Mayroong ilang mga bagay na mas nakakainis kaysa sa paggugol ng maraming oras sa pagsulat (at pagtanggal at muling pagsulat) ang perpektong limang-pangungusap na email-at pagkatapos ay hindi nakakakuha ng tugon na iyong inaasahan. Akala mo ang iyong manager ay nanginginig, ngunit sa halip, siya ay tunog, mabuti, inis.
Anong nangyari? Naipadala mo ba ang iyong mensahe sa maling oras? Hindi mo ba nilinaw ang iyong kahilingan nang sapat? Mabait ba ang pagbati mo? Ibinigay mo ba ang maling vibe?
Ang nakakagulat na sapat, ang isyu ay maaaring bumaba sa isang bagay na mas simple: isang pares ng mga salita. Mga salitang malamang sa isang email na naipadala mo na ngayon.
Kamakailan lamang, nagsulat ako ng isang artikulo tungkol sa mga salita na nagbibigay ng maling impresyon sa mga email, at nabigla ako sa kung gaano karaming mga propesyonal (lalo na ang mga tagapag-empleyo at mga tagapamahala ng pag-upa) ang nag-tweet sa akin ng maraming mga mungkahi upang idagdag sa lista na iyon.
Ano ang ilan sa mga pinakakaraniwang salita na kanilang dinala? Basahin at iiyak.
1. Gayundin
Inaamin ko ito: Mayroon akong isang pagkagumon sa salitang "din." Nakarating sa puntong kailangan kong gumawa ng isang espesyal na proofread sa aking mga email upang matiyak na hindi ko ito isinama nang higit sa isang beses sa anumang naibigay na mensahe. Ang paggamit ng "din" ay madalas na maaaring mukhang ikaw ay labis na humihiling, at kung nasa pagtanggap ka ng lahat ng mga aksyon na iyon, maaari itong maging labis na pagpapasya kung ano ang unahin muna.
Ang mga salitang transisyon ay kinakailangan para sa mga email bagaman, kaya ano ang dapat gawin ng isang nagpadala ng email? Ang isang pares ng aking mga paboritong alternatibo ay kasama ang "bilang karagdagan, " "Bukod dito, " "gusali sa iyon, " at "sa ibang tala."
2. Marahil
Katulad ng "sana" (na napag-usapan ko sa iba pang artikulo), ang salitang ito ay nagdaragdag ng isang antas ng kawalan ng katiyakan sa iyong sinasabi kapag hindi kailangang.
Halimbawa, sa halip na magpadala ng isang email na nagsasabi, "Marahil maaari kong gawin ito ngayon sa pamamagitan ng 5 PM, " maging mas konkreto sa iyong deadline. Lumabas "marahil" sa kabuuan. O, kung hindi ka sigurado kung magagawa mo na ang iyong deadline, bigyan ang iyong sarili ng isang bagong deadline, o hindi bababa sa kaunting kakayahang umangkop. Kahit na sinasabi mong magagawa ka na sa pamamagitan ng "pagtatapos ngayon" o "sa bukas kapag dumating ka sa opisina" ay mas malinaw nang tunog kaysa sa isang "marahil." Pinakamasamang sitwasyon ng kaso: Pinamamahalaan mo ang oras na kinakailangan at maihatid ang mga kalakal nang maaga. Sa kasaysayan ng trabaho, walang sinumang nagreklamo tungkol doon.
3. Subukan To o Pagsubok
Minsan sinabi ni Yoda, "Gawin o hindi, walang pagsubok, " at siya ay may magandang punto.
Ang "subukang" o "sinusubukan" ay nahuhulog sa ilalim ng parehong teritoryo na "marahil" dahil hindi ito nagbibigay ng anumang indikasyon na sa tingin mo ay tiwala sa iyong ginagawa. Sa katunayan, maraming mga tagapag-empleyo na nag-tweet sa akin ay itinuro na kapag ang isang empleyado ay gumagamit ng alinman sa parirala, ipinapalagay lamang nila na hindi niya magagawa ang hiniling, panahon.
Nais mo ba talagang pinagdududahan ka ng iyong boss dahil sa iisang salita? Hayaan mong sagutin ko iyon para sa iyo: Hindi. Sa susunod na makikita mo ang iyong sarili gamit ang "subukan" sa isang email, ilabas ito. Kung talagang hindi ka sigurado kung magagawa mo ba ito o hindi, tanungin ang iyong sarili kung bakit-kung dahil sa kakulangan ka ng mahahalagang impormasyon o mga tiyak na kasanayan, maabot ang mga nauugnay na partido at alamin kung ano ang kailangan mong makamit o magawa upang maibalik ang iyong "Subukan" sa isang "gawin." Kung hindi iyon posible, ang iyong manager ay nais na malaman agad. Hangga't ipinaliwanag mo kung bakit (halimbawa: "Wala akong clearance upang ma-access ang naibahagi na drive"), maiintindihan niya at tutulungan kang alisin ang balakid o muling italaga ang gawain.
4. Matapat
Kung mayroong anumang salita na nakikipagkumpitensya sa "literal" para sa mga karaniwang maling paggamit, "matapat" ay pupunta doon. Ang mga tao ay iwiwisik ito sa mga email sa lahat ng oras bilang tagapuno, at pagkaraan ng ilang sandali, ang pagsusumikap upang ipakita ang katapatan ay nagsisimula na makaramdam ng pag-iingat - na parang pinapayagan mo ang isang tao sa isang malaking lihim, na hindi lahat ay lihim.
Matapat, gupitin ito.
5. Mag-isip
Pinag-uusapan ng mga tao ang tungkol sa mga kwalipikadong parirala sa lahat ng oras ("Hindi ako sigurado kung ito ay isang magandang ideya, ngunit …"), ngunit ang isa na tila madalas na pop up ay "Sa tingin ko …" Hindi ko talaga naisip ang tungkol dito hanggang sa isang nag-upa manager ay nag-tweet ito sa akin, kaya nagpunta ako sa pamamagitan ng mga email mula sa aking mga empleyado upang makita kung totoo ito.
Sure na sapat, doon. "Sa palagay ko dapat tayong sumulong." "Sa palagay ko dapat tayong umupo at pag-usapan ito." "Sa palagay ko malapit na tayo." Maraming mga email kung saan ginamit ng mga tao ang pariralang ito nang pataas ng tatlong beses sa isang talata. At habang napansin ko ang parehong mga kasarian na gumagamit nito, ang mga kababaihan ay may posibilidad na isulat ang "Sa tingin ko" mas madalas.
Sa susunod na magpadala ka ng isang mensahe, i-drop lamang ang "Sa tingin ko …" at ibahagi ang iyong mga pananaw. Pagkatapos ng lahat, kung ang email ay nagmumula sa iyo, kanino ka magpadala nito upang agad na maiugnay ang anumang mga saloobin sa iyo !
Sinabi nila na mas kaunti ang higit pa, at matapat na iniisip ko na marahil ang pagsisikap na gawing mas maikli ang iyong mga email ay din ang pinakamahusay na paraan upang pumunta. Tingnan kung ano ang ginawa ko doon?
