggang sa mga electronic form. Sa halip na ipagpalagay na ang koponan ay lumalaban sa pagbabago, ang isang talakayan sa kanila tungkol sa kanilang reserbasyon ay maaaring ihayag na ang elektronikong sistema ay walang paraan upang mahawakan ang mga eksepsiyon, na sa huli ay hahantong sa pagkabagabag at dalawang magkahiwalay na proseso. Ang pag-unawa ng pananaw ng mga kawani na gagamitin sa araw at araw na ito ay makakatulong upang matiyak na ang pagbabago ay nagsisilbi sa buong samahan.
Ang mga samahan sa mga taong bukas sa isang pagbabago at nauunawaan ang pagbabago at ang mga benepisyo nito sa kanila ay mas malamang na makita na ang pagbabago ay nangyayari nang walang putol kaysa sa mga nagpapanatili sa kanilang mga tao sa kadiliman.
3. Mag-isip ng Scope Creep Bilang Iyong Mortal na Kaaway
Saklaw ng saklaw-kapag ang mga parameter ng iyong proyekto ay unti-unting lumalaki sa mga orihinal na hangganan na iyong itinatag - ay isang madalas na derailer ng mga proyekto. At ito ay higit sa lahat dahil madalas na tila magkaroon ng kahulugan upang mapalawak sa iyong orihinal na saklaw. Maaari mong makita ang iyong sarili na sinasampal ang iyong noo sa isang "bakit hindi ko naisip iyon" sandali o kumbinsido ng isang stakeholder na ang isang dagdag na kampanilya o sipol ay makatipid ng oras ng mga manggagawa araw-araw.
Bilang isang patakaran, huwag - ulitin ko, huwag-huwag gumana sa mga kahilingan na ito.
Siyempre, kung minsan ang mga kinakailangan ay nagbabago, at maaaring mas madaling baguhin ang laro ngayon kaysa sa pagbabalik kapag ang lahat ay sinabi at tapos na. Ngunit ang mga karagdagan na ito ay madalas na nagdaragdag, naghahatid sa iyo nang diretso sa hindi maligaya na uniberso ng labis na badyet at off-iskedyul.
Ang pinakamahusay na paraan upang maiwasan ang saklaw ng saklaw ay ang paggastos ng mas maraming oras at lakas sa mga kinakailangan sa pangangalap sa harap, labis na pakikipanayam sa mga may kadalubhasaan sa paksa, at pagtatanong ng mga tamang katanungan upang matiyak na wala kang nawawala. At sa hindi maiiwasang kaganapan na ginagawa mo, maingat na isaalang-alang ang mga gastos at benepisyo ng isang pagbabago sa iyong saklaw. Kung kinakailangan, panatilihin ang isang tumatakbo na listahan ng phase dalawang mga pagpapahusay na maaari mong muling bisitahin sa sandaling ang orihinal na proyekto ay wala sa lupa.
Kaya marami sa pagkuha ng mga resulta na gusto mo sa timeline na kailangan mo ay maaaring masubaybayan pabalik sa pagiging aktibo. Sanayin ang iyong sarili na amoy ng isang problema bago ito bumangon, at maramdaman ang tug ng saklaw na kilabot bago ka magpapadala sa iyo ng isang wormhole ng pagkagambala. Hindi mo na iisipin ang lahat, ngunit ang pag-iwas sa unahan sa labas ng araw sa anumang araw.
