Kung tulad ka ng maraming 9-to-5ers, malamang na ginugol mo ang karamihan sa iyong araw sa pagpapadala ng mga email-at ang natitirang bahagi nito ay sumunod sa kanila.
Kung maaari mo lamang masagot ang iyong katanungan o makuha ang puna na iyon sa iyong ulat nang maayos sa paraang napapanahong paraan, maaari kang umikot sa iyong listahan ng dapat gawin at tawagan ito sa isang araw bago magdulot. Ngunit sa halip, ang iyong hindi nasagot na email ay inilibing sa masikip na inbox ng iyong manager, at naiwan kang desperado sa iyong cubicle, sineseryoso ang pagsasaalang-alang ng isang signal ng SOS. Anong ginagawa mo?
Bago mo matumbok ang "ipadala" sa isa pang email sa pag-check-in, baguhin ang linya ng paksa sa lahat ng mga takip, at i-tackle ang minamahal na red point point, gamitin ang mga tips na ito upang makuha ito ng tama sa unang pagkakataon.
1. Gawin itong Snappy
Naririnig mo ang payo na ito pagdating sa lahat ng mga anyo ng komunikasyon, ngunit ang mabilis na pagkuha ng iyong mensahe ay lalong mahalaga para sa email. Ang mga mahahabang bloke ng teksto ay mukhang nakakatakot na basahin, lalo na para sa mga tagapamahala na patuloy na napuno ng mga mensahe. Kung ang isang mensahe ay masyadong mahaba, panganib na ito ay tumulak sa tabi at muling repasuhin kung mayroong mas maraming oras (na, sa maraming kaso, hindi kailanman).
Mag-isip ng maikli, suntok, at to-the-point. Gumamit ng mga bala o listahan kung saan maaari. Panatilihin ang iyong mga talata hanggang apat hanggang limang linya bawat isa, kaya't madaling mag-skim - dapat mong makita ang maraming mga puting puwang sa larangan ng mensahe. At kung napakahirap nito, maaaring maging isang senyas na sinusubukan mong masakop ang napakaraming mga paksa sa isang email. Dumikit sa isang paksa bawat email, at ipadala ang iba sa ilalim ng hiwalay na takip.
2. Makipag-usap sa Lahat ng mga potensyal na Qs at Kahilingan
Kasabay nito, nais mong maging masinsinang sapat sa iyong email na walang silid para sa maling pag-interpret o kailangan para sa iyong tatanggap na humiling ng higit pang impormasyon. (Ang huling bagay na nais mo ay sa wakas makuha ang sagot na iyon - at sa halip na makatanggap ng isang desisyon, nakakakuha ka ng isang katanungan!)
Kaya, asahan ang mga katanungan na maaaring matanggap mo nang mas maaga, at sagutin ang mga ito. Halimbawa, kung kailangan mo ang iyong boss upang pumili ng isang lugar para sa isang paparating na kaganapan, magbigay ng mga link sa mga website ng mga restawran 'o mga hotel, maglakip ng mga larawan ng mga puwang na alam mong gusto niyang tingnan, at magsama ng isang paghahambing sa gastos para sa mga pagpipilian .
Alalahanin: ang mas maraming gawain na ginagawa mo para sa orihinal na email, mas kaunting trabaho ang kailangan mong gawin sa pagsunod dito.
3. Kumuha ng Tiyak sa Linya ng Paksa
Sumulat ng detalyadong mga linya ng paksa upang ang tatanggap ay may isang malinaw na pag-unawa sa isyu at tawag-sa-pagkilos sa katawan ng email. Laktawan ang mga hindi malinaw na mga parirala tulad ng "Mga Tanong para sa iyo" at "Mahusay na ideya para sa pulong, " at sa halip gumamit ng isang bagay tulad ng: "Kailangan ng Feedback: Mga item ng Agenda para sa pagpupulong sa badyet ng Q1."
Ang diskarte na ito ay makakatulong sa iyo na maghanap para sa mensahe nang madali sa iyong inbox kung dapat tumawag ang iyong tatanggap upang talakayin kaysa sa pagsusulat pabalik sa pamamagitan ng email.
4. I-highlight ang Mga Item sa Pagkilos
Kung nakakuha ka ng higit sa isang punto o posing ng higit sa isang katanungan sa iyong email, siguraduhin na ang mga item ay tumayo mula sa natitirang salaysay sa pamamagitan ng paglalagay sa kanila ng naka-bold, pag-highlight sa kanila, o pag-aayos ng mga ito sa isang bulleted list. Ang kaibahan ay natural na nakakakuha ng mata ng tumatanggap sa karne ng mensahe (ang piraso na hindi mo kayang bayaran ang mga ito!) At ito ang perpektong gabay para sa mga skimmer na bumilis sa pamamagitan ng email.
5. Humantong kasama ang Bilang ng mga Pangangailangan
Gaano kadidismaya kapag ipinakita mo ang maraming mga pagpipilian sa email para mapili ng tatanggap, makatanggap lamang ng tugon na nagsasabing, "Tunog na mabuti!"? Upang maiwasan ito, siguraduhin na ang iyong mga layunin ay malinaw mula sa get-go. Para sa mga email na may kasamang higit sa isang katanungan, tandaan ang bilang ng mga katanungan sa unang linya ng mensahe upang malaman ng tatanggap nang eksakto kung gaano karaming hanapin at matugunan. Kung nagwiwisik ka ng mga katanungan sa buong mensahe, panganib mo ang tatanggap na nakakakita ng mahalagang impormasyon.
6. Alamin Kung Kailan ang Pumili ng Telepono
Kung sa palagay mo ay kakailanganin ng paksa (o hinihiling) maraming mga email na walang pagtatapos sa paningin, laktawan o ihinto ang talakayan ng email sa kabuuan. Ang ilang negosyo ay pinakamahusay na pinangangasiwaan sa telepono o sa tao, lalo na kung kumplikado ang logistik o relasyon. Sa katunayan, ang iyong pagpayag na lumabas mula sa likuran ng lambong ng email ay hindi lamang mas mabisa sa mga kasong ito, ngunit nagpapakita rin ng assertiveness at inisyatibo.
Ang pagnanais at pag-asa ay hindi mabubuksan ang iyong mga mensahe, ngunit mag-aaplay ang mga tip na ito. At kung maaari mong mapalabas ang iyong mga email at itigil ang pag-ikot ng iyong mga gulong sa mga pag-follow-up, isipin mo lang - baka magkaroon ka ng mas maraming oras sa iyong mga kamay.
