45 Mga tip sa pagiging produktibo para sa sobrang abala sa mga tao - ang muse

Tumatakbo ka mula sa pagpupulong hanggang sa pagpupulong. Ang iyong inbox ay napuno sa mga rafters (at malapit ka rito kasama ito). Gumugol ka ng maraming oras at oras na nagtatrabaho araw-araw at hindi ka pa nakakaramdam na gumawa ka ng isang dent sa iyong dapat gawin na listahan.

Nakakaintindi kami. Nakarating na kami doon. At alam namin na hindi lamang magiging sapat na oras sa araw. Kaya, pinagsama-sama namin ang isang listahan ng mga pinakabagong tip sa produktibo na makakatulong na masulit ang oras na mayroon kami.

Mula sa pagpaplano ng iyong pag-atake sa araw upang mapanatili ang email mula sa pagkuha ka pababa sa pakikitungo sa mga pagkagambala na palaging mukhang naka-pop up, tutulungan ka naming gawin ang lahat nang mahusay hangga't maaari upang sa wakas ay magkaroon ka ng oras para sa iba pang mga bagay (tulad ng, alam mo, matulog).

Pagpaplano ng Iyong Dos

Huwag labis na timbangin ang bilang ng mga bagay na magagawa mo sa isang araw. Sa halip na lumikha ng isang napakalaking listahan ng mga to-dos (at pakiramdam ng pagkabigo kapag hindi mo ito natapos), subukan ang aming listahan ng 1-3-5 na gagawin: Plano upang makakuha ng isang malaking gawain, tatlong katamtamang laki ng mga gawain, at lima maliit na gawain na ginagawa araw-araw.
"Kung natapos ko na ang isang bagay, isusulat ko ito at suriin ito sa listahan. Masarap na nakakakita ng isang bagay na magagawa. " Michael Peggs, @michaelpeggs
Subukan ang paglapit ng mga damdamin sa iyong mga gawain: Ang pag-aalala sa iyong sarili na ang pagtatapos ng isang malaking pitch ng kliyente ay makaramdam sa iyo ng "tagumpay" o pagbalot ng iyong pagbabalik sa buwis ay magbibigay sa iyo ng "napakalaking kaluwagan" ay maaaring lamang ang pagpapalakas na kailangan mong lakas sa pamamagitan nito.
Huwag maglagay ng isang malaking proyekto bilang isa lamang na dapat gawin sa iyong listahan. Sa halip, masira ito sa mas maliit na mga gawain upang matulungan kang manatili sa track na maabot ang iyong pangwakas na layunin.
"Salamat kay Evernote, ang aking sistema ng organisasyon ay nagbago mula sa isang clunky mash-up ng mga pahina ng kuwaderno, malagkit na tala, at mga pag-edit ng mga file sa isang mahigpit na pinagtagpi, pinagsama na Evernote system na naka-sync sa aking laptop, cell phone, at tablet. Mula sa mga tala ng kliyente hanggang sa mga draft sa blog hanggang sa mga script ng pagsasalita, narito ang lahat. " Michael Terrell, @michaelterrell
Habang iniisip mo ang lahat ng mga bagay na kailangan mong gawin - kapwa sa trabaho at sa buhay - isaalang-alang kung anong mga gawain ang maaari mong alisin sa iyong plato sa pamamagitan ng pag-outsource sa kanila.
Kunin ang bagay na nais mong gawin ng hindi bababa sa tapos na muna. Hahihikayat ka nitong magawa ito nang mas mabilis upang makarating ka sa mga gawain na mas masiyahan ka, mas mahusay ang natitira sa iyong araw.
Kumpletuhin ang isang mahalagang gawain bago ang tanghalian. Sa pamamagitan ng pagkuha ng isang malaking bagay nang maaga, maaari kang kumuha ng isang muling pag-revive ng tanghalian sa tanghalian at simulan ang sariwang hapon, nang walang pakiramdam na nasindak tungkol sa napakalaking dapat gawin sa iyong listahan.
"Tuwing Linggo, gumagawa ako ng listahan ng mga kailangan kong gawin sa linggong iyon. Hinaharang ko ang isang araw upang magawa ang mga item. Nai-save ko ang huling 30 minuto ng bawat araw ng trabaho upang lumikha ng isang plano para sa susunod na araw na may tatlong mga priority na gawain. Ginagamit ko rin ang huling 30 minuto upang isara ang mga gawain at suriin ang email. Mas madali itong madaling araw! ” Anna Runyan, @classycareer
Mayroong maraming mga sistema ng pamamahala ng gawain doon, kaya sa huli, ito ay tungkol sa paghahanap kung ano ang gumagana para sa iyo at manatili dito. Patuloy na sinusubukan ang mga bagong sistema ay magiging isang pag-aaksaya ng iyong oras sa katagalan, kaya gumastos ng isang buwan sa pag-eksperimento, at pagkatapos ay magkasala. Pahiwatig: Ang iyong panghuli system ay maaaring isang kumbinasyon ng maraming!

Pagharap sa Email

Suriin lamang ang email sa mga tiyak na oras sa araw, at subukang limitahan lamang ito sa 4-5 beses sa isang araw. Kung wala kang halos kontrol sa sarili, gumamit ng isang tool tulad ng Inbox Pause upang mapanatili ang mga email mula sa paglabas sa iyong inbox hanggang sa handa ka na para sa kanila.
Kung talagang bumaba ka ng email, subukan ang system ng Time Management Ninja para lamang suriin ito nang dalawang beses sa isang araw.
Kailangang sagutin ang mga email? Idagdag ang gawa-gawa ng pirma na "Ipinadala mula sa aking iPhone" sa ilalim ng pahina - kahit na nag-email ka mula sa iyong computer. Habang hindi mo dapat gawin ito sa lahat ng oras, ito ay isang mabilis na paraan upang ma-bang out ang ilang mga isang sagot na sagot nang walang mga tao na iniisip mong bastos.
Malapit ang iyong mga email sa mga tuntunin kung gaano katagal magdadala sa iyo upang tumugon sa kanila. Kung kukuha ng mas kaunti sa tatlong minuto upang sagutin, gawin na lang ngayon. Kung kukuha ito ng higit sa na, itabi ito. At pagkatapos, kapag mayroon kang isang malaking piraso ng oras, unahin ang mga una.
Ang mas mabilis mong tugon, mas maikli ang iyong tugon ay pinahihintulutan na - at ang mas kaunting oras na kailangan mong mag-aksaya sa "Paumanhin para sa naantala na pagtugon" mga paliwanag. Kaya, kung hindi ka maaaring tumugon sa isang email sa loob ng 48 oras, hindi bababa sa tumugon sa isang mabilis na "Kukunin ko ito sa lalong madaling panahon!"
Kapag isang quarter, gawin ang isang napakalaking inbox na malinis at i-archive ang lahat ng mga mensahe nang mas matanda kaysa dalawa hanggang tatlong buwan. (Seryoso, ang pagsagot sa mga ito sa puntong ito ay nakakahiya lamang.) Habang ang mga email na naka-subscribe ka upang mag-scroll sa iyong inbox, gumawa ng isang desisyon ng snap tungkol sa kung nabasa mo talaga ang mga ito o kung dapat mong mag-unsubscribe.
"Iwasang suriin ang unang bagay sa email sa umaga. Napakadaling mai-sidetrack sa pamamagitan ng pagtugon sa mga mensahe. Nalaman ko kapag naghihintay ako hanggang matapos ko ang ilan sa mga priority item sa listahan ng dapat kong gawin, maaari akong magbigay ng higit na pansin sa mga email, at naramdaman ko rin na natapos ko rin ang aking trabaho. " @careersherpa
Gumamit ng mga de-latang tugon upang maiwasan ang pag-type nang paulit-ulit. Para sa anumang email na regular mong ipinapadala - o kahit na bahagi lamang ng isang email, tulad ng talata ng pambalot-gumawa ng isang de-latang tugon na maaari mong pop sa tuwing kailangan mo ito. Huwag kailanman narinig ang mga de-latang mga tugon? Dagdagan ang nalalaman dito
Mag-set up ng awtomatikong mga filter upang agad na hilahin ang mga email sa iyong inbox at sa kanang folder. (Ito ay isang mahusay na pagpipilian para sa mga bagay tulad ng mga newsletter na nais mong bumalik sa iyong sariling oras.)
Gumamit ng Boomerang upang hilahin ang mga email sa iyong inbox hanggang sa handa ka nang makitungo sa kanila. Ito ay kapaki-pakinabang para sa dalawang kadahilanan: Una, nakakakuha ito ng mensahe ng paningin at wala sa isip, na nagbibigay sa iyo ng puwang na mag-isip tungkol sa iba pang mga bagay. Pangalawa, awtomatiko itong nagpapaalala sa iyo tungkol sa email sa ibang pagkakataon, na nagbibigay sa iyo ng isang mas kaunting gawain upang mag-alala tungkol sa pagsubaybay sa iyong sarili.
Nais mong makakuha ng mas kaunting email sa iyong inbox? Subukang lumikha ng isang auto-responder na may mga sagot sa mga madalas na itanong na iyong makukuha. Kung maaari, palaging sagutin ang mga email na may mga pahayag sa halip na mga katanungan upang maiwasan ang labis-labis.

Pamamahala ng mga Pulong

Huwag mag-iskedyul ng mas maraming oras kaysa sa kailangan mo. Karamihan sa mga pagpupulong ay naka-iskedyul para sa isang buong oras, kung kailan dapat silang 20 minuto, 30 minuto, o 45 minuto max .
Huwag mag-iskedyul ng "pag-update ng mga pulong" - ang pag-update ng isang pag-update ay maaaring palaging mangyari sa pamamagitan ng email. Kung ang layunin ng pagpupulong ay hindi maaaring gumawa ng isang pagpapasya o pagkumpleto ng isang pagkilos nang sama-sama, kanselahin ito (o mahusay na iminumungkahi sa iyong boss na hindi ito kinakailangan).
Pangkatin ang iyong mga pagpupulong pabalik-balik upang maiwasan na lumipat mula sa mode ng pulong sa mode ng pagtatrabaho sa madalas na mode o makitungo sa awkward na oras sa pagitan ng mga pagpupulong na sa tingin mo ay hindi ka makakagawa. Mas mabuti pa, mag-iskedyul ng isang araw na walang pagpupulong upang magkaroon ka ng hindi bababa sa isang araw kung saan maaari ka talagang sumisid sa nakatuon na gawain.
Kung nakikipagpulong ka sa isang tao sa labas ng opisina, pag-isipan kung talagang kailangan mong makipagkita sa tao. Maaari bang maisakatuparan ang iyong layunin sa isang tawag sa telepono o kumperensya ng video sa halip?
Maging hindi kapani-paniwalang aktibo tungkol sa pagsunod sa mga pagpupulong sa track. Padalhan ang bawat isa ng isang agenda para sa bawat pulong, at, kung ang pag-uusap ay napunta sa paksa, huwag matakot na muling bigyang-pansin ito. Isang simple, "Mag-iskedyul tayo ng oras upang talakayin iyon sa ibang pagkakataon kung ito ay kapaki-pakinabang, dahil 10 minuto lamang ang natitira, "Gumagana nang perpekto.
Mayroon bang isang pulong sa telepono? Lihim na layunin na panatilihin ito sa ilalim ng 19 minuto. Makakatulong ito sa iyo na mapanatili ang friendly na chit-chat sa isang minimum at makakuha ng direkta sa puntong. At kung ang pag-uusap ay nangyayari at magpapatuloy, magbigay ng isang magandang dahilan para sa kung bakit kailangan mong mag-hang up (tulad ng isang hard stop o isang namamatay na telepono).

Pamamahala ng Oras ng Mastering

Buuin ang iyong iskedyul batay sa iyong pinakamahusay na mga oras para sa pagkuha ng mga bagay. Alamin na ikaw ay nasa oras ng umaga? Itakda ang oras na ito para sa nakatutok na trabaho, at subukan at panatilihing libre ito sa mga pulong o kaguluhan. Palaging tumama ng isang malabo sa paligid ng 3 PM? Magplano ng isang oras dito araw-araw para sa mga walang pag-iisip na gawain.
"Huwag maliitin ang kapangyarihan ng mga maliliit na chunks ng oras upang magawa. Sa halip na mag-aaksaya ng 15 minuto sa pagitan ng mga pulong, magkaroon ng isang listahan ng mga maliit na gawain na maaari mong i-knock out sa 15, 10, o kahit limang minuto: Sagutin ang mga email, makipag-ugnay sa isang contact, magawa ang ilang pagbasa sa industriya. ” Mabilis na Kumpanya
Hindi sigurado kung saan pupunta ang lahat ng iyong mahalagang oras? Gumamit ng isang tracker tulad ng Rescue Time o Toggl upang mapanatili ang mga tab sa iyong ginagawa sa buong araw. Sa paglipas ng isang linggo o dalawa, magsisimula kang maunawaan kung ano ang mga oras ng pagsuso sa oras-at magagawang planuhin ang iyong pag-atake para sa kung paano mo mapupuksa ang mga ito.
Hindi ka dapat gumana sa buong katapusan ng linggo, ngunit subukang maghanap ng ilang oras upang linisin ang iyong inbox, kumatok ng mas maliit, walang pag-iisip na mga gawain, at magsimula ng isang pinuno ng anumang mga proyekto na humuhupa. Ang paggawa nito habang nanonood ng sine sa gabi ng Linggo ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang magawa ito nang walang pakiramdam na parang sobra kang ginagawa.
Gumamit ng mga deadline at takdang oras sa iyong kalamangan. Kahit na hindi ka technically magkaroon ng isang deadline sa isang gawain, magtakda ng isa para sa iyong sarili. Alam na mayroon ka lamang ng dalawang oras upang magawa ang isang bagay ay makakatulong na matiyak na hindi ka mag-aaksaya ng isang oras dito sa internet.
Mukhang hindi mapag-aalinlangan, ngunit tiyaking mag-iskedyul ng maraming mga pahinga sa buong araw mo. Kami ay pinaka-produktibo kapag mayroon kaming mga chunks ng nakatuon na trabaho na sinusundan ng mga maikling pahinga. Subukan ang paggamit ng isang online timer upang ipaalala sa iyong sarili na bumangon mula sa iyong desk, kumuha ng meryenda o kaunting tubig, o makipag-chat sa isang katrabaho sa loob ng ilang minuto bago bumalik sa gilingan.
Limitadong oras ng badyet para sa iyong mga paboritong kaguluhan. Alam na gagastos ka ng 10 minuto sa Instagram pagkatapos mong magtrabaho nang ilang oras ay makakatulong sa iyo na maiwasan ang pag-aaksaya ng oras sa ngayon. Dagdag pa, ang paggamit nito bilang isang gantimpala para sa pamamagitan ng pagsisikap ay makakatulong sa iyo na manatiling motivation.
"Kung nagkakaproblema ka sa pagpunta sa isang proyekto, simulan ang iyong sarili sa pamamagitan ng pagpapatakbo. Sa madaling salita, magtakda ng isang tiyak na tagal ng oras o isang tiyak na dami ng trabaho sa proyekto na dapat mong gawin bago ka magpatuloy sa anumang bagay. ” 43 Mga Folder
"Laging may mga backup na gawain. May mga oras na susubukan ng buhay na alisanin ang iyong pagiging produktibo: Ang isang tao na kailangan mong pag-usapan ay hindi magagamit, nahuhulog ang internet, o hindi mo lamang mai-focus ang gawain sa kamay. Laging magkaroon ng iba pang mga pagpipilian upang makagawa ka ng isang bagay kahit na hindi mo maaaring tapusin ang iyong pangunahing gawain. ” Time Management Ninja
Pagharap sa Mga Kaguluhan
"Pinatay ko ang aking computer at iniwan ang aking telepono sa mga kakaibang lugar na pumipigil sa akin mula sa paghahanap agad nito. Tinitiyak nito na na-disconnect ako at ganap na naroroon. At ang katotohanan ay alam ko na ang utak ko ay nangangailangan ng pahinga, kung hindi man ang aking negosyo ay magdurusa. " Christie Mims, @revolutionsclub
Kailangan mo ng isang mabilis na pag-aayos upang mapanatili ang iyong mga katrabaho mula sa pag-distract sa iyo? Pop sa iyong mga headphone. Hindi ito tanga-patunay, ngunit ang mga tao ay mas malamang na lumapit sa iyo ng isang hindi kagyat na tanong o tsismis kung titingnan mong naka-plug in at on-task.
Kapag natitisod ka sa mga kagiliw-giliw na artikulo, huwag hayaang mabasa ang mga ito sa paraan ng iyong pagiging produktibo. Sa halip, gumamit ng isang serbisyo tulad ng Pocket o Instapaper upang mai-save ang mga ito upang mabasa sa ibang pagkakataon kapag mayroon kang mas maraming oras (tulad ng sa iyong commute).
Magdisenyo ng mga oras na walang internet sa bawat linggo. Habang ang karamihan sa aming trabaho ay umaasa sa internet, may mga bagay pa rin na kailangan nating gawin nang wala ito - at ito ang madalas na nakatuon sa mga gawain na maiiwasan natin. I-off ang iyong Wi-Fi nang ilang oras bawat linggo upang sumisid sa mga gawaing iyon.
Maging agresibo tungkol sa kung paano mo ginagamit ang social media sa trabaho. Sa isip, hindi mo dapat gamitin ito. Kung kailangan mo, limitahan ito sa iyong itinalagang "oras ng pagkagambala" at huwag paganahin ang auto-login upang mayroon kang isang hadlang sa tuwing mag-pop-over ka sa Facebook. Kailangan bang maging agresibo? Subukan ang isang app tulad ng SelfControl upang mai-block ang iyong pag-access sa oras ng pagtatrabaho.
Itigil ang pagsusumikap sa multitask! Talagang hindi kami itinayo para dito, at habang naramdaman mong mas tapos ka na, ang lahat ay mas mahaba ka ng mas matagal. Kung ito ay mahirap para sa iyo, gumugol ng isang linggo o dalawang agresibo na mono-tasking.
"Tulad ng multitasking, labis na kalat ang iyong mga pandama at ginagawang mas mahirap para sa iyo na magawa. Kaya kung nahihirapan kang mag-focus, tumingin sa paligid ng iyong desk (at sa iyong computer desktop) upang makita kung ang alinman sa kanila ay nangangailangan ng kaunting pag- tid.
Huwag mag-atubiling i-shut up ang iyong sarili mula sa mga kasamahan kung kailangan mo ng nakatutok na oras. Kung gumagamit ka ng isang panloob na sistema ng chat, ilagay ang iyong "Huwag Magulo" na mensahe, ipapaalam sa mga tao na nagtatrabaho ka sa isang bagay at kailan ka magagamit muli. At kung mayroon kang isang aktwal na tanggapan na may isang pintuan? I-close ito, na may isang magandang nota sa harap na nagpapaliwanag ng parehong bagay.
Para sa tunay na pokus, siguraduhin na wala sa iyong mga aparato ang nakatakda sa pag-ping sa iyo kapag pumapasok ang mga bagong mensahe. Kahit na ang isang maliit na bilang isang buzz mula sa iyong telepono ay maaaring sapat upang mabalot ang isang produktibong daloy.