Kung nagtatrabaho ka para sa isang maliit na pagsisimula, isang malaking korporasyon, o anumang bagay sa pagitan, ang mahusay na komunikasyon at regular na pagbabahagi ng impormasyon ay mahalaga para sa tagumpay. Katulad ng negosyo mismo, ang mga pagpupulong ay sinadya upang maging isang mahalagang paraan upang matiyak na ang lahat ay nagsusumikap patungo sa parehong bituin sa hilaga.
At gayon pa man, karamihan sa atin ay kinamumuhian sila. Tulad ng malamang na alam mo na ang lahat, ang mga pagpupulong ay madalas na kontra-produktibo at gumugol nang mas maraming oras kaysa sa halaga. Walang mas masahol kaysa sa pag-alis ng silid na nagtataka kung ano ang ginugol mo lamang ng isang oras na ginagawa, lalo na sa isang araw na puno ng jam.
Ngunit kailangan ba nilang ganyan? Nope. Upang masulit ang anumang pagpupulong na iyong iskedyul o pagdalo, kailangan mo lamang na sadyang maiwasan ang pinakamakahirap na pagsisikap ng oras. Kailangan ng tulong? Pinagsama namin ang isang listahan ng mga trick na maaari mong magamit para sa mas maikli at mas produktibong mga pagpupulong na mas malamang na maging isang pambihirang paggamit ng oras ng lahat.
1. Mapanghinait na mga Suliraning Teknikal
Ang mga segundo na ginugol sa mga teknikal na glitches ay maaaring mabilis na mag-morph sa ilang minuto o, mas masahol pa, magsagawa ng kalahati ng isang pulong. Lalo na itong pangkaraniwan pagdating sa pakikipag-usap sa mga taong hindi pisikal. Dahil ang huling bagay na nais ng sinuman ay umupo sa paligid habang sinubukan mo at kunin ang iyong laptop sa isang projector o makinig sa 10 minuto ng "maririnig mo ba ako ngayon?" Mula sa isang taong sumali mula sa malayo, kumuha ng iyong sarili gamit ang tamang mga tool upang makagawa ang lahat ay tumatakbo nang maayos.
Bilang karagdagan sa pagbabahagi ng screen at teknolohiya ng projection para sa lahat ng on-site, ang maaasahang software na kumokonekta sa iyo sa mga malalayong koponan ay mahalaga. Ang libreng bersyon ng Mga Pagpupulong ng Skype ay isang mahusay na solusyon, dahil ang sinumang maaaring mabilis na sumali sa isang pasadyang (at madaling tandaan) na URL mula sa anumang aparato - nang hindi kinakailangang gumastos ng oras sa pag-sign up para sa isang account o paghuhukay ng dial sa mga numero.
2. Magplano ng Mas Maikling Pagpupulong
Ang tradisyonal na mahabang oras na pagpupulong ay maaaring mag-drag para sa kung ano ang tulad ng magpakailanman, na may maliit na presyon upang balutin ang mga bagay at magpatuloy. Kaya ang pagpaplano ng isang mas maiikling pagpupulong ay maaaring gumawa ng mga kababalaghan para sa kahusayan - diyan ay hindi anumang oras upang mag-aksaya!
Kapag nagse-set up ng isang pulong, hamunin ang iyong sarili na maging tunay na matapat tungkol sa kung gaano katagal aabutin - at marahil mag-iskedyul ng kaunting mas kaunting oras kaysa sa inaakala mong kailangan mo. Alalahanin na ang mga haba ng pagpupulong ay hindi palaging kailangang nasa 30-minuto na pagdaragdag at ang pag-ahit ng lima o 10 minuto lamang ay hindi mo kailangan ng mabilis sa bawat isa ay maaaring magdagdag ng mabilis.
Pro tip: Isaalang-alang ang pagtatakda ng isang timer sa iyong computer na maaaring makita ng lahat sa pagpupulong - ang pagtingin sa layo ng oras ay makakatulong na masubaybayan ka.
3. Magtakda ng isang Tukoy na Agenda at Dumikit dito
Ang paglikha ng isang agenda ay maaaring tulad ng isang napetsahan na kasanayan, ngunit ito ay talagang isa sa mga pinaka kapaki-pakinabang na paraan upang mapanatiling mabilis ang isang pulong. Isipin ito: Kung magpadala ka lamang sa isang imbitasyon upang talakayin ang "mga handog ng produkto" na walang ibang konteksto, ang bawat tao ay maaaring lumapit sa pagpupulong na may iba't ibang mga ideya ng kung ano ang pupulutan, at mag-aaksaya ka ng oras sa pagkuha ng parehong pahina.
Sa halip, magpadala ng isang agenda sa isang araw o dalawa nang mas maaga, at maging tiyak hangga't maaari. Subukan ang sumusunod na simpleng format para sa bawat paksa na kailangan mong talakayin:
- Tukoy na paksa
- Ano ang kailangang ihanda nang maaga sa pulong
- Anong mga update ang ibibigay sa pulong
- Ano ang mga katanungan na kailangang masagot sa panahon ng pagpupulong
Napakahalaga na magtakda ng isang oras para sa bawat paksa - ito ay panatilihin kang matapat tungkol sa kung ano ang maaaring makatotohanang magkasya sa pagpupulong at bibigyan ka ng libreng pag-reaksyon upang ilipat ang mga tao pasulong sa oras na para sa susunod na item ng agenda.
4. Ipakita, Huwag Sabihin
Ang isang larawan ay nagsasabi ng 1, 000 salita - at naaangkop din sa mga pagpupulong! Ang mga imahe, mga tsart, at tsart ay madalas na makakatulong sa iyo na malinaw na makipag-usap sa halip na magsalita sa bawat puntong punto - hindi masabi na mai-save ang lahat ng oras.
Kaya't kapag naghahanda ka, isipin ang tungkol sa mga visual na maaaring gawing mas madali ang pakikipag-usap sa iyong mga saloobin. Bakit gumugol ng oras sa pagpapaliwanag ng isang pag-update ng produkto kung maaari mo itong ipakita nang live? Bakit subukang makabuo ng mga salita upang magbahagi ng isang kumplikadong ideya kapag magagawa ito ng isang diagram sa ilang segundo?
Kung nasa isang silid ka kasama ang lahat ng iyong mga kasamahan, huwag matakot na mag-hop up at gamitin ang whiteboard o i-flip ang iyong computer sa paligid upang maipakita ang iyong pinagtatrabahuhan. Kung nakikipagpulong ka sa mga malalayong tao, maaari itong maging trickier, ngunit ang mga produkto tulad ng libreng Mga Pagpupulong ng Skype ay madalas na nag-aalok ng maraming mga tool sa pakikipagtulungan na ginagawang isang simoy upang ibahagi ang mga visual na saloobin at mga natuklasan sa screen. Halimbawa, ang madaling pag-upload ng PowerPoint uploader ng Skype Pulong (na may mga interactive na tool tulad ng isang virtual na pointer ng laser) o tampok sa pagbabahagi ng screen ay pinapayagan ka ng mga tao sa pamamagitan ng mga visual na maingat mong inihanda nang maaga, at pinapayagan ng virtual na tool ng whiteboarding ang iyong mga kasamahan na gumuhit ng mga ideya sa real time.
5. Alamin Kung Paano Hayaan ang Lahat Humimbang
Oo, ang isang pagpupulong ay dapat na tungkol sa pakikipagtulungan, ngunit kapag sinusubukan ng bawat isa na sabihin ang kanilang piraso, ang pag-uusap ay maaaring mabilis na maging mas mahaba kaysa sa nilalayon ng lahat. Kaya, subukang maghanap ng mga malikhaing paraan para sa lahat na timbangin nang hindi kinakailangang tumagal ng oras ng pagpupulong.
Halimbawa, ang mga botohan o isang mabilis na pagpapakita ng mga kamay ay kapaki-pakinabang na paraan upang maiwasan ang labis na maraming mga opinyon o isang talakayan na mabilis na lumiliko sa bawat isa sa pag-uusapan sa bawat isa kapag sinusubukan na makakuha ng isang mabilis na pagsang-ayon - isang nakasisirang pag-aaksaya ng oras. Kung naghahawak ka ng isang virtual na pagpupulong, maaari kang gumamit ng isang pinagsamang tampok ng IM tulad ng isang nag-aalok ng libreng produkto ng Skype Meetings na magkaroon ng mga tao na magsumite ng mga katanungan na masasagot sa dulo, o payagan ang mga tao na ipagsigawan ang mga di-kagyat na mga saloobin na masusundan pagkatapos ng pagpupulong.
6. Gupitin ang Mga Pagpupulong na Hindi mo Talagang Kailangan Na Pumunta
Kahit na tila kailangan mong dumalo sa bawat pagpupulong na inanyayahan mo, okay na mag-opt out sa isa na alam mong hindi magiging isang mahusay na paggamit ng iyong oras. Kung hindi ka nagtatanghal o hindi ito malapit na makipag-ugnay sa isang bagay na pinagtatrabahuhan mo, mas mainam na makamit ang mga pangunahing punto pagkatapos.
Alalahanin na ang isang mahusay na empleyado at malakas na kasamahan sa koponan ay nakakaalam kung paano unahin at maging produktibo. Ang iyong mga desisyon at output ay nakakaapekto sa lahat, kaya paalalahanan ang iyong sarili na kung paano mo ginagamit ang iyong oras ay may epekto sa iyong koponan.
Hindi sigurado kung paano magaling mag-opt out? Makipag-usap sa organizer nang direkta upang ipaalam sa kanya na habang pinapahalagahan mo ang pag-ikot, ikaw ay nasa isang mahusay na uka sa anumang pinagtatrabahuhan mo at mas gugustuhin mong abutin sa ibang pagkakataon. Kung ang tagapag-ayos ay iyong boss, siguraduhing isama ang isang tala tungkol sa iyong pag-unlad at ang iyong tukoy na plano para sa pagsulong sa isang bagay tulad ng, "Nasasabik ako sa talakayan ngayon, ngunit naghihila pa rin ako ng mga numero para sa Project Blue. Naisip mo ba kung pinipigilan ko ang aking ulo at nakakuha ng mga tala sa bandang huli? "
Ang mga pagpupulong ay maaaring tunay na ilan sa mga pinakamahusay na oras na ginugol sa iyong araw, hangga't sila ay maingat na binalak at mahusay na tumakbo. Ang mga trick na ito ay dapat makatulong na makarating ka doon!
