31 Mga tip upang gawing mas kaunti ang pagsuso ng email - ang muse

Email: Gustung-gusto namin ito, kinamumuhian namin ito, gustung-gusto namin ito. Ngunit dahil hindi ito pupunta kahit saan anumang oras sa lalong madaling panahon, nandito kami upang matulungan kang gawin ang iyong makakaya.

Mula sa mga tip para sa kapangyarihan sa pamamagitan ng iyong umaapaw na inbox sa mga diskarte upang matulungan kang mabawasan ito sa unang lugar sa mga matalinong paraan upang matiyak na ang mga email na iyong ipinadadala ay gumawa ng isang malaking epekto, nakuha namin ang lahat ng kailangan mo upang i-on ang iyong inbox sa isang powerhouse ng komunikasyon.

Kung nais mong: Panatilihing Linaw ang Iyong Inbox

1. Ang pinakamadaling paraan upang ihinto ang pagkuha ng napakaraming email sa unang lugar ay ang pag-unsubscribe sa mga dose-dosenang mga newsletter na iyong uri-ng-uri-ng-inilaan na basahin - ngunit talagang hindi kailanman nagawa. Ang Unroll.me ay ang ganap na pinakamadaling paraan upang makilala ang mga nagsususo sa iyong inbox-at hindi nag-unsubscribe ng masa.

2. Kung nakakakuha ka ng maraming hindi kanais-nais na mail mula sa mga indibidwal, maaari mo ring subukan ang BoxBe. Ginagamit ng BoxBe ang tinatawag na isang personalized na "Listahan ng Panauhin" upang matiyak na makakakuha ka ng email mula sa mga taong mahalaga sa iyo, habang ang mga mensahe ng screening mula sa sinumang tao sa isang hiwalay na "Naghihintay na Listahan." Ang sinumang hindi nasa iyong Listahan ng Panauhin ay makakatanggap ng kahilingan upang i-verify ang kanilang mensahe bago maipadala ito sa iyong inbox.

3. Subukan ang paggamit ng isang email auto-responder-at hindi lamang kapag wala ka sa opisina. Ang iyong auto-response ay hindi kailangang maging mahaba o detalyado, ngunit ang isang mabilis na "Kumusta, natanggap ko ang iyong email at babalik sa iyo kapag magagawa ko!" Maaaring mapanatili ng mensahe ang sabik na mga beaver mula sa pagpapadala ng mga follow-up na email bago nagkaroon ka ng pagkakataon na tumugon. Narito kung paano ito i-set up.

4. Tumanggi sa paghihimok na tumugon sa bawat paraan ng email nang tama. Tulad ng ipinaliwanag ni Alexandra Franzen, "maraming mga 'kagyat na' email ang may posibilidad na malutas ang kanilang sarili nang wala ang iyong tulong. Sa pamamagitan ng pagpili na huwag tumugon kaagad, sinasanay mo ang mga tao na maging mas mapagkatiwala sa sarili - habang lumilikha ka ng maayos, makatotohanang mga inaasahan tungkol sa kung gaano kabilis magagawa mong tumugon. "

5. Pigilan ang mga follow-up na email sa pamamagitan ng pagtatapos ng iyong mga mensahe na may malinaw na mga tagubilin sa halip na mga katanungan. Sa halip na sabihing, "Dapat ba nating muling kumonekta sa susunod na linggo?" Subukan, "Tatawagan kita sa Martes ng umaga upang muling kumonekta." Kung hindi iyon gagana, ipapaalam sa iyo ng iyong tatanggap-ngunit kung hindi, napigilan mo ang isang hindi kinakailangan pabalik-balik.

Kung nais mong: Bawasan ang Oras na Ginugol mo ang Pag-email

1. Nais mo bang panatilihing maikli at produktibo ang iyong mga email? Mangako sa paggawa ng bawat mensahe ng limang pangungusap na mahaba - o mas kaunti. Mayroong isang site na binuo upang matulungan: five.sentenc.es! Tulad ng paliwanag nito, "Tratuhin ang lahat ng mga tugon ng email tulad ng mga text message ng SMS, gamit ang isang set na bilang ng mga titik bawat tugon. Yamang napakahirap na mabilang ang mga letra, binibilang namin ang mga pangungusap. ”Kailangan ba ng payo sa pagpapanatiling maikling sandali, ngunit magalang pa rin? Ang Elliott Bell ay may ilang mga magagandang tip.

2. Kung paulit-ulit mong nai-email ang parehong mga mensahe, i-save ang mga template sa iyong drafts folder (narito ang 27 upang magsimula) o samantalahin ang "Canned Responses" lab ng Gmail, na nagbibigay-daan sa iyo na i-save ang anumang bilang ng mga tugon at madaling ipasok ang mga ito sa iyong mga email. (Tingnan kung paano i-set up ito, kagandahang-loob ng Gadgetwise.)

3. Magpadala ng maraming mga email mula sa iyong telepono? Subukan ang auto text, isang tool na nagbibigay-daan sa iyo na mag-type ng isang na-customize na pagdadaglat na pagkatapos ay nagpapalawak sa isang kumpletong text blurb. Halimbawa, ang pag-type ng "rl8" ay maaaring mapalawak sa "Ako ay tumatakbo nang huli, " na madaling gamitin kapag nagpapatakbo ka sa isang pulong. (Narito kung paano ito i-set up.)

4. Maliban kung ang iyong trabaho ay nangangailangan sa iyo upang agad na tumugon sa mga email, magtakda ng ilang beses bawat araw na susuriin mo ang iyong inbox. Ang oras na ito ay maaaring magkakaiba araw-araw, kailangan lamang itong maging sadya (halimbawa, ngayon ilalagay ko ang layo mula 9-10 AM upang dumaan sa aking inbox, pagkatapos ay titingnan ko ito muli mula 4-5).

5. Magdagdag ng dalawang mga tag (o mga filter sa Gmail) sa iyong inbox: "mabilis na tugon" at "nangangailangan ng nakatutok na oras." Kapag alam mong mayroon kang isang solidong bloke ng walang tigil na oras, simulan sa pamamagitan ng pagbubukas ng iyong nakatutok na folder ng oras, at magpasya kung alin ang pinaka pinakahusay. kailangan mong tapakan. At sa susunod na mayroon kang ilang minuto upang mag-ekstra habang naghihintay para sa bus o sa linya para sa kape, buksan ang iyong "mabilis na tugon" folder sa halip na suriin ang Instagram.

6. I-set up ang iyong email upang sa sandaling nakipag-deal ka sa isang email at na-file ito o tinanggal, tinanggal kaagad sa susunod na iyong inbox sa halip na bumalik sa listahan ng mga email. (Para sa Gmail, magagawa mo ito sa pamamagitan ng pagpipilian ng Auto-Advance sa Gmail Labs.) Binabawasan nito ang anumang oras na gugugol mo ang pagpapasya kung aling mensahe ang dapat pansinin sa susunod!

7. Kailangan mo upang makakuha ng sa pamamagitan ng isang bungkos ng email sa isang maikling panahon? Subukan ang Email Game, na nagbibigay sa iyo ng limang minuto upang makakuha ng maraming mga email hangga't maaari at gantimpalaan ka ng mga puntos. Nakatuon din ito sa pag-tackle ng 10-20 emails nang sabay-sabay, ginagawa ang iyong inbox battle na mas makaramdam ng kagat.

Kung nais mong: Ayusin ang iyong Inbox

1. Huwag panatilihin ang lahat ng iyong mga email sa iyong inbox - tanggalin, i-file, o i-archive ang mga ito sa sandaling napagkasunduan nila. Ang isang pag-aaral mula sa 2011 mula sa Neuroscience Institute ng Princeton ay nagpasiya na "kapag ang iyong kapaligiran ay naipit, ang kaguluhan ay pinipigilan ang iyong kakayahang magtuon." Totoo ito sa iyong virtual na kapaligiran, masyadong; ang mas maraming mga email na maaari mong makita - kahit na hindi na mahalaga-ang mas maraming oras ang iyong utak ay gumugugol ng hindi sinasadya na pag-iisip tungkol sa mga ito.

2. Para sa mga taong hindi gustung-gusto ang mga listahan ng dapat gawin, isang madaling solusyon (o sa tingin nila) ay ang paggamit ng kanilang inbox bilang isa. Ngunit para sa mga tunay na gawain, tulad ng "Lumikha ng panukala para sa bagong kliyente" o "Magbayad ng upa sa opisina, " oras na upang makahanap ng isang dapat gawin na sistema ng listahan na gumagana para sa iyo. Ang paggamit ng iyong inbox bilang isang listahan ng dapat gawin ay naglalagay ng iyong oras sa mga kamay ng ibang tao - sa bawat bagong email ay darating ang isang bagong dapat gawin, gusto mo man o hindi. Ngunit ang pagkakaroon ng sinasadya na magdagdag ng isang gawain sa iyong listahan ng dapat gawin ay isang pagkakataon upang matukoy kung dapat mo bang gawin iyon ngayon, sa halip na sa ibang gawain.

3. Maaari mong gamitin ang Gmail upang awtomatikong laktawan ng ilang mga email ang iyong inbox. Halimbawa, kung awtomatikong binabayaran mo ang iyong cable bill, maaari mong mai-archive ito nang awtomatiko at idagdag ang label na "Pananalapi." Hindi mo na kailangang makita ito, ngunit kung kailangan mo ito, alam mo kung saan hahanapin ito. Nagsasalita ng paghahanap ng mga bagay …

4. Bago ka magpadala ng anumang email, basahin ito para sa paghahanap. Ano ang iyong hahanapin upang mahanap ang email na ito sa susunod? Ang mga salitang iyon ba ay nasa email? Maaari mong baguhin ang "Mga tala mula sa pakikipagpulong kay Jack" hanggang sa "Mga Tala mula sa pulong ng Agosto kasama si Jack Smith mula sa Amazon."

5. Mayroong talagang tonelada ng mga utos sa paghahanap na ginagawang mas madali ang paghahanap ng isang lumang email. Narito ang isang panimulang aklat sa kung paano makahanap ng anumang email ayon sa paksa, paksa, nagpadala, at higit pa.

Kung Nais Mo: Gawing Lalamig ang Iyong Inbox Way

1. Nais mo bang ilagay ang malagkit na mga tala sa buong inbox mo? Ang naaangkop na pinangalanan na Mga Tala Para sa Gmail ay nagbibigay-daan sa iyo ng mga tala at mga tag sa anumang mensahe ng email - mga tala sa mga pin sa isang email thread, sa tuktok ng iyong ipinapadala na mga email, o talagang saan man sa iyong inbox.

2. Ang Gmail add-on Rapportive ay pangarap ng isang network: Ang plugin ay nagpapakita ng impormasyon sa social networking ng iyong mga contact na nasa loob mismo ng iyong inbox, upang makakonekta ka sa kanila sa LinkedIn, Facebook, at Twitter kahit na hindi iniiwan ang Gmail. Maaari ka ring makakita ng isang suntok na listahan ng mga kamakailang emails mula sa kanila at magtala ng mga pribadong tala upang mailakip sa kanilang mga address sa iyong account.

3. Tulad ng Gmail sa mga steroid, si Gmelius ay isang extension ng browser para sa Chrome, Firefox, at Opera na pangunahing pinalalaki ang iyong karanasan sa Gmail sa lahat ng bagay mula sa isang nalinis na interface (wala nang mga ad!) Sa kakayahang harangan ang mga tracker ng email upang maprotektahan ang iyong privacy. Ang isa pang paboritong tampok ay ang awtomatikong "Unsubscribe" na pindutan na pumapalit ng "Spam" na pindutan ng Gmail tuwing nakikita ni Gmelius ang isang mailing list.

4. Alam mo ang mga emails na alam mong hindi ka makakakuha hanggang sa huli, ngunit natatakot ka na makakalimutan mo? Ang plugin na Boomerang, na magagamit na ngayon para sa Gmail at Outlook, ay perpekto para sa pakikitungo sa kanila. Maaari kang mag-iskedyul ng isang email upang mawala at bumalik mamaya-kapag handa ka na upang harapin ito - iwanan ang iyong inbox na mas malinaw hanggang noon. Pinapayagan ka ng Boomerang na mag-iskedyul ng isang email na maipadala sa ibang pagkakataon at mag-set up ng mga paulit-ulit na email.

5. Suriin ang mga Gmail Labs - na nagbibigay-daan sa iyo na subukan ang mga tampok na add-on na Gmail tulad ng "hindi ipadala" at tingnan ang iyong kalendaryo mismo sa iyong inbox. Pumunta sa iyong mga setting ng Gmail, pagkatapos ay mag-click sa "Labs" upang makapagsimula.

6. Hanapin ang iyong sarili na pumirma o nagpapadala ng maraming mga dokumento at mga kontrata? Hinahayaan ka ng Hellosign para sa Gmail na mag-sign ka ng mga dokumento at punan ang mga form nang hindi umaalis sa iyong inbox - isang tunay na lifesaver para sa amin na napopoot sa mga scanner, printer, at fax machine.

Kung nais mong: Kunin ang Iyong Mga Email Basahin

1. Gawin ang unang 50 mga character ng bawat mensahe bilang maigsi at maaaring kumilos hangga't maaari, sabi ng Fast Company . Ang isang nakakaakit na opener ay ginagawang mas malamang na ang iyong mga tatanggap ay patuloy na magbasa.

2. Ang mga mahahabang bloke ng teksto ay mukhang nakakatakot na basahin, kaya isipin kung paano mo mababasa ang iyong teksto. Gumamit ng mga bala, lista, bolding, at maikli, madaling skimmable talata. Ang pagkakaroon ng problema sa pagputol nito? Maaari itong maging isang senyas na sinusubukan mong masakop nang labis.

3. Kung nakakuha ka ng higit sa isang punto o posing ng higit sa isang katanungan sa iyong email, siguraduhin na ang mga item ay tumayo mula sa natitirang salaysay sa pamamagitan ng paglalagay sa kanila ng naka-bold, pag-highlight sa kanila, o pag-aayos ng mga ito sa isang bulleted list. Ang kaibahan ay natural na nakakakuha ng mata ng tumatanggap sa karne ng mensahe (ang piraso na hindi mo kayang bayaran ang mga ito!).

4. Gumawa ng anumang mga katanungan na iyong hilingin sa tukoy hangga't maaari. "Ano sa palagay mo ang mungkahi?" Ay hindi magandang tanong. "Maaari ba nating ituloy ang panukala ng nagbebenta ng $ 20, 000 hanggang Biyernes?" Mas mabuti.

5. Inaasahan na mahuli ang iyong boss o isang taong mahalaga sa isang hindi gaanong abala na araw ngunit hindi alam ang kanyang iskedyul? Iwasan ang pag-email sa Martes at Huwebes. Iyon ang pinakamataas na dami ng araw para sa mga inbox ng mga tao, at hindi mo nais na mawala ang iyong mahalagang mensahe sa isang dagat ng mga newsletter, alok, at iba pang mga sulat.

6. Gawin ang bilang ng iyong linya ng paksa - isang bagay na nagbibigay sa isang tatanggap ng isang malinaw na ideya ng kung ano ang nasa loob ng email. (Bonus: Makakatulong din ito sa iyo na maghanap nang madali sa mensahe sa iyong inbox kung dapat tumawag ang iyong tatanggap upang talakayin kaysa sa pagsusulat pabalik sa pamamagitan ng email.)

7. Nahanap ng mga mananaliksik mula sa Carnegie Mellon na ang pinaka-epektibong email ay may mga linya ng paksa na apila sa isa sa dalawang bagay: pagkamausisa (mahusay kung nasa marketing ka) o utility (marahil pinakamahusay para sa natitira sa amin). isang minuto na video upang matuto nang higit pa.

8. Nais mo bang siguraduhin na mababasa ang iyong mga mensahe? Pinapayagan ka ng extension ng Chrome na MailTrack mong makita kung at kailan nabasa ng mga tao ang iyong mga email. At kung napansin mo na nakaupo ito ay hindi pa nababasa? Suriin ang mga tip na ito para sa pagsunod sa tamang paraan.